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上海伊藤忠商事有限公司様


intra-martを採用した交通費精算システムと
中国配車サービス「滴滴企業版(DiDi for Business)」を連携し、
申請者と経理部門の大幅な業務効率向上を実現。
  世界63ヵ国に約110の拠点を持つ大手総合商社の伊藤忠商事(2018年4月1日時点)。その中国法人の上海伊藤忠商事有限公司は中国政府に認可された初の外商独資貿易会社として国際貿易や中継貿易、保税区内の企業間貿易など各種貿易業務を展開する。
 2013年に社内ポータルの基盤として導入したintra-martは、交通費・交際費・出張費用等の経費精算のワークフローを中心に、上海や地域本部の北京、華南地域の主要拠点である広州をはじめ、中国全土の総勢700名強の従業員が利用する。
 その一つである交通費精算システムの業務効率の向上を図ろうと、intra-martと連携したのが中国配車サービス大手・滴滴出行(ディディチューシン)の「滴滴企業版」だ。スマートフォンの専用アプリを利用した膨大な乗車の明細を瞬時にintra-martに取り込み、毎月の交通費精算業務に費やす時間の大幅な短縮を実現した。

課 題

「申請時」 領収書を貼付け、システムに手入力する交通費(タクシー)精算が煩雑
「確認時」 証憑と申請内容を目検する経理部門の業務も大きな負担に

上海伊藤忠商事有限公司
東アジア経営企画グループ
中国IT 企画部長 兼 華北IT 企画室長
黄瀬 貴信 氏
 業務の移動手段でタクシーを利用した場合、従来の交通費精算では乗車・降車の時間/場所/用途/金額 など多くの情報をワークフローシステムに入力して申請するとともに、証憑となる発票(日本の領収証に相当) に手書きで採番し、その原紙を貼付けた帳票を別途提出していた。
 証憑を紙で受領する限りどうしても省けない作業だが、申請者の負担もさることながら、ワークフローで申請された内容と膨大な証憑の一つ一つを突き合せて目検する経理部門の業務負荷は毎月数十時間に及んでいたという。当然、手作業が介在することで記入ミスや証憑の添付漏れなどの不備も発生しやすく、差し戻しが頻発していた。intra-martを導入以来、全社で推進してきた電子化の仕組みに残る更なる効率化の余地がある業務の一つだった。

導 入

全社ワークフローシステムの基盤であるintra-mart と
配車サービス「滴滴企業版」を連携し利用明細を一括取り込み
 アリババの支付宝やテンセントのウィチャットペイといったモバイル決済プラットフォームが浸透し、中国ではスマートフォンを利用した利便性の高いサービスが数多く生れている。その代表格の一つ、滴滴出行の配車サービスは通常のタクシーやライドシェアなど利用者の好みに応じて呼び出せ、いまや中国での生活には欠かせないツールだ。
 上海伊藤忠商事は滴滴出行が法人向けに提供する「滴滴企業版」を既存のintra-martと連携させ、従業員が専用アプリを使用して手配・乗車した全ての利用明細をクリック一つで連携するシステムを構築。全社のワークフローシステムの基盤として利用するintra-martが乗車・降車の場所や時間、金額、配車形態など「滴滴企業版」のクラウド上で蓄積する膨大な利用明細のデータを瞬時に取り込む。申請者がintra-martの交通費精算システムで新たに構築した「滴滴企業版費用精算」メニューを立ち上げると、当月に乗車した明細一覧が自動的に表示される。
 2018年1月から上海での運用開始を皮切りに北京と広州、さらに他の現地法人にまで利用範囲を広げ、現在は中国大陸全土の拠点で総勢600 名近くの従業員が利用する。

効 果

自動で表示される利用明細の確認だけで数十秒で毎月の交通費申請が完了
経理部門が交通費精算点検業務に充てていた月間数十時間が削減

上海伊藤忠商事有限公司
東アジア経営企画グループ
中国IT 企画部IT 戦略室 兼 インフラ統括室
久保 雄麻 氏
 intra-martを基盤とする交通費精算のワークフローシステムと「滴滴企業版」を連携させることで、その業務効率は大幅に改善した。
まず、申請者が利用明細を一件ずつ手動で入力する作業は、intra-martが「滴滴企業版」からデータを一括で取り込むことで作業自体がなくなった。また、乗車毎の領収書明細の発票が発生しなくなるため、証憑に手書きで採番し、帳票に原紙を貼付けるアナログな作業も一切不要になった。
当然、属人的な手作業が介在しないことで、重複や漏れといった記入ミスは発生しなくなり、それが原因による申請の差し戻しは皆無となった。業務にかかる時間も大幅な短縮を実現した。
月末に一人あたり2 時間近く費やしていた従前と比べ、現在は自動表示される利用明細の一覧を確認し、申請対象外をチェックするだけの数十秒で申請が完了する。
 もう一つ、申請者の利便性が高まったのが実際の乗車・降車の時だ。利用した費用は「滴滴企業版」の標準的なデポジット機能ではなく、会社が全額後払いする仕組みを採用しているため、個人の立て替えによる支払いがなく、事後に証憑となる電子版の発票を発行する手間もない。

 一方、申請者以上に業務が格段に効率化したのが経理部門だ。申請者が手作業で入力した内容と原紙の証憑の束を目視で検証する作業から完全に解放され、作業時間は大幅に時短を実現。上海拠点の場合、約300人の従業員に対して経理部門は30人ほどで、実際に毎月の交通費精算業務に充てていた数十時間が削減されたという。
 導入を進めてきた中国IT 企画部IT 戦略室の久保雄麻氏は利用を続けることで蓄積したビッグデータの活用という点で、「intra-martに集約される『滴滴企業版』の利用データから部門毎の移動の傾向など様々な分析が可能になる」と将来的な活用方法も念頭に置く。

intra-mart 連携イメージ

未 来

「外と繋がる」をスローガンにビジネスを新たに構築する
intra-mart を基盤に様々なシステムやサービスと“ 繋がる”
 2013年に社内ポータルの基盤に採用したintra-martは、ワークフローシステムを中心に全社のペーパーレス化を力強く推進させる重要な役割を担ってきた。
「滴滴企業版」との連携による交通費精算業務の効率化でも膨大なデータを過不足なく取り込み、利用者が特別に意識することなく、改善された新たな業務を回す基盤に活用されている。
 プロジェクトの指揮をとった中国IT 企画部長の黄瀬貴信氏は、次の具体的な取り組みに中国最大のインターネット旅行会社の携程が手掛ける飛行機・新幹線などのチケット手配やホテル予約サービスの「Ctrip(シートリップ)」との連携を挙げる。intra-mart に連携させた「Ctrip」を通じて、主に出張時に利用する航空券やホテルの手配を全社で一本化し、「滴滴企業版」同様に出張旅費精算業務の効率化を図ろうというものだ。証憑の紛失や受領忘れといったトラブルを回避し、精算業務効率化および出張経費の一元管理を目指す。
 「現在、中国の伊藤忠商事には『外と繋がる』というスローガンがある。アリババやテンセントに代表される強大プラットフォーマーの様々な領域で抜きんでたサービスに対抗するのではなく、総合商社としての強みを以て有機的に繋がり、ビジネスを新たに構築していく。intra-martと滴滴企業版の連携は、業務の効率化という側面だけではなく、まさにそのスローガンを体現する一つの取り組みにもなったと実感している」(黄瀬氏)。
 外と繋がる――。社内外のシステムやサービスと繋がり、業務を円滑に回す基盤となるintra-martが上海伊藤忠商事のビジネスを支えている。

基本情報

導入パートナー 新日鉄住金軟件(上海)有限公司


(左から)
滴滴出行科技有限公司
Key Account Manager 張晶晶 氏

新日鉄住金軟件(上海)有限公司
第5統括部(技術統括) 生産技術部
兼 技術企画部 部長
王俊 氏


第1統括部(産業ソリューション) 
営業部 高級営業マネージャー
高橋 冬樹 氏
ワークフローの導入と滴滴企業版の連携により、更に一歩先の業務の電子化を実現し、大幅な業務効率化が可能となりました。今後もintra-martの導入・開発に加え、中国の最先端のITサービスを組み合わせることで日系企業様の業務改革を支援して参ります。

滴滴出行科技有限公司
intra-martは滴滴企業版と連携した初の日系ワークフロー製品です。
今後も中国の日系企業様に滴滴企業版とintra-martを組み合わせて提供し、更なる業務効率化に寄与して参ります。

上海伊藤忠商事有限公司

住所 中国上海市浦東新区世紀大道88号 金茂大厦4階
設立 1992年5月
概要 中国政府に初めて認可された外商独資貿易会社として国際貿易や中継貿易などの各種貿易業務を展開

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