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文章管理システムとは~導入準備から失敗しないポイント解説~

紙及び電子文書を一元管理する「文書管理システム」。いちいち検索する手間をなくし、文書の更新や共有がしやすくなったり、電子文書の場合はペーパーレスによってコスト削減の可能性があるなどの多くのメリットがあります。

文書の登録や検索といった基本的な機能のほか、ワークフロー機能を搭載したものから、オンプレミス型・クラウド型・無料で導入できるツールなど文書管理システムの種類はさまざまです。この記事ではおすすめの文書管理システムについての概要から導入メリット、導入時のポイントについて解説していきます。

 

1. 文書管理システムとは

文書管理システムとは、紙の文書を電子化したものや電子文書を格納・管理するシステムのことを指します。ワードやエクセルで作られた文書や、電子化されたドキュメントを格納し、文書の保管や保存、活用、廃棄というライフサイクルをシステム上で一元管理できます。紙で保存している書類を、デジタル化してデータを保管できるのが最大の特徴です。

必要な文書を必要なタイミングで検索してすぐ取り出せるようになっており、更新や共有をしやすくすることを目的としています。総務省や地方自治体においても文書管理システムが活用されています。なお、文書管理システムとファイルサーバは似ていますが、ファイルサーバの場合はデータの保存を目的としているため、少し傾向が異なります。

 

2. 文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを導入するメリットは、大きく分けて6つあります。

必要な書類をどこにいてもすぐに探すことができる

文書管理システムを導入することで、必要な書類を早く探し出せるようになります。各文書の管理が行われていない場合、どこに何の書類があるのかわからず時間がかかってしまいます。しかし、これらがシステム化されていれば、必要な書類をすぐに探せるため、時間コストの削減が可能です。また、システム内の該当箇所を共有することで文書共有もスムーズになり、業務の効率化にもつながります。

セキュリティを強固にして、漏洩リスクを軽減できる

文書管理システムで管理を適切に行うこと、セキュリティの強化にもつながります。例えば、それぞれの文書にアクセス権限の制限などが行えるため、情報漏洩や改ざんなどを防ぎ、守秘義務のある文書に対してもセキュリティを高めることが可能です。

探すためのエネルギーやスペースのコストを削減できる

文書管理システムを導入することで、いままで紙の書類を保管していたスペースを削減できます。紙の書類はかさばるため、数も多くなってくると保管するだけで多くのスペースを使ってしまいます。文書管理システムなどを活用し、紙で保管する必要のない書類を電子データとして保管すれば、場所のコストカットが可能です。また、書類を探索する時間・エネルギーなどのコスト削減や従業員の負担軽減にもつながります。

一元管理によって常に最新版を確認できる

文書管理システムは、書類を一元管理できる強みがあります。書類をさまざまな方法で管理すると、場所代やサーバー代、セキュリティ対策など、コストが増えてしまいますし、複数管理することでどれが最新版かを判別することが限りなくできません。各種書類の状況を管理するためには、各媒体を確認しなければならず、コストがかかってしまいます。

文書管理システムを1つにすることで、すべての書類を1つのシステムに統合できるため、無駄な費用がかかりません。また、メンテナンスも効率的にできるため、時間的な管理コストも削減できます。

顧客対応の質が向上する

文書管理システムでは、閲覧履歴・取引履歴といった情報を参照することが可能です。そのため、ユーザーによりマッチした文書を従来よりも素早く提供可能です。また、問い合わせがあった際にも、必要な情報を迅速に探せるためスピーディーな対応ができたり、問い合わせ履歴などを分析して新たなニーズを発掘できたりと、顧客満足度の向上が期待できます。

内部統制活動をサポートできる

文書管理システムで内部統制活動の効果的なサポートが可能です。責任者の承認した履歴を残したり、バージョン管理をすることで最新版でない文書を提供するトラブルを防いだりする機能があります。また、システム内での編集・操作ログを残すこともできるため、文書の改ざんを防止することにもつながります。

 

3. 文書管理システムの導入するためのポイント

文書管理システムの導入を検討する際に確認すべきポイントについて説明します。導入前の準備は以下の5つのステップで進めましょう。

1 . 文書管理システム導入目的の明確化
2 . 文書管理における優先順位の策定
3 . 管理者と利用者の意見のすり合わせ
4 . 機能要件の確認
5 . 社員への教育・研修の実施

文書管理システム導入目的の明確化

自社の文書管理においてどういった目的で導入するのか、何を満たせば導入してよかったのかなどシステムの導入目的に優先順位をつけずに導入している場合があります。

文書管理システムの導入目的の例としては、「バージョン管理を優先する」「検索性を優先する」「保管手続きの簡便さ・堅牢さを優先する」といったものが挙げられます。過去の文書を流用する業務が多いのであれば、検索性・バージョン管理が重視されるべきですし、文書を契約上の証拠として残していく業務が中心であれば、保管の簡便さ・堅牢さが重視されるべきです。

このように目的をおおよそ明確にしておかずに業務の最適化という大まかな目的で文書管理システムを導入してしまうと、投資対効果が低くなってしまいますので注意しましょう。

文書管理における優先順位の策定

文書管理に関して重要なポイントの1つとして、何を優先して文書を管理するのかということです。自社の活用方法から考えて、何をどう管理するのが一番なのか考え、それを考慮した管理の仕方を考えていきましょう。

情報共有のしやすさと管理のしやすさは相反関係だと言われていますが、どちらを重視するかも運用時に決定しておく必要があります。すべての部門で使いやすい運用方法を採用することは難しく、なるべく多くの部署が困らないような文書管理システムを選定することが重要です。

文書管理の手法としては「ワリツケ式」と「ツミアゲ式」の2つが挙げられます。それぞれ下記を参考にしてみてください。

トップダウンで分類する「ワリツケ式」

1つめは「ワリツケ式」と呼ばれる分類方法です。ワリツケ式では、社内の文書を管轄する部門が「大分類→中分類→小分類」のように、トップダウン方式で文書を整理します。そして分類ごとに番号を振ることで、文書の検索性を容易にします。

例えば、まず社内向けとそれ以外の書類に分け、それらを部署ごとに分類するといった方法が考えられます。

ワリツケ式では、簡単に文書の分類ができるうえに組織的な統制ができるというメリットがある一方、実際には分類に収まりきらない文書も多く存在するため、それらが形骸化してしまうデメリットも存在します。

実務担当者が分類する「ツミアゲ式」

2つめの文書管理方法は「ツミアゲ式」と呼ばれる分類方法です。ツミアゲ式とは、ワリツケ式とは逆に「小分類→中分類→大分類」と、文書を小さな分類から大きな分類の順に整理します。実務担当者がすべての書類に目を通し、グループ分けしていきます。現在では多くの企業や公共機関がツミアゲ式を使用しています。

ツミアゲ式を採用するメリットとして、ワリツケ式で発生するような分類に収まらない文書が発生しにくくなり、より実態に沿って文書を分類できます。一方デメリットとしては、既存の書類すべてに目を通して分類するので、多くの時間を要します。

管理者と利用者の意見のすり合わせ

文書管理システムの管理者と利用者では、文書管理システムに対しての利用意識の違いが出てきます。導入に際して管理者側で一方的な管理設定を行ってしまうと、意に反して不便なものになってしまうこともあり、利用者側でルールを決めてしまうと、管理者側で管理しきれない現象が発生してしまいます。

管理者とユーザーの双方で文書管理システムの運用方法や管理体制についての意見をすり合わせし、双方が納得する方法を探りましょう。

機能要件の確認

文書管理システムには様々な機能があり、導入目的が違えばシステムに求められる機能も異なってきます。目的に応じた機能を選定するようにしましょう。管理者・利用者のいずれかの基準のみで製品を選んでしまったがゆえに、導入後に必要としていた機能が搭載されていなかったなど十分に可能性が考えられます。逆に自社が求めていた機能の他にもたくさんの機能が搭載されており、十分に活用できない場合もありますので、自社の達成したい目的に対して、どんな機能が必要なのかを洗い出していきましょう。

社員への教育・研修の実施

文書管理システムが導入された際は使用方法や用途について社員へ説明・研修などを実施しましょう。

管理されている文書は、会社の重要な財産です。セキュリティ面でも高品質なサービスが多くありますが、社内の人間のミスで情報漏洩が起きれば元も子もありません。

これらを防ぐために、文書管理システムの研修などを設けて、社員教育を徹底していきましょう。研修の内容としては例えば、細かい利用規定や閲覧に際しての権限についての説明、関係者しかアクセスできないように制限したりするルールの解説をするのが良いでしょう。

 

4. まとめ

文書管理システムについて解説してきました。文書管理システムを導入することで、業務の効率化やセキュリティの強化、内部統制活動のサポートなど、さまざまなメリットが得られます。文書管理はルールの策定から運用、改善を含めた設計が必要になります。現状を把握し、どのような目的を達成すべきか把握することから始めましょう。

継続的な文書管理には文書管理システムの活用が有効です。今回の記事を参考に、文書管理のあり方を見つめ直してはいかがでしょうか。

 

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