基幹システム更新に合わせて「intra-mart®」を導入
文書管理の統合とワークフロー化で生産性向上に貢献

「以前は、各事業部で文書管理や顧客管理を行っていました。そのため、情報の重複などもあり、マニュアルやカタログの保管場所もバラバラで、必要な文書を容易に探すことができなかったり、修理など、顧客からの問い合わせにも部署間で情報が共有されず対応に時間が掛かったりするという課題がありました。特に、ISO文書は以前、IBM Notes/Dominoで管理していたのですが、将来性を考えるとその状態を放置しておくことに不安がありましたので、文書管理の一元化を目指しました」と情報システム部部長の西川英治氏は振り返る。

こうして基幹システムの入れ替えおよび、基幹システムと連携するシステム共通基盤での情報一元化を実現する一大プロジェクトがスタート。ISO文書のほか、社内規程、設備関連文書、各ガイドライン・マニュアル・手引き、契約書など一般文書を含めた文書管理を統合。さらには部署をまたいだ修理情報、顧客情報を一元化できるシステム環境を実現するとともに、修理受付から完了までのプロセスや稟議のワークフロー化も実現することで、業務効率の改善を目指したのである。

基幹システムと連携して顧客・サービス・文書に関する情報を統合。また、効率的なワークフローを実現する統合基盤として採用したのが、NECネクサソリューションズ株式会社（以下、NEXS）がERPパッケージ「GRANDIT」とともに提案したシステム共通基盤「intra-mart」である。