入力の抜け漏れを抑制する経費規定自動チェック機能を標準搭載
imforce/経費精算ソリューション導入により
差し戻し件数を約70%削減業務効率化を実現

ぺんてる株式会社様

課題

経費チェック工数および申請誤りによる差し戻し工数を削減したい

第二次世界大戦後間もない1946年、「戦後の日本には教育が必要」という理念の元に、クレヨンや絵の具の製造が始まり、今のぺんてるが創業された。最近では、折れない上にワンックで芯が自動で出続けるシャープペンシル「オレンズネロ」や、濃くなめらかに書けて乾きも早いゲルインキボールペン「エナージェル」を始め、大人の画材「ビスタージュ」シリーズなど、様々な表現具を製造販売。これら多様な文具事業を軸に、同事業で培った技術を武器に電子機器や産業機械設備、化成品などの新事業を展開している。新事業への展開や、今ある業務へ注力する上で課題となっているのが経費精算である。

財務本部経理部経理課担当者は次の様に語る。「当社の旅費規定は非常に複雑なんです。中でも複雑なのが日当。例えば同じ場所でも、午後出発であれば2分の1になったり、自分で負担した食事代がなかったら1000円引いたり、20時以降に会社に戻ってきた場合には1000円を加算したりするんです。さらにその合わせ技もあり、例えば午後出発で食事代を負担しなければ、日当からまず1000円を引き、残りを2で割るという計算式になります。出張旅費規定表はデータとして用意されてはいるのですが、先のような複雑なルールはテキストをよく読まないとわからず、本当にややこしいんです」

ぺんてる株式会社<br />財務本部経理部経理課 — ぺんてる株式会社
財務本部経理部経理課

それだけではない。せっかく申請しても、会計担当者がチェックの末、間違いがあった場合は、申請誤りとなり差し戻すことになる。「差し戻し件数も毎月約50件と多く、繁忙期は時間外労働の要因になることもあり、その件数を減らしたいと思っていました」。もちろん、経理課だけではなく、経費精算申請をする社員からも、「日当の計算をわかりやすくして、精算の手戻りを少なくして欲しい」という声もあったという。そのほかにもモバイル端末に対応していなかったり、マスタメンテナンス時におけるIT部門の業務負荷が大きかったり、稟議書や領収書の電子化に対応していなかったり、という課題もあった。

これらの課題を解決するため、情報システム部次長をはじめとする情報システム部のメンバーは経費精算システム更改の検討を始めることとなった。