おすすめのワークフローシステム8選比較！比較ポイント・選び方を解説

稟議や経費申請、休暇申請など、企業では日々さまざまな申請・承認業務が発生します。こうした申請・承認業務を効率化できるのが「ワークフローシステム」です。申請フォームや承認ルートをシステム上に設定し、申請から承認、決裁までの一連の流れを電子化できます。

ただし、ワークフローシステムによって対応できる承認ルートや申請フォーム、外部システムとの連携性などは異なります。自社の業務や組織規模に合った製品を選ぶことが重要です。

本記事では、ワークフローシステムの主な機能や種類、費用相場について解説します。比較する際のポイントやおすすめのワークフローシステム8製品も紹介するため、導入を検討している方は参考にしてください。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業内で行われる申請・承認・決裁などの一連の業務を電子化するシステムです。

企業では、稟議書や経費精算、休暇届、備品購入、出張申請など、さまざまな申請業務が行われています。ワークフローシステムを導入すると、PCやスマートフォンなどから申請し、設定された承認ルートに沿って承認者へ申請内容を送信することが可能です。承認者はシステム上で内容を確認し、承認・却下・差し戻しなどを行います。

申請状況や承認履歴もシステム上で確認できるため、「現在誰が承認しているのか分からない」「過去の申請書が見つからない」といった問題を防ぎやすくなるでしょう。書類の印刷や回覧、保管にかかる負担を軽減でき、テレワークや外出先からの承認にも対応可能です。

承認ルートをあらかじめ設定しておけば、申請者がその都度承認先を判断する必要がなく、承認漏れや誤った承認先への回付も防ぎやすくなります。

 

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムには、申請・承認業務を効率化するためのさまざまな機能があります。

代表的な機能は以下のとおりです。

製品によって利用できる機能や設定できる承認ルートは異なります。申請金額による条件分岐や、複数の承認者が同時に確認する並列承認などに対応する製品もあります。

自社で現在行っている申請業務や承認ルートを整理し、必要な機能を洗い出してから製品を比較しましょう。

 

ワークフローシステムのタイプ・種類

ワークフローシステムは、対象となる企業規模や特徴によっていくつかのタイプに分けられます。ここでは、ワークフローシステムを以下の5つのタイプ・種類に分けて解説します。

• 大企業向けワークフローシステム
• 中小企業向けワークフローシステム
• Excelフォーマットを活用できるワークフローシステム
• システム連携にすぐれたワークフローシステム
• ワークフロー機能付きグループウェア

大企業向けワークフローシステム

大企業向けのワークフローシステムは、大規模な組織や複雑な承認フローに対応できることが特徴です。

従業員数や拠点数が多い企業では、役職や部署、申請金額などによって承認ルートが複雑になります。組織改編や人事異動が頻繁に発生する場合には、組織情報の変更に合わせて承認ルートを管理できる仕組みも必要です。

複数会社をまたぐ承認や多言語対応が必要になる場合もあるため、組織管理や権限設定、システム連携なども確認しましょう。

中小企業向けワークフローシステム

中小企業向けの製品には、シンプルな操作性や導入のしやすさを重視したものが豊富です。

クラウド型であれば自社でサーバーを構築する必要がなく、少人数から導入できる製品もあります。専任のIT担当者を置くことが難しい企業では、初期設定のしやすさやサポート体制も確認しておきましょう。

ただし、ユーザー課金型では利用人数によって料金が増えるため、将来的な利用規模も考慮する必要があります。

Excelフォーマットを活用できるワークフローシステム

現在使用しているExcelの申請書を活用できるタイプもあります。Excelで作成した申請書を取り込んだり、既存の帳票に近い画面を作成したりできる製品なら、現在の運用を活かしながら電子化しやすい点がメリットです。

既存帳票を多く使用している企業では、Excelファイルの取り込み可否だけでなく、レイアウトや入力項目をどこまで再現できるかも確認しましょう。

システム連携にすぐれたワークフローシステム

既存の業務システムと連携し、申請・承認後の処理まで効率化できるタイプです。

たとえば、経費申請の承認後に会計システムへデータを連携したり、人事システムの組織情報を承認ルートへ反映したりできます。システム間でデータを連携すれば、別のシステムへ手入力する作業を削減することが可能です。

既存システムを活かしたい企業は、APIや各種連携ツールへの対応状況を確認しましょう。

ワークフロー機能付きグループウェア

グループウェアの機能のひとつとしてワークフローを利用するタイプもあります。

スケジュールや掲示板、ファイル共有などと同じシステム上で申請・承認できるため、複数の社内業務を集約することが可能です。すでに利用しているグループウェアにワークフロー機能があれば、新たなシステムを追加せずに電子化できる場合もあります。

ただし、ワークフロー専用システムと比較すると、複雑な承認ルートや高度な外部連携などに制約がある場合があります。

 

ワークフローシステムの費用相場

ワークフローシステムの費用は、クラウド型かオンプレミス・パッケージ型かによって大きく異なります。

クラウド型では、初期費用が無料または数万円程度で、利用人数に応じた月額料金を設定している製品が多く、今回紹介する製品では、1ユーザーあたり月額300〜500円程度から利用できるものもあります。

ただし、基本料金や最低利用料金、最低契約ユーザー数が設定されている場合があります。外部システム連携などがオプションになるケースもあるため、1ユーザーあたりの料金だけで判断しないことが重要です。

一方、パッケージ型やオンプレミス型では、数十万〜数百万円以上のライセンス費用が必要になる製品があります。サーバーの構築や導入支援、カスタマイズ、保守などの費用も含め、数年間利用した場合の総額を比較しましょう。

 

ワークフローシステムの比較ポイント・選び方

ここでは、ワークフローシステムの選び方のポイントとして、以下の6点について解説します。

• 提供形態
• 申請のフォーマットの柔軟性
• 自社の承認フローへの対応・設定の自由度
• 既存のシステムとの連携
• セキュリティ対策
• 料金体系

提供形態

まずは、クラウド型とオンプレミス・パッケージ型のどちらが自社に適しているか検討します。

クラウド型は自社でサーバーを構築する必要がなく、比較的導入しやすいことが特徴です。一方、オンプレミス型は自社環境にシステムを構築するため、セキュリティポリシーやシステム構成に合わせて運用しやすい場合があります。

申請のフォーマットの柔軟性

稟議書や休暇申請などのテンプレートだけでなく、自社独自の申請書を作成できるか確認しましょう。

入力欄や選択肢、計算項目などを自由に配置できるか、Excelで使用している帳票を取り込めるかなどが比較ポイントです。現在の帳票を維持したい場合は、実際の申請書をどこまで再現できるか確認してください。

自社の承認フローへの対応・設定の自由度

自社の承認ルートを再現できるか確認することも欠かせません。

企業によっては、「一定金額以上なら部長の承認を追加する」「特定の申請は複数部署で確認する」など、独自の承認ルールがあります。

条件分岐や並列承認、代理承認、合議、承認者の自動判定など、必要な機能を洗い出して比較しましょう。組織改編や人事異動が多い企業では、組織情報の変更に対応しやすいかも重要です。

既存のシステムとの連携

会計、人事、販売管理、グループウェア、電子契約などと連携できれば、承認済みの情報を再入力する作業を減らすことが可能です。ワークフローの前後に別の業務システムを利用している場合、連携性が低いと申請・承認を電子化しても手作業が残る可能性があります。

APIが提供されているか、標準で連携できるサービスは何か、追加料金が必要かなどを確認しましょう。

セキュリティ対策

申請書には、従業員の個人情報や取引先情報、経営に関する情報などが含まれる場合があります。アクセス権限やIPアドレス制限、シングルサインオン、操作ログ、データの暗号化など、自社が必要とするセキュリティ機能を備えているか確認しましょう。

料金体系

月額料金だけでなく、初期費用やオプション料金、最低契約ユーザー数なども確認します。

特にユーザー課金型では、従業員数によって総額が大きく変わります。自社に必要な機能を含め、利用人数の増加も想定した総額で比較しましょう。

 

おすすめのワークフローシステム8選比較

ここからは、おすすめのワークフローシステム8製品を紹介します。

※2026年9月時点

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、株式会社DONUTSが提供するクラウド型のワークフローシステムです。稟議書や休暇申請、各種届出などの社内申請を電子化できます。

申請フォームの作成に加え、申請内容や所属などに応じた承認経路を設定できます。スマートフォンからも申請・承認でき、外出先やテレワーク中でも処理を進められます。

初期費用・サポート費用は0円で、ワークフロー単体では1ユーザーあたり月額300円です。クラウド型でシンプルに導入したい企業に適しています。

ジンジャーワークフロー

ジンジャーワークフローは、jinjer株式会社が提供するクラウド型のワークフローシステムです。申請フォームや承認ルートを作成し、社内の申請から承認までをオンラインで管理できます。

人事労務や勤怠管理などのジンジャーシリーズとあわせて利用することで、従業員情報を活用したワークフローを構築できます。

料金は1ユーザーあたり月額300円（税別）からです。すでにジンジャーシリーズを利用している企業や、人事労務関連のシステムとあわせて導入したい企業に適しています。

コラボフロー

コラボフローは、株式会社コラボスタイルが提供するワークフローシステムです。Excelの申請書を活用して申請フォームを作成できる点が特徴です。

Excelで作成した帳票をWebフォームへ変換でき、既存の申請書のレイアウトを活かしながら電子化できます。Microsoft Teamsやkintone、電子契約サービスなどとの連携にも対応しています。

クラウド版は初期費用0円で、スタンダードプランは1ユーザーあたり月額500円（税別）からです。既存のExcel帳票を活かして電子化したい企業に適しています。

Create!Webフロー

Create!Webフローは、インフォテック株式会社が提供するワークフローシステムです。紙の申請書をイメージしたフォームを作成でき、従来の帳票を活かしながら電子化できます。

承認ルートの設定や申請内容による条件分岐などに対応しています。クラウド版とパッケージ版があり、自社のシステム環境や運用方針に応じて選択できます。

クラウド版は初期費用0円、1ユーザーあたり月額500円（税別）です。現在の申請書の使い勝手を維持しながら電子化したい企業に向いています。

AgileWorks

AgileWorksは、株式会社エイトレッドが提供する、大規模組織向けのワークフローシステムです。複雑な組織構造や承認フローに対応しています。

組織改編や人事異動を考慮した組織管理機能を備え、複数の部門や役職が関係する承認ルートを設定できます。

クラウド版とパッケージ版があり、クラウド版は初期費用0円、月額30万円（税別）からです。複雑な承認フローを全社的に運用したい企業に向いています。

楽々WorkflowII Cloud

楽々WorkflowII Cloudは、住友電工情報システム株式会社が提供するクラウド型のワークフローシステムです。複雑な承認経路や大規模な組織構造に対応しています。

申請内容や所属などに応じた承認経路を設定できるほか、多言語にも対応しており、海外拠点を含む申請・承認業務にも活用できます。

初期費用は5万円（税別）で、基本料金月額1万円に加えて1ユーザーあたり月額500円（税別）です。

X-point Cloud

X-point Cloudは、株式会社エイトレッドが提供するクラウド型のワークフローシステムです。紙の帳票をイメージした申請フォームを作成でき、従来の申請書に近い操作感で利用できます。

条件分岐や代理承認などに対応し、外部サービスとの連携機能も用意されています。

初期費用は0円で、スタンダードプランは基本サービス月額2万円（税別）に、1ユーザーあたり月額500円（税別）が加算されます。紙やExcelによる申請から移行したい企業に適しています。

desknet's NEO

desknet's NEOは、株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。スケジュールや設備予約、掲示板などに加え、ワークフロー機能を標準搭載しています。

申請書の作成や承認経路の設定、経路の分岐、代理承認などに対応しています。スマートフォンからも申請・承認できます。

クラウド版は初期費用0円で、ライトプランは1ユーザーあたり月額600円（税別）です。ワークフローと情報共有、スケジュール管理などをひとつのシステムに集約したい企業に適しています。

 

まとめ

ワークフローシステムは、稟議や経費申請、休暇申請などの申請・承認・決裁業務を電子化するシステムです。

紙やExcelを中心とした申請業務をシステム化すれば、書類の回覧や二重入力などの負担を軽減できます。承認状況や履歴も確認しやすくなり、申請・承認業務の効率化が期待できます。

ワークフローの電子化だけでなく、申請前後を含む業務プロセス全体のデジタル化を進めたい場合は、「intra-mart」の活用もご検討ください。

intra-martでは、複雑な承認ルートにも対応するワークフロー機能に加え、BPMやローコード開発などを組み合わせて、部署や既存システムをまたぐ業務プロセスを構築できます。

既存の業務システムを活かしながら申請・承認業務をつなぎ、業務プロセス全体の効率化やDXを進めたい企業は、intra-martの製品・サービスをご確認ください。

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