ERPとは？簡単に定義やメリットを解説！

ERPは、元々は企業のリソースを統合的に管理する経営概念であり、現在では企業の主要なリソースを管理するソフトウェアやシステムを「ERP」と呼ぶことが多くなっています。

従来の日本企業では部門ごとに異なるシステムが導入されており、データ連携が不十分な状態でした。ERPは、部門間の情報共有を円滑化し、業務プロセスの効率化を実現します。また、ERP導入により在庫管理の効率化や業務プロセスの簡素化、購買コストの削減など、さまざまなコスト削減効果が期待できます。
こうした理由から近年、日本でもERPが注目を浴び、導入が進んでいます。

本コラムでは、ERPの基本概念とそのメリット、さらにシステムの比較についてご紹介します。

ERPとは？

ERPとは、企業のリソースを統合的に管理するシステムのことです。
ERPは「Enterprise Resource Planning」の頭文字を取ったもので、「企業資源計画」と訳されます。もともと、企業が保有する資源を的に管理することで有効活用しようという概念のことです。次第に、この概念を実現するためのソフトウェアのことも「ERPシステム」、「ERPパッケージ」ではなく単に「ERP」と呼ばれることが多くなっています。

ERPは、企業のリソースを一元管理し、業務プロセスの最適化を図るためのシステムです。
財務や人事、製造、販売、在庫など、企業のあらゆる部門の情報を統合し、リアルタイムで管理・分析することで、経営判断の迅速化と効率化を実現します。

ERPと基幹システムの違い

基幹システムとは、企業の主要な業務を支える業務システムのことです。
企業によって、基幹システムとなる業務システムは異なりますが、生産管理システムや販売管理システム、財務会計システムや人事管理システムなどが該当します。

一方、ERPは、これらの基幹システムを統合し、企業全体の情報を一元管理するためのシステムです。

以下に、ERPと基幹システムの主な違いを示します。

情報の一元管理

基幹システムは、それぞれの業務プロセスごとに独立して運用されることが多く、部門間の情報連携が難しい場合があります。

一方、ERPは、全ての業務プロセスを統合し、単一のデータベースで管理します。このため、部門間の情報共有が容易になり、データの整合性が保たれます。

リアルタイムなデータ分析

基幹システムでは、情報が部門ごとに分散しているため、リアルタイムなデータ分析が難しい場合があります。

ERPは、全ての情報を一元管理するため、リアルタイムでのデータ分析が可能です。この結果、迅速かつ正確な経営判断が行えるようになります。

このようにERPは、基幹システム間では重複しやすい業務プロセスを統合・自動化することで、業務の効率化とコスト削減を実現します。
たとえば、複数の部門で同じデータを入力する必要がなくなり、人的ミスの削減と作業時間の短縮を図れます。また、在庫管理の効率化により、過剰在庫や欠品のリスクを低減できます。

ERPの主な機能

ERPには、主に次の9つの機能があります。

財務管理機能

ERPの財務管理機能は、企業の財務状況を一元管理し、リアルタイムで把握できるようにするための機能です。
会計処理や予算管理、キャッシュフローの分析など、幅広い財務業務をサポートします。

・会計管理…仕訳帳や総勘定元帳の管理を行い、正確な財務報告をサポートしてくれます。これにより、リアルタイムでの財務状況把握が可能になります。
・予算管理…企業全体の予算を設定・管理し、予算の執行状況をモニタリングします。予算超過を防ぎ、効率的な資金運用をサポートします。

人事管理機能

人事管理機能は、従業員の情報を統合管理し、効果的な人材運用を支援する機能です。
給与計算や勤怠管理、人事評価、教育研修の管理など、人事業務全般をサポートしてくれます。

・勤怠管理…従業員の出勤・退勤時間を記録し、正確な給与計算をサポートします。
・人事評価…従業員の業績やスキルを評価し、適切な昇進や昇給の判断をサポートします。
・人材育成…教育研修の管理やキャリアパスの設計を支援し、従業員の成長を促進します。

購買管理機能

購買管理機能は、企業の購買プロセスを効率化し、コスト削減を実現する機能です。
発注管理やサプライヤー管理、購買分析など、購買活動全般をサポートしてくれます。

・発注管理…発注書の作成から納品確認までのプロセスを自動化し、発注ミスを防ぎます。
・サプライヤー管理…サプライヤー情報を一元管理し、適切な購買先の選定を支援します。
・購買分析…購買データを分析し、コスト削減のための戦略立案をサポートします。

生産管理機能

生産管理機能は、製造プロセスの最適化を図り、効率的な生産活動を実現する機能です。
生産計画や品質管理、在庫管理など、製造業務全般をサポートしてくれます。

・生産計画…生産スケジュールの策定と調整を行い、需要に応じた生産計画を立てられます。
・品質管理…製品の品質を維持するためのチェック体制を構築し、不良品の発生を抑制します。
・在庫管理…原材料や製品の在庫を適切に管理し、在庫コストの削減を図ります。

販売管理機能

販売管理機能では、受注管理や顧客管理、売上分析などの販売プロセスを統合的に管理することで販売活動全般をサポートし、営業活動の効率化を実現してくれます。

・受注管理…受注から出荷までのプロセスを一元管理し、顧客満足度を向上させます。
・顧客管理…顧客情報を統合管理し、顧客との関係を強化します。
・売上分析…売上データを分析し、販売戦略の立案を支援します。

プロジェクト管理機能

プロジェクト管理機能では、プロジェクト計画や進捗管理、リスク管理など、プロジェクト管理全般をサポートし、プロジェクトの成功を実現します。

・プロジェクト計画…プロジェクトのスケジュールとリソース配分を計画し、効率的なプロジェクト運営をサポートします。
・進捗管理…プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握し、適切な調整を行います。
・リスク管理…プロジェクトのリスクを予測し、リスク回避策を講じます。

在庫管理機能

在庫管理機能では、在庫レベルの最適化、在庫の追跡、棚卸管理など、在庫管理全般をサポートしてくれます。
企業の在庫を効率的に管理し、在庫コストの削減を実現します。

・在庫レベルの最適化…在庫の過不足を防ぐための最適な在庫レベルを設定します。
・在庫の追跡…商品の入出庫をリアルタイムで追跡し、在庫状況を常に把握します。
・棚卸管理…定期的な棚卸を効率的に行い、在庫データの正確性を保ちます。

分析機能

分析機能では、データ分析や予測分析、経営指標のモニタリングなど、分析業務全般をサポートしてくれます。
企業のデータを多角的に分析し、経営判断の精度を高めます。

・データ分析…各種データを統合的に分析し、経営戦略の立案に役立てます。
・予測分析…過去のデータを基に将来の動向を予測し、戦略的な意思決定を支援します。

レポート機能

レポート機能では各種データを視覚的に表現し、定型レポートやカスタムレポート、データの可視化など、レポート作成業務全般をサポートしてくれます。
活用することで、経営層への報告を効率化できます。

・定型レポート…定期的に必要なレポートを自動生成し、経営会議などで活用します。
・カスタムレポート…特定のニーズに応じたレポートをカスタマイズして作成し、詳細な分析をサポートします。

ERPの導入メリット

ERPの導入には、多くのメリットがあります。

データ入力作業を効率化できる

ERPを導入・活用することで、各部門のデータを一元管理できます。
このため、複数の部門で何度も同じデータを入力する必要がなく、データ入力の手間が大幅に削減され、業務効率が向上します。
また、手作業によるミスの発生も防ぐことができ、データの正確性が向上します。

経営判断をスピードアップできる

ERPを導入することで、経営者はリアルタイムで正確な情報を得られるようになります。
この結果、迅速かつ的確な経営判断が可能となり、競争力が向上します。
たとえば、市場の変動に対して迅速に対応することができるため、ビジネスチャンスを逃すことがありません。

部門間での連携を強化できる

ERPは、企業内の異なる部門間での情報共有を円滑にします。
そのため、導入・活用によって各部門が連携して効率的に業務を進めることができます。
たとえば、販売部門と製造部門がリアルタイムで情報を共有することで、受注から出荷までのプロセスがスムーズに進行します。

顧客サービスを向上できる

ERPを活用することで、顧客情報や受注情報を一元管理できます。
この結果、顧客のニーズに迅速かつ的確に対応することができ、顧客満足度が向上します。
たとえば、過去の購入履歴をもとに顧客に最適な提案を行うことが可能になります。

データを一元管理できる

ERPを導入・活用すれば、企業全体のデータを一元管理できます。
これにより、情報の整合性が保たれ、データの検索や分析が容易になります。
また、データの一元管理により、情報の更新がリアルタイムで行われるため、常に最新の情報を利用して業務を遂行できます。

社内に蓄積されたノウハウを有効活用できる

ERPは、社内に蓄積されたノウハウや知識を共有・活用するためのプラットフォームとしても活用できます。
この結果、業務の効率化や新しいアイデアの創出を促進できます。
たとえば、成功事例を共有することで、他部門でも同様の成功を収めることが可能になります。

情報セキュリティと内部統制を強化できる

ERPは、高度なセキュリティ機能を備えており、企業の重要な情報を保護できます。
たとえば、アクセス権限の設定により、特定の情報へのアクセスを制限することが可能です。
また、内部統制機能も強化され、不正行為の防止やコンプライアンスの徹底が図られます。

ERPのデメリット

ERPは、上記のように多くのメリットをもたらしますが、一方でデメリットも存在します。
ここでは、ERP導入前に知っておきたいデメリットをご紹介します。

初期導入コストが高額になりやすい

ERPの導入には高額な初期コストがかかることが多いです。
初期コストには、システムの購入費用やハードウェアの導入費用、カスタマイズ費用、従業員のトレーニング費用などが含まれます。

カスタマイズの度合いやシステムの規模によっては、数百万から数千万円のコストが発生することもあります。これが特に中小企業にとっては大きな負担となることがあります。

導入に当たっては、投資対効果を慎重に検討し、長期的な視点でコストを回収できるかどうかを評価する必要があります。

導入のリードタイムが長くなりやすい

ERPの導入は、短期間で完了するものではありません。
システムの選定から導入、カスタマイズ、テスト、トレーニング、実運用までの全プロセスには、相当な時間がかかると考えてください。導入プロジェクトが計画通りに進行しない場合は、さらにリードタイムが長引くこともあります。

導入期間が長引くと、その間の運用コストや業務への影響も大きくなります。
従業員は新しいERPに慣れるまでの間、既存システムとの両立を図る必要があり、業務負荷が増加することも考えられます。

これを避けるには、導入計画を緻密に立て、リスク管理を徹底することが重要です。

ビジネスプロセスを変更しなくてはならないことがある

ERPを導入する際には、既存のプロセスがシステムに適合しない場合、企業の既存のビジネスプロセスを変更しなければならないこともあります。

たとえば、現場の作業フローや役割分担の見直しを求められることがあり、これが従業員の抵抗や混乱を引き起こすこともあります。
また、ビジネスプロセスの変更には追加のコストや時間がかかるため、導入を計画する際にこれらの要素を十分に考慮する必要があります。

プロジェクトチームは、現場との綿密なコミュニケーションを図り、スムーズな移行を支援する必要があります。

ERPの種類

ERPには、企業のニーズに合わせたさまざまな種類があります。

クラウド型かオンプレミス型か

ERPは導入形態によって、「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。

クラウド型

クラウド型のERPは、インターネットを通じてサービスを利用します。

クラウド型のメリットとしては、初期導入コストが低く、迅速な導入が可能である点が挙げられます。企業は自社でサーバーを管理する必要がなく、ソフトウェアのアップデートも自動で行われます。このため、中小企業やITリソースが限られている企業に適しています。

デメリットとしては、データが社外に保存されることが多いため、セキュリティ面での不安があることです。
また、インターネット接続が必須となるため、ネットワークの安定性が業務に直結します。

オンプレミス型

オンプレミス型のERPは、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして使用する形態を取ります。

オンプレミス型のメリットは、データを自社内で管理できるため、セキュリティ面での安心感があります。
また、カスタマイズ性が高く、自社の業務プロセスに合わせた細かな設定が可能です。

デメリットは、初期導入コストが高く、システムの運用・保守に専門的な人材が必要な点です。
さらに、ソフトウェアのアップデートやサーバーの管理などの運用作業が自社側に発生するため、継続的なコストも考慮する必要があります。

パッケージ型かフルスクラッチ型か

ERPは、提供形態によって「パッケージ型」と「フルスクラッチ型」に分かれます。

パッケージ型

パッケージ型のERPとは、既製のソフトウェアを導入する形態です。
パッケージ型のメリットは、短期間で導入が可能であり、コストも比較的、低く抑えられる点です。
多くの企業が利用しているため、機能が標準化されており、信頼性も高いです。

デメリットは、カスタマイズの自由度が低いことです。このため、自社の業務プロセスに完全に合致しない場合、業務フローをシステムに合わせる必要があることがあります。

フルスクラッチ型

フルスクラッチ型のERPとは、自社専用にシステムを一から開発する形態です。
フルスクラッチ型のメリットは、完全に自社の業務プロセスに合わせたシステムを構築できることです。特定のニーズに応じた機能を追加するなど、自由度が高いです。

デメリットは、開発に時間とコストがかかる点です。
また、システムの運用・保守も自社で行う必要があり、専門的な知識が求められます。

統合型かコンポーネント型か

もう一つ、「統合型」か「コンポーネント型」かという区分があります。

統合型

統合型のERPは、すべての業務プロセスを一つのシステムに統合する形態です。
統合型のメリットは、データが一元管理されるため、情報の整合性が保たれ、業務の効率化が図れることです。
また、システム全体のメンテナンスが容易であり、全体的な管理がしやすい点もメリットです。

デメリットは、導入に時間がかかり、初期コストが高くなる点です。
また、システムが大規模になるため、カスタマイズや変更が難しくなることがあります。

コンポーネント型

コンポーネント型のERPは、必要な機能をモジュールとして導入する形態です。
コンポーネント型のメリットは、企業の成長やニーズに応じて柔軟に機能を追加できる点です。
初期導入コストが低く、部分的な導入が可能であるため、小規模な企業にも適しています。

デメリットは、モジュール間の連携が不十分な場合、データの整合性が保たれないことがある点です。
また、複数のモジュールを管理する手間が増えることがあります。

ERPの選定ポイント

ERPの選定は、企業の業務効率化や経営戦略において重要なものです。
そこでここでは、ERPを選定する際に考慮すべき主なポイントについて解説します。

自社の規模や業界、ニーズなどに合っているか

まず、自社の規模や業界、具体的なニーズに合ったERPを選定することが重要です。
中小企業と大企業では、必要とする機能やスケールが異なるからです。

また、製造業、サービス業、小売業など、業界ごとに異なる要件を満たすシステムを選ぶ必要があります。
たとえば、製造業では生産管理機能が重視され、小売業では在庫管理機能が重視されます。
こうした業界に特化したERPも提供されているため、まずは自社が属する業界向けのERPから検討すると良いでしょう。

求める機能が備っているか

次に、企業が求める機能がERPに備わっているかどうかを確認しましょう。
基本的な、財務管理や人事管理、購買管理などの機能はもちろん、業界・業態によっては特定の業務プロセスをサポートする専用機能があるかも重要です。
たとえば、CRM（顧客関係管理）機能やBI（ビジネスインテリジェンス）機能が必要な場合は、これらの機能が提供されているかを確認してください。

費用と予算が合っているか

ERPの導入には、初期費用と運用コストがかかります。このため、自社の予算に合ったERPを選定することが重要です。

導入コストやライセンス費用、メンテナンス費用、カスタマイズ費用、サポート費用など、全体的なコストを見積もり、長期的な投資対効果を評価しましょう。
また、クラウド型ERPの場合、月額料金などの運用費用も確認してください。

カスタマイズ性や柔軟性、スケーラビリティは十分か

ERPは、一度、導入したら、数年から十数年間は、リプレイスしないものです。
そのため、企業の成長や変化に対応できる柔軟性とスケーラビリティを持つERPを選ぶことが重要です。

自社の業務プロセスに合わせてカスタマイズできるか、将来的な機能追加や拡張が容易かどうかを確認しましょう。ユーザー数やデータ量が増加しても安定して運用できるスケーラビリティも重要です。

既存のデータをデータ移行しやすいか

ERP導入時には、既存のデータを新システムに移行する必要があります。
そこで、データ移行のプロセスがスムーズに行えるか、既存データとの互換性があるかを確認する必要があります。

データの移行が複雑な場合、システム間でデータの整合性が取れなかったりデータロスが発生したりするリスクがあります。

情報セキュリティ対策は万全か

ERPには企業の重要な情報が集約されるため、情報セキュリティ対策が万全であることが求められます。

データ暗号化やアクセス制御、認証機能など、システムのセキュリティ機能を確認しましょう。
また、クラウド型ERPの場合、データセンターの所在地や、セキュリティ対策、災害対策に関する確認も重要です。

ERP導入の流れ

以上を踏まえて、ERPの導入は以下の流れで行いましょう。

導入プロジェクトチームを立ち上げる

ERP導入の最初のステップは、プロジェクトチームを結成することです。
チームは、各部門の代表者やIT専門家、外部のコンサルタントなどで構成することをおすすめします。

プロジェクトチームでは、導入の計画立案から実行までを担当し、全体の進捗を管理します。
具体的な目標を設定し、導入プロセスをスムーズに進めるための体制を整えることが重要です。

課題と導入目的を明確化する

次に、現在の業務における課題とERP導入の目的を明確にします。
たとえば、業務プロセスの非効率や情報の分断が課題である場合、これを解消するためにERPを導入して業務プロセスを統合し、データ入力や情報共有の自動化を図るといった具合に目的を明確化して目標を設定します。

このステップでは、具体的なKPI（重要業績評価指標）を設定し、導入後の効果を測定できるようにすると良いでしょう。

既存業務の棚卸しを行う

ERPを導入する前に、現行の業務プロセスを詳細に分析し、棚卸しを行いましょう。
これにより、どの業務がERPで改善できるのかを把握し、必要な機能を明確にすることができます。
また、業務の流れや情報の流通経路を可視化することで、ERPの導入範囲やカスタマイズの必要性を検討したり、逆にERPに合わせて業務を変更する必要するがあるかどうかを確認したりできます。

要件定義を行う

ERPに求める具体的な機能や性能を明確にするために重要なのが、要件定義です。
各部門のニーズを取りまとめ、ERPに必要な機能やカスタマイズ要件をドキュメント化しましょう。
このプロセスを踏むことで、後のシステム選定やベンダーとの交渉がしやすくなります。

ERPを選定する

要件定義が完了したら、それに基づいて最適なERPを選定します。
市場には多くのERPが存在しており、自社の要件に最も適したものを選ぶことが重要です。
ベンダーの提供するデモやトライアルを利用し、使用感を確認しながら決定しましょう。

ベンダーにシステム設計とカスタマイズを行ってもらう

ERPを選定したら、ベンダーと協力してシステム設計とカスタマイズを行います。
自社の業務に最適化されたシステムを構築するため、詳細な設計を行い、必要な機能のカスタマイズを実施します。
ベンダーと緊密なコミュニケーションを取りながら進めましょう。

ERP導入後の業務フローを再定義する

ERP導入に伴い、業務フローの再定義が必要です。ERPに合わせて業務プロセスを最適化し、業務の効率化を図りましょう。
さらに、従業員が新しい業務フローに適応できるよう、マニュアルを作成します。

既存データを移行する

ERPの導入に際して、既存のデータを新しいシステムに移行する作業が必要です。
データの正確性と整合性を確保するために、データ移行の計画を立て、テスト移行を繰り返し行って、データの欠損や誤りを防ぎましょう。

従業員のトレーニングを行う

ERPを効果的に活用するためには、従業員のトレーニングが不可欠です。
各部門の担当者がシステムを使いこなせるよう、操作方法や業務フローの研修を行いましょう。
導入後も定期的にトレーニングを行うことで、従業員のスキルアップを図れます。

テスト運用・本番運用

最後に、ERPのテスト運用を行い、本番運用に移行します。
テスト運用期間中にシステムの不具合や業務フローの問題点を洗い出し、改善を行い、問題が解消されたら、本番運用を開始します。
これで、ERPの正式な導入となります。

まとめ

ERPは、企業の業務効率を向上させ、コスト削減や生産性向上に寄与する重要なツールです。
財務管理、人事管理、購買管理、生産管理、販売管理、プロジェクト管理、在庫管理、分析機能、レポート機能など、多岐にわたる機能を提供し、企業の生産性向上やコスト削減に寄与します。

ERPの導入により、企業はデータ入力作業の効率化、経営判断のスピードアップ、部門間の連携強化、顧客サービスの向上、データの一元管理、社内ノウハウの有効活用、情報セキュリティと内部統制の強化など、さまざまな側面で企業の競争力を高めることができます。

自社に最適なERPを選び、適切な導入プロセスを経ることで、企業全体の競争力を大幅に強化することができます。
ERP導入にあたっては、自社のニーズに合ったシステムを慎重に選定し、導入効果を最大限に引き出しましょう。