見積書等の取引に関する帳票の保管・管理に「DPS for Sales」を活用してペーパーレス化
基幹システムや文書管理システムと連携し、営業活動の後続の業務プロセスも最適化を実現

ただし、これらの仕組みが業務効率化に寄与したり、蓄積したデータを営業活動に生かしたりするかたちにはなっていなかったのが実情だった。

 「書類をスキャンして保管する仕組みがあっても、取引書類を紙で管理するというプロセス自体は残ったままで、別途基幹システムに手入力で情報を登録する作業が必要だったため、営業側から見ると手間が増えるだけだった。Accel-Mart Plusを活用した電子取引情報の保存についても、営業事務の負荷が倍増していると現場から悲鳴が上がっていた。当社側で発行する見積書などはワークフローで申請・決裁をする過程で登録できるが、取引先からメールで受け取った書類については、営業事務担当者が全て手作業で登録しなければならなかった。従来業務に加えて新たに毎日1時間程度の作業が発生するかたちになってしまっていた。当初は改正電帳法への対応として進めたという側面が強く、営業側で案件情報のデータベースとして使えるような仕組みにはなっていなかったのも課題だった」（長田氏）

紙の取引書類で案件情報を管理するアナログな文化を残したまま部分的なデジタル化を進めたことで業務負荷が増大する結果になってしまったわけだが、電子取引情報の保存は法令に対応するための業務であり、廃止することもできない。こうした課題のソリューションとして、西華産業はSFA（Sales Force Automation）ツールの導入を決断。取引書類の管理におけるペーパーレス化を一気に進めて営業事務の業務負荷を削減するとともに、改正電帳法に対応するだけでなく、営業活動に役立てられるようなデータとして取引情報を蓄積していくことを目指し、DPS for Salesを採用した。

また、ペーパーレス化を実現して取引書類の管理プロセスを最適化するには「営業情報を最終版として管理している基幹システムや、既存の文書管理システムとのデータ連携も不可欠だった」（黒部氏）。こうした仕組みを無理なく、低コストで実現できる点もDPS for Salesを高く評価したポイントだった。

開発・実装にあたって心を砕いたのは、営業側の作業負荷をいかに抑えるか。入力情報を極力削ぎ落としたほか、基幹システムや文書管理システムと自動で連携させ、二重入力が発生しないようにした。

〇システム概要図

実はこれまでも、SFAの導入を検討したり、一部の組織で使ってみたりしたことはあったが、定着せずに終わったケースがほとんどだったという。今回のプロジェクトではそうした過去の事例の反省を存分に生かした。「営業側は日々のデータ入力が面倒でなかなか使い続けられないというのがこれまでの傾向。今回は、初動となる引き合いをいただいた時の入力が複雑だと根付かないと考えて、必須入力項目をごく少なくし詳細情報は基幹システムの情報を取得して補完するなどの工夫をしている」（長田氏）

2022年12月に要件定義に着手し、23年4月から8月までの5カ月間でシステム間の連携機能の開発や各種設定、カスタマイズを進め、テストを経て同年11月から営業2部門で小規模なテスト利用を続けている。「テストに参加する部門は、ITリテラシーが高く、全社展開した際にSFAの積極的な活用を先導してくれるであろうリーダーがいる部門を選んだ」（長田氏）とのことで、ここにも将来的なSFAの定着に向けた工夫がみられる。