BPM活用事例！本当に効果的な活用法とは？

企業を成長させていくためには、業務プロセスの管理や改善が欠かせません。しかし、具体的な対策が打てずに悩んでいるという担当者も少なくありません。たしかに、PDCAサイクルを回して改善活動を行っていくという考え方は、ほとんどの企業で採り入れられています。しかし、サイクルを回していく方法については決め手に欠けるという場合がほとんどです。そういった業務担当者の悩みを解決する方法として、BPMシステムの導入が注目を集めています。

PDCAサイクルをシステムで一元管理することが可能になり、企業の業務プロセスを大きく改善することが期待できるからです。この記事ではBPMシステムの特徴や効果的な活用法について解説していきます。

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1. BPM（ビジネスプロセス・マネジメント）とは？

「BPM」とは「ビジネスプロセス・マネジメント（Business Process Management）」を略したもので、企業における「業務プロセスを整理・分析」したり、「業務の効率化を推進するにはどうすればよいかを考え、行動していくこと」を指しています。今ではすっかり企業に定着している「PDCAサイクル（Plan・Do・Check・Action）」と基本的には同じ考え方で、業務改善の取り組みを継続的に行っていくという特徴があります。

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2. 継続的な改善・最適化が鍵！BPMの使い方

BPMに似たものとして「BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」がありました。BPRは成果も向上を目的として業務の改善を行うことでしたが、BPMは改善活動を継続するサイクルであるという性格を帯びています。これは、プロセス管理の精度が向上したことに加え、PDCAサイクルの「Action」から「Plan」にかけての柔軟性や精度が飛躍的に向上しているという理由もあります。

また、企業が抱える問題の多くは「業務プロセスのモデル化」ができていないという根本的な原因によるものです。業務の改善によって業績向上を目論んでもうまくいかないことが多いのはこのためです。業務プロセスにおける何らかの課題を発見したとしても、業務プロセスがモデル化されていなければ問題の解決は困難です。こういった状態ではいくらPDCAサイクルを回しても本質的な改善活動はできません。

BPMを導入すれば業務プロセスのモデル化が可能になります。そのため、PDCAサイクルを正常に回すことが容易になり、結果として業務プロセスの継続的な改善活動が実現するのです。また、モデル化することで業務プロセスの標準化はもちろん、状況に応じた最適化なども自在に行うことができるようになります。

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3. 経営スピードをアップさせるBPMの特徴

経営スピードをアップさせるためには、経営判断に必要な現場の情報を迅速かつ正確に汲み上げることが必要になります。そのためには「業務の可視化」が重要になりますが、BPMの導入によって「業務プロセスの可視化」と「業務進捗状況の可視化」の両方を実現することが可能になります。GUI（グラフィカルユーザインタフェース）によって業務プロセスを可視化するため、課題の発見なども容易に行うことができるのです。そのため、業務改善化や効率化も適切に実行することが可能です。

プロセスが可視化できれば、進捗状況もリアルタイムで把握することもできます。全社において「誰が」「どこで」「何を」しているかということがわかるため、人の管理もシステムで効率的に行うことができるというメリットも生まれます。業務のリアルタイム監視が可能になれば、トラブルなどが発生した場合でも即座に対応することができるため、リスクマネジメントの質も向上することが期待できます。

メリットを享受できるのは経営陣や管理担当者だけでなく、従業員全員です。プロセスの可視化によって従業員同士でもプロセスや情報を共有できるため、業務の効率化やスキルの向上に役立てることができるのです。

4. BPM活用事例①「21時間かかっていた準備作業は、7時間で完了するようになった。」

ICTに力を入れる大手通信会社は、BPMの導入によって複雑な業務の自動化に成功しています。これまでは「システム化できない業務」といわれていた「建設工事の準備作業」という難易度の高い業務をワークフロー化・自動化しました。システム化できないと思われていた理由は、工事準備作業の特殊性にあります。労働集約的な要素と、知識と経験が必要という専門性が複雑に絡んでいる業務だったのです。しかし、マニュアルのルール化とワークフロー化を進めていくことで、最終的にはルールエンジンなどを用いたシステム化が実現しました。

これによって雛形の選択や情報の入力などの反復作業がほとんど自動化され、大幅に業務時間が短縮されました。これまでは1件あたり21時間が必要だった作業が、わずか7時間で完了するようになったのです。スピードが上がっただけではなく、作業の精度も大幅に向上しています。これまでは複数人がかりで行っていたチェック作業も大幅にシンプルにすることが可能になりました。また、1万行にも及ぶ設定ファイルの作成も、完全に自動で生成されるうえにミスがありません。ビジネスルールをロジック化できるため、類似業務にも既存のルールエンジンを活用してよりコストを下げていくことができるというメリットもあります。

5. まだあるBPM導入のメリット

大学などの研究機関では公的研究費の使用プロセス健全化が急務となっており、BPMの活用が期待されています。いち早くBPMを導入した大学のモデルケースは他機関からも注目を集めました。使用プロセスの健全化だけでなく、全体プロセスの「見える化」「透明化」が実現され、業務改革にも役立っているという特徴があります。これまでは2~3週間かかっていた業務でも、現在は1週間に短縮されています。また、緻密な業務プロセスの管理が可能になったため、業務の迅速化に加えて内部統制の強化が可能になりました。

6. BPM活用事例②「2～3週間かかっていた業務が1週間に短縮」

企業の経営目標を達成するためには、現場での業務改革こそが重要です。BPMが業務改革に強い理由は、「プロセス指向」「モデル駆動」という二つの特徴によるものです。業務のプロセスは機械やコンピュータの動きだけではありません。システムの「操作」や「コミュニケーション」など、人間を介したさまざまな要素が含まれています。また、その相互作用によって生まれるものも多く、むしろ機械などよりも重要であることが少なくありません。BPMはこういった情報の収集や分析も積極的に行っていきます。システムによる業務管理は、ともすれば「データ中心」になりがちでしたが、BPMは結果に直接現れないプロセス上の特質についても細やかで深い解析を行っていきます。

また、これらのプロセスに関する情報を扱う際は「モデル」という図が用いられ、システム上で稼動していくことになります。これまでは「営業・販売」「生産」「物流」など、部門によってシステムが分断されていることが一般的でした。BPMではモデル駆動によってこれらのビジネスオペレーションを一元化することが可能です。部門をまたぐ一連の業務プロセスをトータルで管理することで、企業のビジネス戦略を実現することが可能になるのです。

7. まとめ

このように、BPMシステムは企業の目標を達成するための業務改善活動には不可欠といえる存在です。業務プロセスを可視化することでPDCAサイクルを正常に回すことができるため、継続的な改善活動が可能になるからです。実際にBPMシステムを活用して飛躍的に業務プロセスを改善している企業も多く、参考になる事例も数多くあります。業務プロセスの改善に問題を感じているのであれば、BPMの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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