シェアードサービスで目指す会計・財務業務の集約・標準化・自動化
SAPのフロントシステムとして業務デジタル化のプラットフォームに

業務が標準化されていないことによる弊害は、コンプライアンスやガバナンスの強化といった側面にも強く影響する。紙や手作業を廃し、各種申請・承認のプロセスの手順を標準化し、最終的にSAPに連携するシステムを統一することで、グループ全体の経理・財務業務の高い透明性を担保することによって、業務の効率化を図ると同時に徹底したガバナンスの強化を図る意図があったのだ。

システムの選定において、最初に挙げたのが基幹システムとの連携が容易に行える点だ。グローバル会計として導入したSAPの利用の高度化が目的の一つだったため、SAPのフロントシステムとして外部インタフェースなどが開発しやすいことが重要な条件にあった。「いくつかの製品を比較検討した結果、ERPとの連携モジュールや実際の連携実績が豊富なintra-martが群を抜いて開発が容易だと判断できました」（能塚氏）。intra-martは、様々な外部システムと連携する200を超えるAPIやモジュールを備えており、SAPとの連携においてもWebシステム上からSAP内のデータを取得・更新するリアルタイム連携APIが予め用意されている。

また、ランニングコストも他の製品より適していた。シェアードサービスという性格上、12拠点のそれぞれの従業員が利用するため、ユーザー数は必然的に多くなる。インストールするAPサーバのCPUで課金するライセンス体系のintra-martは、ユーザー数の制限がなく、以後の拠点数やユーザー数の増加に伴うランニングコストを大幅に抑制できるわけだ。「導入にあたり、いくつかの製品を比較検討しましたが、intra-martのコストパフォーマンスが最も優れていました」（能塚氏）。

さらに、選定には将来を見据えたビジョンも関係した。「シェアードサービスセンターは業務の集約から標準化、そして自動化を段階的に実現できるものでなければならない」。能塚氏が自身の目指すシェアードサービスの“あるべき姿”をこう説明するように、プラットフォームとして採用するシステムには、最終的に業務を自動化するためにプロセスをデジタル化し、業務と業務、プロセスとプロセスを繋ぎ、全体最適を実現できるものが求められた。これらの条件とコンセプトを全て満たす製品として、intra-martの採用を決定したのだ。

シェアードサービスセンターの開設に伴い、TDK中国がintra-martをプラットフォームとして集約しデジタル化した業務プロセスは、各種支払いや売掛金の入金のプロセスからGM（一般会計／手形／債務／債権）・FM（固定資産／リース）のマスターメンテナンスと多岐にわたる。2015年に大連をパイロット拠点として開始したオペレーションも、現在は中国だけではなく、フィリピンとシンガポールを含む事業会社全16拠点が利用するまでに拡大している。その効果の一つとして、能塚・最高財務責任者は、グループ全体における経営資源の効率化を挙げる。「intra-martをプラットフォームとしたシェアードサービスにより、事業会社各社の経理財務部門が本業の付加価値業務に集中できる環境を整えることができました。事業会社によっては紙や手作業による従来の業務がデジタル化されたことで生産性が高まったことはもちろんですが、それをグループ全体で取り組めたことで中国全体の事業の付加価値の向上に寄与できたと感じています」（能塚氏）。

加えて、基幹システムであるSAPとの連携においてもフロントシステムにintra-martを利用することで膨大な会計処理データ入力の手作業を廃し、「業務に要する時間を従来に比べ30％削減できました」と能塚・最高財務責任者は話す。また、経理・財務業務の手順が標準化されたことでプロセスの透明性も格段に高まったという。「例えば経費精算業務では、中国の領収書明細にあたる発票などの証憑がデジタル化されたプロセスで残すことができ、容易に監査証跡を管理できるようになりました」（能塚氏）。intra-martをプラットフォームとして会計・財務業務を集約し、デジタル化という手段を用いて標準化を実現したことによって、さらなるガバナンスの強化が図れたという。

TDK中国のシェアードサービスセンターによる業務の効率化は次のフェーズに移っている。RPA導入による会計・財務業務の自動化だ。「自動化するには業務の標準化が必要。intra-martにより業務プロセスをデジタル化して標準化し、現在は定例で大量に反復して行うプロセスの自動化を進めている」と能塚氏。RPA推進室を立ち上げ、自動化を積極的に推進する。入金後の売掛金のデータの消し込みでは、従来の人による手作業の8割がすでに自動化されている。

こうしたシェアードサービスセンターによる中国の先進的な業務効率化の一連の取り組みは、グローバルに事業を展開するTDKにおいて成功事例として高く評価されており、他の地域にとってロールモデルともなっている。今後はプラットフォームであるintra-martと様々なタスクを自動化するRPAを連携させ、シェアードサービスを一段と進化させる方針だ。