クラウドサービス「Accel-Mart」を基盤とする
「Web 在庫・出荷状況照会システム」で
リアルタイムな情報提供と問い合わせ業務負担を大幅軽減

新システム導入後にログを調査したところ、2019年3月時点で利用者は、在庫照会が約3.4万回、受注出荷状況照会が約4000回にのぼり、5月に在庫照会が約3.7万回まで増加した。8月時点でシステムの利用が可能な代理店の116拠点のうち、102拠点での利用があったという。

佐々木氏は、「7月に代理店様にシステム利用についてのアンケートを実施し、107拠点から回答を得ました。その結果、良く利用しているが66％、たまに利用しているが23％で、実際に受発注を行っている拠点はほぼ100％の利用です。そして、問い合わせ業務は72％削減し、コスト削減を83％が実感していると回答しています。問い合わせに1分掛かると仮定すると、月間で約350時間分の削減になります。実際、私自身も各営業所に赴くことがありますが、問い合わせの電話が非常に少なくなったという声を多く耳にします」と成果を語る。

また、代理店の先にいる販売店からの問い合わせについて、以前は電話やFAXで代理店を挟んで2段階のやり取りをしていたので、回答できるまでにタイムラグが発生することがあった。「それが解消し、リアルタイムに情報提供できるようになったことで、CSの向上に貢献しています。加えて、運送会社の送り状ナンバーも検索できるようにしたことで、商品が流通過程のどこにあるのかも代理店様が容易に追跡できるようになりました。代理店様が同システムから直接、各運送会社のWebサイトにアクセスして配送状況の確認することが可能となり、双方の工数が大幅に削減されました」と佐々木氏。

検索では、互換性を持つ商品も同時に表示される。これによって、指定した品番の製品在庫がなくても、別の商品を選択できることから、顧客が他社製品に流れる機会が減っているという。また、適応する複数の製品の中から代理店がエンドユーザーに上位の品目を販売できる点も、隠れた成果の一つになっている。

新システムの大きなポイントの一つが、代理店のユーザー管理を日本特殊陶業が行うのではなく、代理店に任せた点だ。代理店側のユーザーは固定しているわけではなく、入れ替わりも多い。担当者の異動時のメンテナンス作業が多く発生されることが想定される上、もし、退職者がそのまま管理権限を持ち続けていた場合、情報漏えいなどのセキュリティ問題になりかねない。そこで迅速な管理ができるよう、代理店に一任したのである。その結果、工数削減とともに運用負担も軽減した。

そこには「Accel-Mart」のマルチテナント機能が生かされており、各代理店が同じアプリケーションを共有する一方、権限設定で参照できる情報が分けられている。