intra-martがOCRとRPAをつなぎ3割近くの業務負荷軽減
FAX注文書の自動取り込みから納期自動回答を実現

処理できないものは、バックオーダーとして翌日に回る。そのユーザーについては、基本的にオーダーを受けてから2日後に出荷する約束となっており、処理の遅れが会社としての信頼を損ねることにもなりかねない。

「特に、ゴールデンウイークなど、まとまった休暇後の処理は数倍へと一気に増加します。そのため、これ以上、同様の方法を継続していくと、処理に限界がくると考えていました。人手をピーク時に合わせて常に確保するとなれば、コスト面で大幅に効率を落としてしまいます。そこで、処理の効率化を目指して、2017年末頃より本格的にシステム化を検討することになりました」とK.W. 氏は語る。

トーソーでは、以前より付き合いのあったNEXSに相談したところ、「intra-mart」を核に、「OCR」「RPA」の組み合わせによる受注効率化システムの提案を受けた。そのシステム処理の流れは、次のようなものになっている。

まず、大口のユーザーからの注文情報（商品マスタレベルの注文情報）は、EDIデータとして受けてデータ変換ソフトを介してintra-martに取り込む。EDIデータとしての取り込みができない注文書（詳細注文）やFAX仕様書（詳細オーダー）に付いた店舗番号、伝票番号、日付については、FAXで受けてTifファイルにしてOCR処理によってデータ化。それを同じくintra-martに取り込み、先のEDIデータと紐づけてオーダーを一覧化する。なお、OCRで認識できなかったFAXの項目については、必要な修正事項を手入力している。

オーダーを一覧化したデータは、基幹系の受注管理システムに取り込まれ、さらに「エンドユーザーへの回答用システム」に対して、一覧から必要情報をRPAが自動転記し、納期などを自動回答する。同社では18年1月から評価テストを実施して、NEXSの提案を4月に採用することを実質的に決定した。

「評価テストの段階で、NEXSよりご提案いただいたOCRの認識率は9割以上を達成していました。同じくOCRを活用したシステムの提案をした他社の製品は6割程度の認識率でしたから、その差は歴然でした。もう一社の提案は使い込みながらデータリンクの改善を図っていこうというものでした。もし、受けたデータが上手く変換できず、受注システム自体が止まってしまうようなことにでもなれば納期にも影響するなど、お客様の当社に対する信用にもかかわってきます。そのようなトラブルの発生は、絶対に避けたいと考えました」とK.W. 氏。

さらに、19年1月からは3カ月を掛けて導入に向けての本格的なテストを実施した。実データを使用したテストでも、採用したOCRは80％以上の認識率を達成している。