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グループウェアとは?基本からメリット・デメリットまでを解説

グループウェアとは、社内や事業部内、部署内など、グループで業務を行う上で必要なってくる、コミュニケーションやスケジュール管理、進捗確認、データのやり取りなどを実現するソフトウェアのことです。コミュニケーションに必要な機能がひとまとまりになっているため利便性が高く、テレワークが浸透した昨今、注目を集めています。

本コラムでは、グループウェアの主な機能から導入のメリット・デメリット、選定のポイントまで、まとめてご紹介いたします。

 

1. グループウェアとは

グループウェアとは、社内、さらには事業部内、部署内など、グループで業務を進める上で必要になってくる、コミュニケーションやスケジュール管理、進捗確認、データのやり取りなどを実現するソフトウェアのことです。

同じ業務に就くメンバー全員がオフィスの同じフロアで近くに席を構えて仕事ができるのであれば、その都度、声をかけてやり取りすることもできますが、たとえば、本社と支社、オフィスと自宅(テレワーク)、2階と1階のように就業場所が離れていれば、効率良くコミュニケーションを取れる手段が必要です。
また、社外への移動や出張などが多いメンバーがいる場合、スマートフォンやタブレットといったモバイルからでもストレスなくやり取りできる環境が求められます。

こうした課題を解決してくれるのがグループウェアです。従来の電話やメールなどによるやり取りに比べ、スケジュール管理や進捗確認、文書管理といった目的に特化した効率の良いコミュニケーションを実現できます。

 

2. グループウェアの代表的な機能

さまざまなグループウェアがある中で特長もそれぞれですが、代表的な機能は共通しています。以下で具体的な機能をご紹介いたします。

スケジュールの共有・管理

個々に、会議や出張、訪問、有給など自分の日々のスケジュールを入力して共有し、参加予定者の空いている時間帯で会議の予定を入れるなどして活用します。会議の予定が決まったら参加予定者に一斉に招待通知を出すなどの機能が付いているグループウェアも多いです。

共用設備の予約

会議室やプロジェクター、社用車といった会社の共用設備・機材の予約が行える機能です。
共用設備の予約を共有・管理することで、無駄なく効率よく活用できるようになります。

プロジェクト管理

プロジェクトごとに、フェーズごとの必要なタスクをスケジュールとともに可視化し、終了したものは終了のフラグを立てて、進捗状況が一目で把握できるようにした機能です。

メール・アドレス管理

社内だけでなく社外との連絡手段としても活用できるメールは、汎用性の高い連絡手段であるため、標準機能となっているグループウェアが多いです。
事業部や部署といった単位のグループでメーリングリストを作成したり、新たなメールアドレスの追加や、退社したメンバーのアドレスの削除といったアドレス管理も行えます。

メールよりも手軽に気軽に送り合え、リアルタイム性が高いビジネスチャットなどの機能が搭載されたグループウェアもあります。

社内ソーシャル

ビジネスSNSの機能が付いたグループウェアも多いです。業務に関するノウハウなどを共有するための機能です。情報を投稿すると、閲覧したほかのメンバーが「いいね」などの反応を返すボタンが付いていたり、投稿にコメントを返信できたりするようになっています。

社内回覧板・掲示板

社内全体に、または一部の関係者に一律に知らせたい内容を掲示できる機能です。
既読状況を把握できる機能や、コメントを付記できる機能も活用可能です。

ファイル共有

文書や資料などのデータファイルを共有するための機能です。
必要に応じてダウンロードも可能です。

ワークフロー機能

稟議や経費精算などの申請を行う機能です。
紙による申請よりもスピードアップと効率化が期待できます。

ワークフローに関して詳しくは、下記の記事もご覧ください。

【関連記事】
ワークフローとは?ワークフローシステムのメリットや選び方などを解説!
ワークフローシステムでできること5つ!導入メリットをわかりやすく解説

在籍確認

メンバーがグループウェア上に滞在しているかどうかを一目で確認できる機能です。
急ぎの要件で返事をすぐに欲しい場合などに便利です。

 

3. グループウェアを導入するメリット・デメリット

以上のようにさまざまな機能を併せ持つグループウェアですが、導入して自社で使いこなせるのかどうかを判断するためにも、導入のメリットとデメリットを確認しておきましょう。

グループウェアを導入するメリット

まず、グループウェアを導入するメリットからご紹介します。

異なる場所・タイムゾーンのメンバー同士で協業できる

グループウェアを活用することで、同じ社屋内の別のフロア同士はもちろん、国内の複数拠点や、テレワーク中のメンバー、さらには国外の異なるタイムゾーンにいるメンバー同士で、スムーズなコミュニケーションを図れたりお互いにそれぞれの作業状況を把握できたりします。これにより、プロジェクトをスムーズに進行させることが可能です。

情報共有を活性化できる

グループ内でコミュニケーションを取るための複数の機能が搭載されていて情報共有がしやすく、必要に応じて最適な手段を選択できるため、グループウェアの導入により情報共有が活性化される効果が期待できます。

周知を徹底したい連絡の場合は、既読確認機能を活用したり、複数の連絡方法を利用したりといった手段がとれるほか、社内チャット・社内SNSを活用すれば、運用方法次第で雑談のようなゆるいコミュニケーションの促進も可能です。

業務効率化につながる

上記のようなメリットの享受を中心に、ほかの機能も併用することで、業務に関する連絡がスムーズに行えたり、情報共有がしやすくなります。

また、ペーパーレス化の実現や、個々の業務の現状、プロジェクト進捗状況の可視化なども後押しし、業務効率化につながります。

グループウェアを導入するデメリット

では、グループウェア導入にはデメリットはないのでしょうか?

金銭コストがかかる

無料のグループウェアもありますが、本格的に活用しようと思えば機能の充実した有料ツールの導入が現実的です。製品によって料金体系は異なりますが、初期費用と月額料金などのランニングコストが発生する点がデメリットといえます。

利用人数と料金体系の組み合わせによっては、高コストとなってしまうケースも出てくるため、あらかじめシミュレーションしておく必要があるでしょう。
製品によっては、サポートサービスは別契約ということもあるので、その点も併せて確認しておきたいところです。

また、導入後は、宝の持ち腐れとならないよう、従業員全員に活用されるように、操作講習などのオンボーディングもしっかり行う必要があります。スムーズに運用するために、不具合が起きた際にベンダーとの窓口となる担当者を設けておくことも大切です。

 

4. グループウェアの選定ポイント

最後に、さまざまなグループウェアの中から自社に合ったものを選ぶためにチェックしておきたいポイントをご紹介いたします。

自社の課題や導入目的、傾向に合っているか?

グループウェアに限らず、新たなデジタルツールや制度の導入時に共通する準備ですが、まず、導入の目的を明確にしておくことが導入成功の第一歩です。グループウェア選定の際は、その目的にマッチした機能や特長を持つ製品を選びましょう。

グループウェアを導入しようと考えるからには、円滑なコミュニケーションや情報共有が大まかな目的となる点はどの企業でも共通するでしょう。ただ、自社が抱える課題に基づいてさらに詳細に掴んでおくことが大切です。

たとえば、会議が多く、これに付随した課題を抱えている会社なら、会議室の予約や議事録作成機能など、会議関連の機能が充実した製品が適しているでしょう。一方、テレワークを行うメンバーが増えてコミュニケーションロスに課題を抱えているなら、チャットやSNSといったコミュニケーション機能が充実したタイプを選んだ方が良いでしょう。

導入範囲とマッチした料金体系か?

「グループウェアを導入するデメリット」でお伝えしたように、利用人数と料金体系の組み合わせによっては、高コストになってしまうこともあります。

たとえば、利用人数が少なく、初期費用が高く、ボリュームライセンスである場合、実際に導入してみて、あまり効果が感じられなくて短期間で解約することになれば、費用対効果が低くなってしまうこともあります。また、利用人数が多く、途中で人数の増減があまりなく、ユーザー課金形式の製品だった場合、ボリュームライセンスの方が費用対効果が高くなるケースもあるでしょう。

導入時に利用するのが全社単位なのか、それとも一部の部門のみなのかといった導入範囲と、導入後、増減する可能性の有無を確認し、それに適した料金体系の製品を選びましょう。

操作性

グループウェア製品の違いは、機能や特長、料金体系ばかりではありません。操作性も確認しておきましょう。
一般的には、利用者のITリテラシーが低い場合は直感的に操作できるシンプルなツールが良いとされていますが、自社で利用している既存のシステムやアプリケーションなどの操作性と似たグループウェアであれば、スムーズに使いこなせるようになるでしょう。

 

5. まとめ

グループウェアについて、概要と代表的な機能、導入のメリット・デメリットなどをご紹介しました。

グループウェアが登場したのは1990年代と意外に古く、昔からビジネス現場で活用されてきたツールです。近年のグループウェアは、クラウド化や機能の充実化で、より利便性の高いものとなってきています。

業務におけるコミュニケーション不足や情報共有に課題をお持ちの企業様などは、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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