商業施設に関わる情報の一元管理と業務システムの一本化
事務処理の効率化と営業活動の高度化に成功

日本有数の総合ディベロッパー、森ビル株式会社。その中にあって「六本木ヒルズ」「表参道ヒルズ」などの商業施設におけるテナント営業・賃貸運営管理を担う商業施設事業部では2017年、新業務基盤システム「T-Navi(ティーナビ)」を導入した。

森ビル営業本部内に組織された商業施設事業部は、現在13棟の商業施設にある約800区画(店舗などの商用物件)の賃貸管理を受け持っている。その業務は施設オープン時のテナント営業にはじまり、空き区画の営業、契約、管理の他、テナントの集客・売上向上の企画検討、リニューアル計画や施工管理など、実に多岐にわたる。そしてそれぞれの業務で、商業施設ならではのノウハウが求められる。

たとえば空き区画が出た場合、営業先はどこでもよいわけではなく、その施設全体への影響を考えたうえで選定しなければならない。つまりどの区画にどんな店舗に入ってもらえば、施設のブランドイメージをアップさせ、集客や売上に好影響を与えられるかということまで考慮する必要がある。また、オフィス管理や住宅管理を行う森ビルの他事業部に比べて、契約条件は細部に及ぶ。特に賃料は固定額制だけでなく、テナントの売上に応じた歩合制で設定されることも多い。売上はテナントが扱っている商品や季節などによって毎月幅があるため、賃料もそれに合わせて計算・請求することになる。

このように営業面でも管理面でも複雑になりがちな業務を、効率的かつ確実に遂行していくために開発されたのが「T-Navi」だ。営業戦略の策定からテナント候補への営業折衝、契約、そして契約後の請求事務に必要な情報を集約し、ワンストップで処理できるシステム基盤に仕上がっている。「新システムに求めた一番の条件は、業務の進捗管理ができること、つまりワークフローシステムとしての機能が優れていることでした」

と、商業施設事業部業務推進部課長の富山隆氏は言う。業務それぞれが個別に自動化されていても、それらの間にある申請や情報のやり取りを紙ベースで行うような業務フローでは、時間的なロスが生じるうえ、進捗の確認も取りにくい。従来の業務効率をさらに向上させるためには、すべてを一元化しオンラインで処理できるシステムでなければならなかった。