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電子帳簿保存法とは?ペーパーレス化を進める上で知っておきたい法律

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律です。正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、1998年 7月に施行されました。

電子帳簿保存法をうまく活用すれば、既存の書類をデータ化でき、ペーパーレス化につながります。そして、ペーパーレス化にはさまざまな波及効果があります。

本コラムでは、電子帳簿保存法が作られた背景や改正のポイント、e-文書法との違いなどについてご紹介いたします。

 

1. 電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律です。正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、1998年 7月に施行されました。
保存方法としては現在「電磁的記録での保存」「紙の書類をスキャンしたデータ」「電子取引データ」の3つが認められています。保存方法については、「電子帳簿保存法で認められている保存方法」で詳しくご紹介いたします。

これまでに何度か改正が行われており、当初は国税関係の帳簿や書類のみが対象だったところから、徐々に範囲が広がりました。現在、電子帳簿保存法の対象には、電子署名以外に入室システムなどに記録されるID情報なども含まれます。

2022年1月には、改正電子帳簿保存法が施行される予定です。同改正は、経理の電子化による生産性の向上や、テレワークの推進などを目的に行われ、電子帳簿保存について、税務署長の事前承認制度が廃止されたりデータのみの保存(紙に印刷していない帳簿)が認められるなど、抜本的に変更されています。スキャナ保存についても、税務署長の事前承認制度が廃止されるなど、大幅に緩和されます。

ただし、電子取引データ保存については規制が強化される面もあり、これまでは認められていた、クレジットカードのWeb明細などの電子取引データを紙に印刷して保存することは、認められなくなります。

電子帳簿保存法ができた背景

国税庁のWebサイトでは、電子帳簿保存法が創設された経緯や、基本的な考え方が紹介されています。

制度創設等の背景」によれば、電子帳簿保存法を創設したのは、会計処理分野においても高度情報化やペーパーレス化が進展し、帳簿書類を電子データやマイクロフィルムで保存したいとの要望が寄せられていたことが背景にあるといいます。

政府は要望を受けてこれらの保存を容認するために必要な「規制緩和推進計画等の閣議決定」「緊急経済対策」などの規制緩和に対応した上で、平成10年度(1998年度)税制改正の一環として電子帳簿保存法を創設しました。

2020年の改正のポイント

電子帳簿保存法は、1998年 7月の施行後、何度か改正を重ねてきました。
ここでは、直近に行われた2020年10月の改正と、2022年1月に施行予定の改正について、変更内容などをまとめます。

まずは、2020年の改正のポイントです。
改正前は、発行者側でタイムスタンプを付与していても、受け取り手側で再度、付与する必要がありましたが、改正によってその必要がなくなりました。
なお、発行者側でタイムスタンプがなかったケースについては、改正後も引き続き、受け取り手側で付与する必要があります。

また、2020年の改正では、それまで電子帳簿保存法では認められていなかったクラウドシステムなどのサービス上への保存が、タイムスタンプの代わりに認められるようになりました。
クラウドシステムが認められるようになったのは、帳簿を受け取る側が改ざんできない仕組みとなっているためで、同等の仕組みがあればクラウド以外も認められます。

2022年の改正のポイント

2022年1月に施行予定の改正は、経理の電子化による生産性の向上や、テレワークの推進などを目的に行われ、さらに条件の緩和が進みます。
具体的には、税務署長の事前承認制度が廃止されたり、データのみの保存(紙に印刷していない帳簿)が認められます。
ただ、規制が強化される面もあるため、注意が必要です。

緩和された点

まず、緩和では、税務署長の事前承認制度が廃止されます。
これまでは、「電磁的記録での保存」および「スキャナによる保存」を行うためには、事前に税務署長の承認を得る必要がありました。改正により、これが廃止され、届出制となります。これにより、電子帳簿保存にかかる手間と時間を削減できるようになります。

また、タイムスタンプに関する要件も緩和されます。
改正前は、タイムスタンプ付与の期限として、スキャナで読み取った後、受領者が署名した上で3日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。
改正後は、受領者の署名が不要になり、さらに、タイムスタンプの付与期限についても最長2ヵ月までと延長されました。

スキャナ保存についてはもう1点、改正前は読み取った原本の方も保管が必要だったのが改正により不要になりました。以前はデータと原紙を突合せて定期検査を実施する義務があったためですが、改正でこの要件が廃止されます。

電子化した帳簿データを管理するシステムにおいては、改正前は検索のための項目として、取引年月日、勘定科目、取引金額などの設定が必要で、日付や金額については範囲設定の必要もありました。
これも改正後は、「年月日」「金額」「取引先」の3項目となりました。範囲設定については、税務署から質問検査権に基づくダウンロード要請があった際に対応できるようになっていれば不要となりました。

規制が強化された点

一方、電子取引データ保存については規制が強化されました。
改正前までは認められていた、クレジットカードのWeb明細など、電子取引における領収書などの帳簿データを紙に印刷して保存することが認められなくなります。これは、電子帳簿の利用有無に関わらず、電子的な方法での保存が義務付けられます。

e-文書法との違い

電子帳簿保存法と混同されやすい法律に「e-文書法」があります。
e-文書法とは、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称で、ともに2005年4月に施行されました。

e-文書法により、紙の書類だけでなく電子文書ファイルでの保存も法的に認められるようになりました。

e-文書法が対象としている範囲は広く、医療関係書類(カルテ、処方箋など)や人事・労務関係書類(健康保険、年金などに関計する書類)、総務・庶務関係書類(株主名簿など)、国税関係書類(領収書、請求書など)です。
一方、電子帳簿保存法が対象としているのは国税関係の書類のみとなります。

 

2. 電子帳簿保存法で認められている保存方法

電子帳簿保存法では、「電磁的記録での保存」「紙の書類をスキャンしたデータ」「電子取引データ」の3つの方法が認められています。

電磁的記録での保存

電磁的記録とは、簡単にいうとデータのことを表す法律用語です。
つまり、最初から紙に印刷したフォーマットに記入するのではなく、PC上などで電子帳簿などとして作成し、それをハードディスクやDVD、またはクラウドサービスなどで保存することが電子帳簿保存法では認められています。

紙の書類をスキャンしたデータ

前項でお伝えしたように最初からデータとして作成するのではなく、紙に印刷した用紙に筆記用具で記載して作成した帳簿などを後からスキャナなどで取り込み、データ化したものを保存することも電子帳簿保存法で認められています。

ただし、スキャンしたデータなら何でも認められるというわけではなく、訂正や削除履歴が残るシステムへの保存やタイムスタンプが付与されたデータなど改ざん防止対策が施されたデータに限られます。
なお、タイムスタンプは帳簿の受領日から3営業日以内に付与されなければなりません。

タイムスタンプについて詳しくは下記の記事をご覧ください。

【関連記事】
電子署名とは?デジタル時代に必須の証明について解説

電子取引データ

請求書や領収書といった帳票類や明細書などをインターネット経由でやり取りするケースでは、そのデータを保存することも認められています。

ただ、これにも条件として改ざんされていないことを証明する必要があります。タイムスタンプを付与するほかに、受け取る者がデータ改ざんを行えない仕組みのサービス(クラウドサービスなど)を使っている場合は認められます。これは、2020年の改正で認められるようになった保存方法です。

 

3. 電子帳簿保存法の対象とならない保存方法

一方、上記以外の保存方法は電子帳簿保存法で認められていません。
特に2022年の改正では、これまでは認められていた電子取引データを紙に印刷しての保存は改正以降は認められなくなります。たとえば、これまで認められていた電子メールに添付されていたファイルや、ECサイトなどからダウンロードできる領収書などを印刷して紙で保存することが、改正後は認められなくなるため、注意したいところです。

 

4. ペーパーレス化によって得られるメリット

電子帳簿保存法に沿って国税関係帳簿書類を電子データで保存することで、ペーパーレス化を促進できます。
ここでは、ペーパーレス化によって得られるメリットを5つご紹介いたします

印刷関連コストを削減できる

ペーパーレス化により、書類を紙に印刷しなくなるため、コピー機の利用が減ります。そのため、インク代や用紙代、電気代を削減できます。
また、印刷物の保管スペースや、不要になった際に廃棄するコストも削減できます。

業務効率化につながる

文書が紙からデータに置き代わることで、検索で必要な書類を探すことができるようになり、利便性が向上します。また、管理・保管もしやすくなります。
このような点から、ペーパーレス化は業務効率化につながるといえます。

柔軟な働き方に対応できる

文書が紙からデータに置き代わることで、作成した書類をファイリングしたり確認したり、押印やサインするためにわざわざオフィスへ出向く必要がなくなります。
このことから、自宅やサテライトオフィスなどで勤務するテレワークに対応しやすくなり、必ずしもオフィスへ出社しなくても働けるようになります。

BCP(事業継続計画)になる

書類を紙で保管していると、地震や豪雨などの大規模災害の際に破損や亡失の恐れがあります。原本がなくなってしまうことで、業務が滞る可能性も出てきます。
データで保管してあれば、大災害によってオフィスがダメージを受けても喪失を免れる可能性があります。特に、パブリッククラウド上に保管することで、複数のデータセンターで分散してバックアップが取られているため、データ保全の可能性が高められます。

企業ブランディングの向上につながる

ペーパーレス化についてはかなり以前から推進が叫ばれていますが、実際にはまだまだ紙文化が残っている企業もあります。
ペーパーレス化には、環境問題やSDGsの観点以外にも上記のようなメリットがあり、消費者からはペーパーレス化が進んでいる企業は好ましいものとして映り、企業ブランディングの向上にもつながります。

 

5. 電子帳簿保存法について学べる本

最後に、電子帳簿保存法について体系的に学べる書籍をご紹介いたします。

『もっとよくわかる 電子帳簿保存法がこう変わる!』

著:松崎 啓介(2021年11月発刊)

2021年3月に出版された『電子帳簿保存法がこう変わる! ~DX化が進む経理・税務のポイント~』の続編です。本書でもデジタルトランスフォーメーションと電子帳簿保存法改正の関連性に触れつつ、令和3年度の改正にフォーカスして解説しています。

基本的な仕組みから改正の経緯、保存要件まで制度内容について詳しく紹介されています。
また、制度だけでなく実務への影響についても言及。さらに未来を見据え、令和5年に開始予定の電子インボイスの保存要件や交付義務についても触れられています。

経理担当者や個人事業主、顧問税理士向けの書籍です。

【目次の一部】

第1章 ここが変わる!電子帳簿保存法
第2章 電子帳簿保存法のキホン
第3章 電子インボイスの導入
第4章 DX化関連の税務

引用元:版元ドットコム

『改正電子帳簿保存法ハンドブック』

著:税理士法人 山田&パートナーズ、山田&パートナーズアカウンティング株式会社(著・編集)(2021年8月発刊)

2021年度の大幅改正に焦点を当てた電子帳簿保存法のハンドブックです。
著者と編集を務めた「総合型税理士法人 山田&パートナーズ」は、個人・法人向け税務業務から国際税務(IFRS)、医療税務など幅広いサービスを提供する総合型税理士法人。

経理担当者やCFO(Chief Financial Officer/最高財務責任者)、公認会計士、税理士などの方向けの書籍です。

【主要目次の一部】

はしがき
第1章 現行制度の内容と課題
第2章 令和3年度改正の内容と改正後の制度
第3章 改正後電子帳簿保存法の活用と留意点
第4章 改正後要件一覧表

引用元:一般社団法人 大蔵財務協会

『詳説 電子帳簿保存法 実務のポイント』

著:袖山 喜久造(監修)、SKJコンサルティング合同会社(編集)(2020年1月発刊)

電子帳簿保存法が施行されてから改正されるまでの間に起きた、e-文書法の施行や国税関係書類のスキャナ保存制度、スマートフォンの普及やその他のIT技術の進歩など、電子帳簿保存法を取り巻くさまざまな環境の変化にも触れながら、電子帳簿保存法を実務の中でどのように活用するのか、コンプライアンスの考え方に焦点を当てています。

経営者、経理担当者向けの書籍です。

【主要目次】

第1章 文書電子化を取り巻く環境の変化
第2章 帳簿書類の保存義務
第3章 電子帳簿保存法の概要
第4章 帳簿書類のデータ保存
第5章 国税関係書類のスキャナ保存制度
第6章 国税関係帳簿書類の電子化の検討
第7章 電子取引に係る電磁的記録の保存義務
第8章 電子化導入事例
第9章 電磁的記録の保存等の承認の手続

引用元:税研オンラインストア

 

06. まとめ

電子帳簿保存法とは、請求書や領収書といった国税関係書類をデータで保存することを認めた法律です。これまでにも何度か改正が行われ、基本的には要件が緩和され、利便性が向上されるような変更がなされていますが、一部、規制が強化されることもあるので、改正には注視していきたいところです。

電子帳簿保存法の活用により、ペーパーレス化を促進でき、業務効率化や柔軟な働き方の実現などさまざまなメリットがあります。国税関係書類を紙でしか保存していないという企業は、この機会に電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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