生成AIで業務効率化！活用のヒントと注意点

2023/12/22

生成AIで業務効率化を実施する場合、営業部門やマーケティング部門、カスタマーサポート部門、経理部門、人事部門など、幅広い業務で実行可能です。具体的にはたとえば、顧客対応やデータ分析、プロトタイプの早期作成などが行えます。

日本国内の企業でもすでに、生成AIを用いて作業時間の短縮や品質向上など、多方面での業務改善が進んでいます。
本コラムでは、これから生成AIを活用して業務効率化を行いたいと考える企業のために、具体的な方法と注意点についてご紹介します。

生成AIとは？
生成AIで「できること」
「生成AI×業務効率化」の活用シーン
生成AIで業務効率化を進める際の注意点
まとめ

生成AIとは？

生成AIとは人工知能の一種で、データから新しい情報やアイデアを生成する技術のことです。
多くの企業や自治体が生成AIの活用による業務効率化の可能性に目を向けています。
例えば、ルーチンワークの自動化、データ分析の高速化、創造的なアイデアの提案など、様々な業務に貢献する可能性を秘めています。

生成AIの例

2023年12月現在、日本で利用できる主な生成AIには、主にテキスト生成を行ってくれるChatGPTやBard、画像生成を得意とするStable AIやStable Diffusion、音声を生成してくれるVoicebox、動画生成を行うGen-2などがあります。

生成AIで「できること」

生成AIで「できること」について、もう少し詳しく見ていきましょう。

生成AIでは、質疑応答やテキスト生成、画像生成、ビデオ生成、音楽生成、3Dモデル生成、プログラムのコード生成などが可能です。

質疑応答

生成AIは大量のデータを学習しているため、ChatGPTのようなテキスト生成を得意とする生成AIを活用することで「母へのプレゼントに最適なものは？」「6人家族におすすめの乗用車は？」のような質問に対して回答を作成してくれます。

これを顧客からの問い合わせ対応に活用すればリアルタイムで適切な回答を提供することが可能になり、顧客満足度の向上や従業員の業務負担軽減につながります。

また、質疑応答だけでなくさまざまなアイデアを短時間で出力することが可能です。特に、既存のアイデアをベースに新たなアイデアを生成することができます。

生成AIは、既存のアイデアや常識にとらわれないアイデアを出力する場合があるため、生成AIの回答を柔軟に受け入れる姿勢がポイントになるでしょう。

テキスト生成

テキスト生成AIは、ブログ記事、レポート、メールの自動作成にも利用できます。プロンプト（生成AIに指示する命令など）を工夫することでターゲット層も絞ることができます。短時間で大量のコンテンツを生成できるため、業務効率化に大いに役立ちます。

たとえば、デジタルマーケティングの分野でSEOに最適化された記事を生成し、Webサイトのトラフィック増加を狙うことができます。

画像生成

ユーザーがテキストで指定した条件に基づいて、AIが自動で画像を生成してくれます。
これを活用して、デザインの初期案を素早く作成し、クリエイティブなプロセスを加速することができます。

生成AIを用いた画像生成はデザイン業務の効率化に大きく貢献してくれるでしょう。

音声生成・動画生成

生成AIを活用して音声や動画を生成することも可能です。テキストや音声サンプルを元に音声を生成したり、テキストや画像から動画を生成したりすることができます。

生成AIを活用すれば、短時間で高品質な音声や動画を作成することが可能になり、特にマーケティングや広告の分野などでの利用が見込まれています。
ただし、中には商用利用が不可の生成AIもあるため、利用時には注意が必要です。

音楽生成

音楽生成が可能な生成AIも登場しています。AIには、過去の音楽の「スケール（調）」「コード（和音）」「メロディ（旋律）」「ジャンル」「サウンド」が学習データとしてインプットしてあります。

音楽を生成したい時には、音楽を利用したいシーンやジャンルを選べば、新たな音楽を生成してくれます。

企業のプロモーションビデオやイベントでのBGM制作など、多様なシーンでの活用が期待されています。ただし、商用利用が許可されている音楽生成AIを利用してください。

3Dモデル生成

建築や製品設計など、3Dモデルの生成においても生成AIの活用が進んでいます。
画像データから高速で3Dモデルを生成してくれます。

AIによる自動設計により、設計プロセスの時間短縮とコスト削減が実現され、製品開発のスピードと効率の大幅な向上が期待できます。

プログラミング

プログラミング業務においてもコードの自動生成やバグの検出、最適化提案など、開発プロセスの効率化に貢献しています。
さまざまなプログラミング言語に対応した生成AIが存在し、自然言語で指示を出せばコードを生成してくれます。

これらを利用することで、開発時間の短縮と品質向上が期待できます。
ただし、生成されたコードが100％正しいとは限りません。最終的には人手による確認が必要です。また、生成されたコードにセキュリティホールが存在するリスクもあります。

「生成AI×業務効率化」の活用シーン

生成AIは業務の多様な側面で活用できます。
たとえば、ミーティングの議事録作成や電話対応の自動化やEメールの自動作成など、日常的な業務を効率化することが可能です。
また、データの収集・整理、市場調査・競合分析などの専門的な業務も生成AIの力を借りることで、時間と労力を大幅に削減できます。

以下で、シーン別に生成AIを活用した業務効率化の方法をご紹介いたします。

ミーティング・打ち合わせ

生成AIはミーティング前後の資料作成や議事録作成などを効率化してくれます。
AIがリアルタイムで議事録を取り、重要なポイントやアクションアイテムを自動的に抽出してくれる間に参加者は議論に集中でき、後で議事録を作成する時間も節約できます。

また、ミーティングや打ち合わせの前に議題に関する情報を収集して、事前に資料を作成したり過去の会議記録から関連情報を提供し、意思決定をサポートすることが可能です。

社内会議はもちろん、顧客とのミーティングや商談などで生成AIを活用すれば営業業務の業務効率化に役立ちます。

Eメールのやり取り

生成AIは社内外のヘルプデスクなどのEメールの自動作成や返信にも活用できます。
届いたメールの内容を生成AIが分析し、適切な返信文を生成することで、迅速かつ効率的なコミュニケーションが可能になります。

たとえば、Bingが提供する作成機能では「形式」で「メール」を選択するだけで、簡単にAIのEメールの文章を作成することができます。
これを活用することで、日々のメール処理にかかる時間を大幅に削減できます。

電話対応

カスタマーサポート業務などの電話対応も、生成AIの活用により大きく変革できます。
生成AIが顧客からの問い合わせに自動で応答し、適切な情報を提供することで返答のスピードや対応の質を向上させ、顧客満足度の向上につながります。
これによりオペレーターの負担負担が軽減され、より複雑な問い合わせに集中できるようになります。

スケジュール管理

生成AIで会議や営業訪問などのスケジュール管理を自動化することもできます。
AIが複数メンバーのスケジュールを調整し、最適な会議時間を提案することで、時間の節約と効率的な日程調整が可能です。

データの収集・整理

データの収集と整理は、企業の多くの部門にとって時間がかかる作業です。
生成AIを活用すれば、大量のデータから必要な情報を迅速に抽出し、整理することができます。

たとえば、営業部門で顧客の属性や購買履歴を分析して最適な営業提案を行ったり、マーケティング部門でアンケートや顧客調査の回答を分析して顧客のニーズを把握したり、人事部門で履歴書やエントリーシートを元に一次選考を自動化したりすることができます。
生成AIがデータ分析の時間を大幅に短縮し、より迅速な意思決定をサポートします。

市場調査・競合分析

市場調査や競合分析においても、生成AIは重要な役割を果たします。
AIが最新の市場動向や競合情報を収集・分析することで、戦略立案の精度を高めることができます。
これにより、市場の変化に迅速に対応し、競争優位を確保することが可能です。

キャッチコピーやブログ記事の作成

テキスト生成を得意とする生成AIを活用すれば、キャッチコピーやブログ記事などを作成できます。たとえば、デジタルマーケティングにおいては生成AIを活用したコンテンツ制作を行うことで業務効率化が可能です。

AIがターゲット層やペルソナに合わせた魅力的なコンテンツを生成してくれ、マーケティング活動の効果を高められます。
これにより、ブランドの認知度向上やリード獲得が期待できます。

表計算ソフトの関数記述

表計算ソフトでの複雑な関数記述も、生成AIにより簡素化できます。たとえば、GPTExcelのような生成AIを活用すれば、「複数の改行を一度で取り除く関数」のように言葉で指示するだけで、求める関数を記述してくれます。

AIがデータの特性を理解して適切な関数を提案することで、データ分析の効率を向上させます。
これにより、データの集計・分析作業にかかる時間を削減し、より高度なデータ分析が可能になります。

アプリ開発

アプリ開発においても生成AIはコードの自動生成やバグの検出など、開発プロセスの効率化に貢献します。

これにより、開発時間の短縮と品質の向上が実現されます。また、AIが提案する最適化されたコードによってアプリのパフォーマンスも向上します。
また、コード生成に生成AIを利用することで、アイデアからプロトタイプを素早く作成できます。新しいアプリケーションのコンセプトを検証し、市場への投入までの時間を短縮できます。

営業活動

生成AIは営業業務もサポートしてくれます。
たとえば、顧客データの分析やターゲティング、営業資料の作成など多岐にわたる業務に活用できます。AIが提供する洞察に基づいて、より効果的な営業戦略を立てることもできます。
生成AIの活用により、営業効率の向上と成果の最大化を期待できます。

新入社員の教育・指導

新入社員の教育・指導においても、生成AIは有効です。
教育資料の作成やトレーニングプログラムの提案に活用することで、教育の質を高めたり、効率的な人材育成が可能になったりします。

また、個々の社員の学習進捗や理解度に合わせ、カスタマイズされた教育プログラムを作成することも可能です。

社員の評価やフィードバックの提供

社員の評価やフィードバックの提供においても、生成AIは重要な役割を果たしてくれます。
AIが客観的なデータに基づいて評価を行い、個々の社員に合わせたフィードバックを提供することで、人事管理の効率化や公正性の向上が実現されます。これにより、社員のモチベーション向上をサポートしてくれる役割にもなります。

この活用方法を社外向けに行えば、人事部門での採用の効率化を向上できます。

生成AIで業務効率化を進める際の注意点

生成AIの導入は多くのメリットをもたらしますが、注意すべき点もいくつか存在します。
以下では、これらの注意点について、日本ディープラーニング協会が公開しているガイドラインなどに基づいて、解説します。

生成した内容が誤っている恐れがある

生成AIは高度な技術ですが、完璧なものではありません。
特に、AIが生成する内容には誤りが含まれる可能性があります。これは、AIが学習するデータセットの品質や範囲に依存します。

したがって、AIによって生成された内容は、人手による確認や修正が必要です。特に、重要な意思決定や公式な文書にAIを使用する場合は、慎重な検証が求められます。

著作権・商標権などの権利を侵害してしまう恐れがある

生成AIを用いてコンテンツを作成する際には、著作権や商標権などの知的財産権に注意する必要があります。
AIが過去の作品を参考にして新しいコンテンツを生成する場合、元の作品の権利を侵害してしまう可能性があるためです。

生成されたコンテンツの使用前には、権利関係を確認し、必要に応じて許可を取るなどの対策が必要です。

情報セキュリティ上の問題

生成AIを業務に導入する際には、情報セキュリティにも注意が必要です。

特に、クラウドベースのAIサービスを使用する場合、機密情報が外部に漏れるリスクが懸念されます。
また、AIが生成する内容がセキュリティポリシーに違反する可能性も考慮する必要があります。
生成AIを活用してプログラムのコードを生成した場合には、生成したコードにセキュリティホールが存在する可能性を考えなければなりません。

これらのリスクを軽減するためには、適切なセキュリティ対策とポリシーの確立、利用する生成AIの選定などが不可欠です。