システムリプレースで業務プロセスの内製化を実現
従業員6,000名が利用する情報活用の基盤に

タイ・エアアジアがワークフローを利用するのは、実はintra-martが初めてではない。2016年から2018年にかけての約3年間、かねて導入していた他のシステムに備わるワークフローの機能を利用し、経費精算や購買業務等の様々な申請承認の処理を行っていた。しかし、目まぐるしく変化するビジネス環境にあって競合他社との熾烈な競争を勝ち抜くために、社内の組織やルールの変更が非常に頻繁に行われ、その結果、単なる承認ルートの変更だけでなく、業務プロセス自体の大幅な見直しに伴う根本的なワークフローの変更作業が常に平行して複数発生していた。

当時のワークフローで抱えていた課題について、ICT部システムスペシャリストのジラット氏は、「システムの仕様上、自社では新規作成も変更も対応が難しく、その都度デベロッパーに外注する必要があり、コストもさることながら、とにかく多大な時間がかかっていた」と振り替える。実際、利用できるまでに簡易な変更で一か月近く、複雑かつ大掛かりな新規作成にあっては半年から一年にも及ぶことがあったという。なおかつ、その作業期間の申請承認は、紙の帳票による処理で代替せざるを得ず、システムを導入していながらも社内は紙で溢れ返っていた。

また、もう一つ、タイ・エアアジアが従前のシステムを十分に活用する上で障壁となっていたのが、その価格体系だ。ワークフローを日常業務でフルに活用するバックオフィスの従業員だけではなく、パイロットや客室乗務員、また空港で勤務する外勤の職員を含め、同社の利用対象者は6,000名にのぼる。intra-mart導入以前のシステムはユーザー単位の課金だったため、その膨大なコストが全社利用の促進を阻む一因となっていたのだ。