生産性向上に向けたデジタル化のススメ

会社を継続的に成長させていくためには、生産性向上は無視できない課題です。しかし、具体的な対策が思い浮かばず悩んでいる経営者や管理職が少なくありません。そういったなかで注目を集めているのが「業務のデジタル化」という手法です。

しかし「聞いたことはあるが、どのように役立つのか具体的にイメージできない」という人も多いのではないでしょうか。この記事では、業務のデジタル化によって得られるメリットなどについて解説していくので、ぜひ参考にしてください。

1. 日本国内企業が抱えがちな生産性のジレンマ

かねてから指摘されていることですが、日本国内企業にとって生産性の低さは早急に解決しなくてはいけない課題です。生産性の低さが企業の利益を損ねているという問題があるのはもちろんですが、今後は企業の存続そのものを揺るがしかねない問題となる可能性すらあります。

少子高齢化が進み本格的な労働人口の減少を迎えるうえに、働き方改革によって長時間労働も敬遠される時代になっています。国内企業がかつて経験したことのないマンパワー不足の時代となるため、何らかの対策を打たないと日常業務を維持することすら困難になります。

いわゆる「改善活動」の限界も無視することができません。たしかに、国内企業が顧客に提供する製品やサービスの質は、世界的にもトップレベルにあります。しかし、業務プロセスの改善活動については、ほかの先進国に比べてかなり遅れをとっているのが現実です。

例えば日本と似たような産業構造を持つといわれるドイツと比較すると、日本の労働生産性の低さが明確になります。2015年のドイツは人・時間あたり71.3ドル（USD）ですが、日本はわずか45.0ドルです。

これはアメリカの66.7ドルやフランスの67.7ドルと比べてもかなり低い水準です。国内企業が生産性向上を目指すためには、これまでのやり方ではとても通用しないと考える必要があります。

 

2. デジタル化で得られる3つのメリット

生産性を向上させるためには、業務効率化と業務プロセス管理の抜本的な変革が求められます。
そこで有効なのが「業務のデジタル化」です。これによって大きく3つのメリットがもたらされます。
1つは業務の「見える化」です。

業務プロセスが可視化されることで課題の発見が容易になり、「PDCAサイクル（Plan・Do・Check・Action）」を効果的に回していくことが可能になります。業務の進捗状況もリアルタイムに把握できるため、迅速な経営判断ができるというメリットもあります。全ての事象もデータとして蓄積されるため、ビッグデータとして分析・定量化することにも役立ちます。

2つ目は、業務プロセスの最適解への「誘導」です。これはビッグデータとして蓄積された過去の活動履歴をAIが分析し、業務の最適解を提案するという流れになります。

3つ目は、異なる価値観を持つメンバーを「つなぐ」という働きがあることです。企業のなかで新しく価値を創り出す手法として「デザインシンキング（Design Thinking）」が注目されていますが、そのなかで重要と考えられているのがチームを構成するメンバーの「多様性」です。

業務のデジタル化によって、異なる経歴や文化を持つ人たちがつながりやすくなり、企業が活性化するのです。

 

3. デジタル化で改善される適応スピード

企業の生産性向上のカギとなるのが「適応スピード」です。適切な人材の採用や配置を行い、ミスマッチを避けることで解決される問題ですが、問題はその採用や配置の質です。

企業の求める「スキル」や「優秀さ」などが漠然としたものであるほど、質は下がっていきます。これは人事評価の精度の問題でもあるのですが、これまでの管理手法では限界があるのも事実です。そこで有効なのが、業務のデジタル化による「見える化」です。

生産性が高い人とそうでない人の違いが可視化されることで、会社が求める「スキル」の要件が明確に定義できるようになるのです。また、「優秀さ」についても同様です。業務遂行に必要な能力が可視化されることで、人事評価や配置の質が向上し、適応スピードの改善が可能になります。

 

4. 日常業務におけるロスを低減

どの企業にとっても、日常業務におけるロスの低減は重要な課題となっています。業務システムのデジタル化を行うと、ロスを生み出している業務を特定することが可能になります。

また、これまでは属人的なものと考えられていた、日常業務における「判断」も自動化することが可能です。これによって日常業務の精度が飛躍的に向上し、バラツキを抑えることができます。例えば商品管理の場合、在庫管理や発注・発送などの複雑な判断は人が行うことが当たり前とされています。

また、適切な在庫管理や発注・発送のための分析にも膨大な時間が必要です。しかし、業務のデジタル化を行うことでビッグデータの活用が可能になり、分析から発送などの判断まで、全て自動化することができるようになるのです。

業務のデジタルによってロスの低減を成功させるために大切なのは、「判断のポイント」を明確にすることです。人が判断するポイントと、人に判断させないポイントを分けることで、業務の自動化による効果が高まるのです。

ただし、過去の習慣や業界の常識に囚われてしまうと失敗することもあるので注意が必要です。これまでは「人にしかできない」と思われていた業務でも、「クリエイティブでないもの」については徹底的に標準化する大胆さが必要になります。

 

5. 付加価値そのものを向上

業務のデジタル化というと業務効率化の側面ばかりが強調されがちですが、「付加価値の向上」に貢献するという特徴も見逃せません。自社の「バリューチェーン」を分析し、「刺激」を与えるべき業務などが見えてくるからです。

また、その刺激をポートフォリオ化することも可能です。ポートフォリオ化すれば、具体的な刺激を得る方法なども自ずとみえてきます。業務のデジタル化は、そういった刺激そのものを日常業務に組み込むことも可能にするため、一過性の刺激として終わることはありません。企業の体質そのものを「恒常的に付加価値を生み出す」組織へと変革することになります。

 

6. 自社にとって最適なデジタル化を

業務のデジタル化は多くのメリットを生み出しますが、全ての問題を一度に解決できるというわけではないので注意が必要です。たしかに、業務のデジタル化を行うことで飛躍的な生産性向上に成功した日本国内企業は数多くあります。

しかし、他社の事例をそのまま導入したからといって、すぐに成功が保証されるというものではありません。自社のビジネスモデルやバリューチェーンプロセスをしっかりと把握したうえでデジタル化を行うことが大切です。

手をつけやすいのは、定型業務が多い分野です。業務のバラツキが多い場合は特に効果的です。業務の標準化や自動化を徹底的に行うことで、日常業務のロスが低減されて短期的に成果をあげることが期待できます。

逆に、非定型業務が多い場合は標準化が難しいため、じっくりと改善に取り組む姿勢が必要です。社内における「スキル」の定義を行い、「成長プロセスの標準化」に注力することが大切です。これによって適応スピードの改善が可能になり、結果として生産性向上を実現することができます。

 

7. まとめ

企業の生産性向上を成功させるためには、業務のデジタル化は欠かすことのできない施策のひとつといえます。日常業務のロスを低減するだけでなく、業務の標準化や判断を自動化することで抜本的な業務効率化を可能にします。

また、人材の配置や育成、付加価値の向上など、企業の体質そのものを改善するポテンシャルを秘めています。生産性向上に取り組もうと考えているのであれば、業務のデジタル化を本格的に検討してみてもよいのではないでしょうか。