おすすめの電子承認システム7選比較！選び方・比較のポイントを解説

稟議書や経費申請、各種届出などの承認業務を紙で行っていると、書類の受け渡しや押印に時間がかかります。承認者の不在によって手続きが止まることもあるでしょう。

こうした申請・承認業務を効率化する方法のひとつが「電子承認システム」です。申請から承認・決裁までをシステム上で行うことで、承認スピードの向上やペーパーレス化、コスト削減などが期待できます。

一方、対応できる承認ルートや外部システムとの連携、料金体系などは製品によって異なります。

本記事では、電子承認システムのメリットや導入時の注意点、選び方を解説します。おすすめの電子承認システム7製品も紹介するので、導入を検討している方は参考にしてください。

電子承認システムとは

電子承認システムとは、これまで紙やメールなどで行っていた申請・承認・決裁の手続きを電子化するシステムです。「ワークフローシステム」「電子決裁システム」などと呼ばれる場合もあります。

電子承認システムの一般的な機能は以下のとおりです。

たとえば、紙の稟議書では、申請者が書類を作成して上司へ提出し、必要に応じて複数の責任者へ回覧します。電子承認システムでは、こうした流れをシステム上に設定し、申請から最終決裁までオンラインで進めることが可能です。

代表的な用途には、稟議申請や経費申請、休暇申請、出張申請、購買申請などがあります。申請内容や金額、申請者の所属などを条件として、承認ルートを変更できる製品もあります。

承認状況や履歴をシステム上で確認できるため、「現在誰が承認待ちなのか」「いつ承認されたのか」などを把握しやすくなる点も特徴です。

 

電子承認システムのメリット

電子承認システムを導入すると、申請・承認業務の効率化だけでなく、紙の削減や内部統制の強化なども期待できます。ここでは、電子承認システムの主なメリットとして、以下の4点について解説します。

• 承認までの時間の短縮
• ペーパーレス化
• コストの削減
• 内部統制強化

承認までの時間の短縮

電子承認システムを導入するメリットのひとつが、申請から承認までにかかる時間を短縮できることです。

紙の申請書では、申請者から上司、部門責任者などへ書類を順番に回す必要があります。承認者が出張やテレワークなどで不在の場合、手続きが止まることもあります。

電子承認システムなら、PCやスマートフォンなどから申請内容を確認して承認できる製品があり、オフィスに戻るまで待つ必要がありません。承認依頼の通知機能があれば、確認漏れの防止にも役立ちます。

申請の進捗状況も確認できるため、承認がどこで止まっているのか把握しやすくなるでしょう。

ペーパーレス化

紙で運用している申請書を電子化することで、ペーパーレス化を進められます。

電子承認システムでは申請内容や承認履歴をデータとして管理できるため、紙を使用する場面を減らせます。書類を保管するキャビネットなども削減でき、オフィススペースを有効活用しやすくなるでしょう。

過去の申請内容もシステム上で検索できるため、紙の書類を探す手間を削減できます。

ただし、すべての文書を無条件に電子化・廃棄できるわけではありません。法令上の保存要件が定められている文書は、それぞれの要件を確認する必要があります。

コストの削減

電子承認システムの導入によって、申請・承認業務にかかるコストを削減できる可能性があります。

紙での申請には、用紙やインク、印刷機器などの費用がかかります。拠点間で書類をやり取りしている場合は、郵送費や社内便のコストも必要です。電子化すれば、これらの費用に加えて、書類の整理や保管にかかる作業時間も削減できます。

一方、電子承認システムには利用料金や導入費用がかかります。現在の申請件数や作業時間を把握し、導入後の費用と比較しましょう。

内部統制強化につながる

電子承認システムは、内部統制の強化にも役立ちます。

あらかじめ承認ルートを設定しておけば、社内規程に沿ったフローで申請を進めやすくなります。また、多くのシステムでは申請日時や承認者、処理内容などの履歴を記録できるため、監査時の証跡としても活用することが可能です。

申請金額や所属部署などに応じて承認ルートを分岐できる製品もあります。自社の職務権限規程などに合わせて設定することで、承認プロセスを標準化しやすくなるでしょう。

 

電子承認システム導入の注意点

電子承認システムを導入すれば、すべての承認業務が自動的に効率化されるわけではありません。ここでは、電子承認システム導入時の以下の3つの注意点について解説します。

• 導入コスト
• 一部の文書は電子化の対象外
• 社内ルールの見直しが必要

導入コスト

電子承認システムを利用するには、初期費用や月額・年額の利用料金などが必要です。

クラウド型では「1ユーザーあたり月額◯円」という料金体系が多く、利用人数が増えるほど費用も増加します。基本料金や有料オプションが設定されている製品もあります。

オンプレミス型では、ライセンス料に加えてサーバーの用意や構築、保守などに費用がかかるのが一般的です。

料金を比較するときは月額料金だけでなく、初期費用や最低利用人数、オプションなどを含めた総コストを確認しましょう。

一部の文書は電子化の対象外

電子承認システムを導入しても、すべての書類を同じ方法で電子化・保存できるとは限りません。

特に契約書や請求書、領収書など、法令上の保存義務がある文書を扱う場合は注意が必要です。電子帳簿保存法では、電子取引で授受した注文書や契約書、領収書、見積書などに相当する電子データについて、一定の要件に従った保存が求められています。

したがって、「電子承認システム上にデータが残っているから問題ない」と判断せず、対象となる法令や保存要件を確認しましょう。必要に応じて電子契約システムや文書管理システムとの併用も検討してください。

社内ルールの見直しが必要

紙の申請書をそのまま電子化するだけでは、十分な業務効率化につながらない可能性があります。必要以上に承認者が多い、同じ内容を複数の書類へ記入しているといった業務フローをそのまま移行すると、非効率な承認プロセスも残ってしまうため注意が必要です。

導入を機に、申請書の種類や入力項目、承認者、決裁基準などを整理しましょう。新しい申請方法を従業員へ周知し、マニュアルを整備するなど、社内へ定着させる取り組みも必要です。

 

電子承認システムの選び方・比較のポイント

電子承認システムは製品ごとに機能や料金、想定される企業規模などが異なります。ここでは、比較するときに確認したい5つのポイントを解説します。

• 規模や業務に適した機能
• 承認ルート設定の柔軟性
• 他システムとの連携
• 操作性
• コスト

規模や業務に適した機能

自社の企業規模や電子化したい業務に必要な機能がそろっているかを確認しましょう。

数十人で利用する場合と数千人規模で全社利用する場合では、必要な管理機能が異なります。また、稟議だけを電子化したいのか、経費精算や人事申請、購買申請なども管理したいのかによって適した製品は違うため注意が必要です。

必要な機能を「必須」と「あると便利」に分けておくと、機能数の多さだけで製品を選ぶ失敗を防ぎやすくなるでしょう。

承認ルート設定の柔軟性

現在の社内規程に合わせた承認ルートを設定できるかどうかも重要です。

「申請金額が一定額以上なら役員承認を追加する」「申請者の所属部署によって承認者を変更する」といった条件分岐が必要な企業もあります。合議や代理承認などに対応できるかも確認しましょう。

組織変更が多い企業では、人事異動に伴う承認ルートの変更方法も重要です。無料トライアルやデモがあれば、自社の承認ルートを再現できるか試しておきましょう。

他システムとの連携

既存システムとの連携も確認したいポイントです。

たとえば、人事システムと連携できれば、従業員・組織情報を二重に管理する手間を減らせます。会計・経費精算システムとの連携によって、承認後のデータを再入力する作業を削減できる場合もあるでしょう。

グループウェアやチャットツール、電子契約サービスなどとの連携に対応した製品もあります。標準機能で連携できるのか、APIやオプションが必要なのかまで確認しましょう。

操作性

電子承認システムは、多くの従業員が日常的に利用するため、操作性も重要です。

申請フォームの入力方法や承認画面が複雑だと、問い合わせが増え、システムが定着しない可能性があります。紙やExcelの申請書に近い画面を再現できる製品なら、利用者の負担を抑えて移行しやすいでしょう。

外出が多い従業員がいる場合は、スマートフォンやタブレットで申請・承認できるかも確認してください。

コスト

料金を比較するときは、1ユーザーあたりの月額料金だけではなく、総額で判断しましょう。

基本料金や最低利用料金が設定されていたり、必要な機能が有料オプションだったりする製品もあるため要注意です。大規模企業向けでは、同時接続数などを基準にした料金体系もあります。

現在の利用人数だけでなく、将来的な利用部署の拡大も考慮して比較することが大切です。

 

おすすめの電子承認システム7選比較

ここからは、電子承認・ワークフロー業務に利用できるおすすめのシステムを7製品紹介します。

※2026年9月時点

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、株式会社DONUTSが提供するクラウド型ワークフローシステムです。

稟議書などの申請・承認に対応し、承認経路の分岐設定や申請情報の検索などを利用できます。

料金は1ユーザーあたり月額300円（税別）で、初期費用・サポート費用は0円です。ただし、最低利用料金は月額5,000円に設定されています。無料プランもあるため、お試し利用もしやすいでしょう。

経費精算機能を利用したい場合は「ジョブカン経費精算」と組み合わせることも可能です。シンプルな料金体系でワークフローを導入したい企業に適しています。

ジンジャーワークフロー

ジンジャーワークフローは、jinjer株式会社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。

従業員情報を利用して、組織や役職に応じた承認ルートを設定できます。スマートフォンからの承認・否認・回覧や、一括承認にも対応しています。

料金は利用する製品と人数によって決まり、月額300円〜（税別）です。ジンジャーシリーズの勤怠・経費などと承認ルートを共通化できるため、人事情報と承認業務を連携させたい企業に適しています。

コラボフロー

コラボフローは、株式会社コラボスタイルが提供するワークフローシステムです。

Excelで作成した申請書をWebフォームへ変換できるため、現在使用しているExcel帳票のレイアウトを活かして移行できます。

クラウド版のスタンダードプランは1ユーザーあたり月額500円（税別）で、最低5ユーザーから利用可能です。Microsoft TeamsやLINE WORKS、Boxなどとの連携サービスも用意されています。

既存のExcel申請書を活かしながら電子化したい企業に適しています。

Create!Webフロー

Create!Webフローは、インフォテック株式会社が提供するワークフローシステムです。

紙の申請書のようなレイアウトを再現でき、申請・承認から決裁後の文書保管・検索まで対応しています。APIやkintone、クラウドサイン、Microsoft Teamsなどとの連携機能も用意されています。

クラウド版は初期費用0円、1ユーザーあたり月額500円（税別）で、最低10ユーザーから利用可能です。自社サーバーで運用できるパッケージ版も選択できます。

AgileWorks

AgileWorksは、株式会社エイトレッドが提供する大規模組織向けのワークフローシステムです。

クラウド版の推奨規模は500〜5,000人、パッケージ版は1,000〜数万人とされており、大規模な組織での利用を想定しています。複雑な組織構造や承認フローに対応し、登録ユーザー数ではなく同時利用数を基準とする同時ユーザーライセンス方式を採用しているのも特徴です。

クラウド版は初期費用0円、月額30万円〜（税別）です。大規模組織を横断するワークフロー基盤を構築したい企業に適しています。

楽々WorkflowII

楽々WorkflowIIは、住友電工情報システム株式会社が提供するワークフローシステムです。

条件分岐や並列、合議などを組み合わせた承認経路を設定でき、部門単位から全社・グループ会社での利用まで対応しています。英語・中国語にも標準対応しており、海外拠点を含む運用も可能です。

クラウド版は初期費用5万円、基本料金月額1万円＋1ユーザーあたり500円（いずれも税別）です。オンプレミス版も用意されています。

X-point Cloud

X-point Cloudは、株式会社エイトレッドが提供するクラウド型ワークフローシステムです。

紙の申請書に近い入力フォームを再現でき、スマートフォンやタブレットからの承認にも対応しています。申請内容や申請者の部署・役職などに応じた承認ルートの自動条件分岐も可能です。

標準的なプランの「スタンダード」の料金は初期費用0円、基本サービス月額2万円に加えて1ユーザーあたり月額500円（税別）です。紙の申請書からの移行しやすさと、承認ルートの柔軟性を重視する企業に適しています。

 

まとめ

電子承認システムを導入すると、紙で行っていた申請・承認業務をオンライン化でき、承認時間の短縮やペーパーレス化、コスト削減、内部統制の強化などが期待できます。

ただし、製品によって対応できる企業規模や承認ルート、外部システムとの連携、料金体系などは異なります。現在の申請・承認業務を整理し、自社に必要な機能を明確にしたうえで比較することが大切です。

申請・承認業務だけでなく、その前後を含めた業務プロセスのデジタル化を進めたい場合は、「intra-mart」の活用もご検討ください。

intra-martのワークフローは、申請・承認などの業務プロセスをデジタル化できるほか、既存システムとの連携にも対応しています。複雑な承認ルートにも対応でき、部門単位の電子承認から全社規模の統一されたワークフロー基盤まで、企業の要件に合わせた環境を構築できます。

さらに、intra-martはワークフローだけでなく、ローコード開発やBPMなどにも対応しています。電子承認を入口として、個別に存在する業務やシステムをつなぎ、継続的な業務プロセス改善を進めたい企業にも適しています。

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