今すぐ始められる！生産性向上のために取組むべきこと

少子高齢化の進行により、年々労働人口が減っている日本。そんな日本に拠点を置いている企業では、十分な数の人材を確保することが困難になってきています。また、働き方改革による最低賃金引き上げによって、人件費による負担も企業を悩ませる種となっています。

そこで注目されるのが生産性向上です。生産性を向上させることで、人手不足や人件費の増大といった問題の解消が期待できます。

しかし、いきなり生産性を向上させようと思っても、何から始めれば良いかわからない人も多いはず。特に歴史ある企業ともなれば、いきなり仕事のやり方を変えるのは難しいかもしれません。

この記事では、生産性向上を図るために気をつけるべきポイントを押さえながら、どのように取り組めば良いかを紹介していきます。

1. 今、生産性向上が必要となっている

平成28年に働き方改革が掲げられてからというもの、企業の生産性向上に注目が集まっています。その背景には、日本における労働人口減少という問題が潜んでいます。

少子高齢化によって、日本の人口自体が減少傾向にあることは周知の事実です。しかし、さらに問題なのが労働人口の減少です。

労働力の主力とされる15～64歳の生産年齢人口が、総人口の減少を上回るスピードで減少しており、このままでは国内の生産力低下を避けることはできないでしょう。

この労働力不足を解消するための対応策として、「働き手のさらなる確保」「出生率の引き上げ」「生産性向上」の3つが挙げられます。企業が取り組める対応策が「生産性向上」なのです。

また、生産性向上が注目されるもう一つの背景として、日本の労働者の労働生産性が低いことも挙げられるでしょう。

2. 生産性向上を成功させるポイント①
「現場主体」

生産性向上で重要になってくるのが、現場で働く従業員が主体となって臨む「現場主体」です。

よくやりがちな生産性向上の例が、現場のことを把握しきれていない経営者による大規模な組織改革・人員整理、残業禁止ルールの設定、業務効率化ツールの全社導入などです。

これらの全社的な効率化は一時的に効果が得られる場合もあります。しかし、いきなり変更されたことへの従業員の不信感なども後押しして、長期間にわたって効果が保たれないこともしばしばあります。

また、経営者などから見る業務レベルはとても範囲が大きく、現場で働く従業員の中で蓄積された属人化しているような問題点まで把握することは困難な状況です。

例えば、Excelデータで管理されていた顧客情報を整理するために、顧客管理ソフトであるCRMを全社的に導入したとしましょう。

3. 生産性向上を成功させるポイント②
「業務の見える化」

生産性向上を図るには、まず業務を見える化し、業務フローのどこで無駄が発生しているのかを突き止めなければなりません。どのように見える化を行えばいいか、汎用的な例で見ていきましょう。

まず一番初めに始めることは業務の分解です。異なる業務と思っていても、いざ蓋を開けたら共通する要素を持っているということも珍しくはありません。各業務を分解してみて、共通するような作業要素をピックアップします。

次に、ピックアップした共通要素を、各業務にもう一度当てはめていきます。そうすることで、全くの別物だと思っていた業務の間で重複して行われていた作業や、元々不要だった作業などが見える化し、作業の無駄を取り除くことができるようになります。

そして、今度は残った要素に対して、それぞれの問題点と対応策を整理していきます。具体的な作業内容、使用されているツール、業務上困っている点とその解決方法などを書き出します。

このように、「各業務を分解」「共通する要素を業務に当てはめ」「要素ごとに問題点の洗い出し・解決」というプロセスを踏むことで、業務内容に捕らわれない業務効率改善を図ることができます。

業務を見える化する際に大切なことは、このように業務フローを俯瞰できるような仕組みを作ることです。そして、その仕組みによって集まった情報から問題点を炙り出し、何度も業務フローを見直すことで、生産性向上を成功へと導くことができるのです。

4. 生産性向上を実現させるITツール

仕事の無駄を省き工夫を重ねることは、生産性向上を図る上では欠かせません。しかし、それだけでは限界があるのも事実です。「これ以上どうやって改善すれば良いかわからない」そのようなときには、生産性向上に役立つITツールを導入するのも一つの手です。

業務フローの見える化を助けてくれるBPMツールというものがあります。Business ProcessManagementの略で、日本語に訳すと業務工程管理となります。

BPMには、業務プロセスを可視化するモデリング機能、業務改善がうまくいくかを予測するシミュレーション機能、実際に取り入れた業務改善の状況を監視するモニタリング機能などが備わっています。見える化するだけでなく、業務改善がうまくいくようにサポートしてくれるのが特徴です。

また、生産性向上に役立つツールとしてRPAも注目されています。RPAはRobotic ProcessAutomationの略で、ロボットによる業務の自動化という意味があります。

今まで人が行っていた面倒な作業をRPAが代わりに処理してくれます。RPAが代替できる業務として、一定のルールによって繰り返すようなルーティンワーク、構造化されたデータを利用する業務、標準化された業務などが挙げられます。

RPAによって人手不足の解消だけでなく、ヒューマンエラーの防止も期待できます。

組織として動いている以上切っても切れない申請業務を効率化するワークフローツールというものも存在します。

申請書などの作成をサポートするフォーム生成機能、申請された帳簿がどのよう状態かを把握するステータス管理機能などが備わっています。どのような業務にも申請作業はつき物であるため、申請作業を効率化することで全社的な業務の効率化を期待することができます。

まとめ

労働人口の減少が明確になっている日本に拠点を置くかぎり、生産性向上を避けて生き残ることは難しくなっているのが現実です。また、日本の労働生産性は世界と比べると極めて低いという現状も受け止めなければならないでしょう。しかし、この問題をポジティブに捉えるのならば、まだまだ日本の企業は生産性向上のためにできることがたくさんあるとも考えられます。

生産性向上を成功させるためには、現場主体になって動き、業務を見える化することが必須です。そうすることで、リアルな問題点が浮き彫りになるでしょう。あとはその問題点を解決するために動くだけです。

最近では業務改善をサポートしてくれるITツールが多数存在します。自力での生産性向上に限界を感じたなら、それらを導入してみてはどうでしょうか？