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テレワーク導⼊に業務プロセスのデジタル化が急務。ワークフローと電⼦署名で「紙とハンコ」の⽂化から脱却!

テレワーク導⼊に業務プロセスのデジタル化が急務。ワークフローと電⼦署名で「紙とハンコ」の⽂化から脱却!

少子高齢化の進行により、年々労働人口が減っている日本。そんな日本に拠点を置いている企業では、十分な数の人材を確保することが困難になってきています。また、働き方改革による最低賃金引き上げによって、人件費による負担も企業を悩ませる種となっています。

そこで注目されるのが生産性向上です。生産性を向上させることで、人手不足や人件費の増大といった問題の解消が期待できます。

しかし、いきなり生産性を向上させようと思っても、何から始めれば良いかわからない人も多いはず。特に歴史ある企業ともなれば、いきなり仕事のやり方を変えるのは難しいかもしれません。

この記事では、生産性向上を図るために気をつけるべきポイントを押さえながら、どのように取り組めば良いかを紹介していきます。

1. テレワークの導⼊

テレワークの導⼊

テレワークとは、ITを活⽤して場所や時間の制約にとらわれない柔軟な働き⽅のことを指し、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務の3つの形態の総称を⾔い、最近ではリモートワークとも呼ばれています。

このような働き⽅を推奨することで、育児や介護の家庭事情による離職の防⽌やオフィス維持にかかるコスト削減、緊急時の事業継続、ワークライフバランスの向上など、企業にとっても従業員にとっても、双⽅に様々なメリットをもたらします。

しかし、テレワークの導⼊には、制度の確⽴はもちろん、労働時間の管理といった細かなルール策定、ネットワーク・電⼦機器などのあらゆる環境整備に加え、遠隔業務になることによる⽣産性の低下、コミュニケーション不⾜、セキュリティ担保といった懸念点も同時に考慮しなければなりません。

 

2. テレワークを阻むハンコの壁
「現場主体」

テレワークを阻むハンコの壁

緊急事態宣言発令後、これらを早急に整えテレワークを着実に推進する企業がいる一方で、テレワークに踏み切れない企業も少なくありません。それは、日本企業の商習慣でもある「紙とハンコ」の文化が根強く残っており、紙書類の確認や押印作業のために、やむを得ず出社しなければならないというのです。

経費・勤怠旅費という社内決裁の電子化(ワークフロー)は進んでいても、取引先とのやり取りが発生する契約書類は未だ紙とハンコが多く残っています。

では、なぜハンコがなくならないのでしょうか。現在の日本は、民法・法律において捺印の必要性を規定している内容が多く、印鑑登録制度も未だ続いています。

ハンコは、「合意」という意思表示の証拠であり、認証方式としてはサインよりも効力が強いと考えられ、さらに能率的でもあります。また、ハンコ以前に、紙の文化も存在していること、原本主義というのも大きな要因の一つとも言えます。

紙とハンコによる運用は、処理スピードが遅く、負担に感じるという意見もある中で、安⼼感や信用、愛着という肯定的な意見もあるようです。

昨今DXで業務改革などと叫ばれてはいるものの、実際はアナログな作業も残っており、今回のテレワーク推奨によって社内におけるデジタル化の遅れが浮き彫りになったともいえます。

「業務宣言を受けて、従業員などのステークスホルダーの安全を確保するという観点からも、企業は社内に残る「紙とハンコ」の文化を見直し、身近な業務からプロセスをデジタル化していくことが、今の日本に求められているのです。

 

3. 業務をデジタル化させる解決策とは?
「業務の見える化」

業務をデジタル化させる解決策とは?

社内だけでプロセスが進む経費旅費精算や稟議書などのデジタル化には、ワークフローシステムを活用することで実現できます。ワークフローとは、「業務の一連の流れ」を図式化したもので、その流れをシステムに組み込むことで、処理を自動化させることができます。

決裁が承認されるまでのプロセス全体の流れや業務の進行状況が可視化されることで、作業の進捗や問題点を把握しやすくなり、業務の効率化を図ることができます。

また、取引先など社外メンバーを含むプロセス(例えば、契約書や請求書などのやりとり)のデジタル化には、よりセキュアな管理が求められます。このプロセスには、ワークフローに加えて電子署名を組み合わせて活用することで、セキュリティを保ちながらデジタル化を進めることができます。

契約書や請求書という重要書類にハンコやサインがなされることで、その文書の効力が発生しますが、デジタル化された文書に直接手書きの署名・押印を行うことができません。

そこで、いつ誰が作成し改ざんされていないかを証明するために、認証局から発行された電子証明書を⽤いて、電子署名で文書の作成者を追加し、タイムスタンプで日時を記録することで、文書の効力を発生させることができます。

電子著名は文書を暗号化するため、第三者に改ざんされることもなく、また不正に改ざんされた場合も検知可能なため、文書の証明性・信頼性を担保できます。

このように、ワークフローと電子署名の組み合わせによる活用によって、「紙とハンコ」の運用から脱却し、業務のデジタル化を実現することができます。業務効率化、ペーパーレス、コスト削減というメリットのほか、内部統制やコンプライアンス強化という観点からも最適な組み合わせであり、企業にとっては欠かせないツールと言えます。

しかし、IT化が進む中でも、企業によっては未だ「紙とハンコ」の文化が多く残っています。デジタル化された書類のやりとりには、取引先の理解を得ることがまず重要になってきますので、導入メリット・効果を十分に説明し慎重に進めていく必要があります。

 

4. テレワーク実現に向けて

テレワーク実現に向けて

テレワークの実現には、紙書類をなくし業務をデジタル化・自動化することが必須条件です。 このような状況下でも、企業は業務を止めることなく、競争力強化とスピーディなビジネスが求められます。

今回の緊急事態宣言をきっかけに、社内のあらゆる業務プロセスを見直しデジタル化を推進することで、柔軟な働き方を実現するテレワークの本格運用につなげてみてはいかがでしょうか。

 

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