経費精算システムとは　～機能からポイントまでを簡単解説～

経費精算システムとは、通勤交通費や出張費、備品購入費、交際費といった従業員の立替金の精算業務を効率化してくれるシステムのことです。

領収書などの証憑管理がしやすくなったり、不正を防止して内部統制を強化できたり、ワークフローシステムと連動することで、経理担当者だけでなく申請者や承認者の業務負担も軽減され、さまざまなメリットを享受できます。

本コラムでは、経費精算システムの概要と主な機能、導入のメリットなどをご紹介いたします。

 

1. 経費精算システムとは？

経費精算システムとは、通勤交通費や出張費、備品購入費、交際費といった従業員の立替金の精算業務を効率化してくれるシステムのことです。

領収書などの証憑管理がしやすくなったり、不正を防止して内部統制を強化できたり、ワークフローシステムと連動することで、経理担当者だけでなく申請者や承認者の業務負担も軽減されるなど、さまざまなメリットがあります。

経費精算システムを導入するメリットについては、「経費精算システムを導入するメリット」で詳述します。

近年の経費精算システムは、クラウド化やモバイル対応が進み、領収書などの証憑を写真撮影したりICカードと連携したりして入力できる機能が搭載されるなど、利便性が向上しています。
電子帳簿保存法が平成28年（2016年）に改正され、領収書などの証憑の電子保存が可能になりましたが、さらに2022年1月の改正で原本の保管も不要になったほか、タイムスタンプの付与が緩和されたり、税務署長の事前承認制度が廃止されるなど、経費精算システム上で業務が完結する環境が整ってきました。

ペーパーレス化やテレワークの実現につながることからも、今、経費精算システムが見直されています。

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2. 経費精算システムの代表的な機能

経費精算システムの代表的な機能は、以下の8点です。

経費申請・承認（ワークフロー）機能

交通費や備品購入など、さまざまな経費の申請を立替者が行い、上長などが承認する機能です。経費精算システムの基本機能です。
申請内容（金額など）によって承認ルートが異なる場合に自動で振り分けられる自動分岐設定機能があるシステムもあります。
また、不備などがあって承認されない場合に、差し戻しの理由をコメント付記したりデータ添付したりできる機能を搭載したものもあります。

ルート検索機能

交通費精算を行う際に、出発地点（駅など）と到着地点・中継地点を選択すると、自動で交通費を計算してくれる機能です。
申請者が、いちいち交通費を覚えておいたりメモしておいたりする必要がなく、入力の手間も省けます。

交通系ICカード連携

電車などでかかった交通費を申請する際に、交通系ICカードと連携して自動的に経費精算システムに反映してくれる機能です。こちらも、交通費を入力する手間を省いてくれます。

領収書の読み取り・アップロード機能

スマートフォンなどのカメラ機能と連携して領収書を撮影し、そのデータをアップロードする機能や、データから文字を読み取るOCR機能が搭載された経費精算システムも多いです。

2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正で、紙に印刷していないデータのみの帳簿保存が認められるようになりました。ほかにも、税務署長の事前承認制度が廃止されるなどの緩和が実施されたため、領収書や請求書の電子化に踏み切る企業が増えています。
領収書の読み取り・アップロード機能は、電子帳簿保存法との親和性が高いものです。

電子帳簿保存法について詳しくは、下記の記事をご覧ください。

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タイムスタンプ付与機能

これも電子帳簿保存法に準拠した機能で、領収書や請求書といった証憑について、その時刻にその内容として存在していたことを証明する「タイムスタンプ」を付与できる機能です。改善を防ぐために、タイムスタンプを付与します。

2022年1月の電子帳簿保存法の改正でタイムスタンプに関する要件も緩和されましたが、タイムスタンプの付与自体は必要です。経費精算システムに機能として付いていれば、効率的にタイムスタンプを付与できます。

自動仕訳機能

申請時に項目を選択すると、自動的に会計上の勘定科目を自動的に振り分けて仕訳してくれる機能です。会計ソフトと連携できると利便性はさらに向上します。

振込データ作成機能

承認された経費精算データから、インターネットバンキングに必要な振込データを自動で作成してくれる機能です。振込作業の負担を軽減してくれます。

他ツールとの連携機能

会計ソフトや給与計算システム、勤怠管理システムなど、既存のツールとの連携が行える機能です。主にAPI経由で提供され、マスターデータを共有・活用することで、効率化を図ることができます。

 

3. 経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入することで、具体的に以下のようなメリットが得られます。

ペーパーレス化

上でもお伝えしたように、2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、経費精算システムを活用することで証憑類のペーパーレス化が可能になりました。
ペーパーレス化が進むことで、印刷用紙やインク代、郵送代といったコストを削減できたり、過去書類を検索できるようになったりします。
また、原本が不要になるため、原本の到着を待つ時間も不要になり、原本管理の手間もなくなります。原本のやり取りのために出社する必要もなくなるため、リモートワークもしやすくなります。

業務効率化

経費精算システムには、「経費精算システムの代表的な機能」でご紹介したような機能が揃っているため、入力の省力化やデータ連携、自動化などを実現でき、業務効率化につながります。

また、経費精算システム上で申請・承認に関わるメンバーが経費精算を実施することで、ワークフローが可視化され原因がわからないまま滞留することがなくなり、スムーズに承認を進められるようになります。

さらに、上記の「ペーパーレス化 」でお伝えしたように、ペーパーレス化が進むことでさまざまなメリットが得られることから業務効率化が進む側面もあります。

テレワークがしやすくなる

申請・承認のワークフローをシステム上で完結できるため、証憑原本のやり取りのために出社したり郵送したりという手間がなくなり、自宅やサテライトオフィスなどから業務を行うテレワークを実施しやすくなります。

コンプライアンス強化

経費精算システムに付いている、交通ICカード連携機能やルート検索機能などでは、不正な申請が行えません。また、帳票をデータでやり取りするため、原本の紛失なども起きません。
このように、経費精算システムを活用することで、コンプライアンスを強化することができます。

 

4. 経費精算システムを導入する際のポイント

最後に、経費精算システムを導入する際に失敗しないためのポイントをご紹介いたします。

導入する際の課題を明確

まずは、ほかのITツールの導入と同様、関連業務などについて、自社が抱える課題を明確にしておくことが重要です。可能な限り、詳細に分析・把握し、解決すべき優先順位もつけておきましょう。

これにより、多数の経費精算システムの中から自社に合った機能を持つものを絞り込むことができるようになります。逆に、多機能なシステムであっても自社の課題解決につながる機能でなければ導入メリットは薄いということも判別できます。

自社の環境とマッチしているか

運用を担当することになるメンバーの人数とITリテラシーの高さ、ユーザーとして利用する人数やITリテラシー、既存のツールの種類、既存のハードウェアのスペックなど、自社の環境と照らし合わせた時に、嚙み合うものを選択しましょう。

経費精算システムによって、提供形態がオンプレミスだったりクラウドだったり、料金体系が人数によって課金されるタイプだったりボリュームライセンスだったり、ITリテラシーが低いツールに不慣れな人でも使いやすいシンプルなものだったり、逆に多機能で知識が必要なものだったりとさまざまだからです。予算や規模に見合ったものであることも前提となります。

テスト運用をしてから導入を判断する

上記のように慎重に選定を進めたからといって、必ずしも自社にぴったり合う経費精算システムを選べるとは限りません。
そこで、本格的に導入する前にまず、テスト運用を行うことをおすすめします。無料でトライアル期間が設けられている経費精算システムも多いため、数週間から数ヵ月単位でテストテスト運用を行い、従業員に意見や感想をヒアリングして、自社の課題が解決できそうかどうかを見極めてから契約しましょう。

 

5. まとめ

経費精算システムの主な機能や導入するメリット、導入のポイントなどをご紹介しました。
経費精算システムは、経理業務のペーパーレス化や業務効率化を実現するために必須のツールといえるでしょう。電子帳簿保存法の改正で緩和が進んだ今こそ、良いタイミングかもしれません。

経費精算業務に課題を抱えていて、経費精算システムを未導入の企業様は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。