文書管理を実現するシステムとは？～intra-mart×Office365～

ワークスタイル変革を支えるIT、クラウド

近年、社員の働き方を変えることで、ビジネスの創出・生産性の向上・コミュニケーションの円滑化などを促し、ワークライフバランスの適正化を推進する「ワークスタイル変革」という考え方が普及しはじめている中、グループウェア、特にSaaS型での提供の需要はますます高まっており、 実際に導入を進めているお客様が増加しております。

図１　グループウェア市場規模推移と動向

グループウェア（スケジュール管理、文書管理等、情報系システム）をSaaS型で導入することで、いつでも・どこでも情報収集・資料作成・遠隔地にいる人とのコミュニケーション等ができるようになりました。

しかしながら、遠隔地での作業ができるようになった半面、承認を得てから公開する文書の管理やそれに伴う各種申請、エビデンス等が取りにくくなり、課題となっていました。

 

Office365 × intra-mart

『Microsoft Office 365連携機能』は多くのお客様の悩みを解決する機能です。

「intra-mart Accel Platform」に『Microsoft Office 365連携機能』が標準搭載されたことで、業務フローの情報や添付ファイルをSharePoint Onlineへ格納・表示することが可能になりました。

図２　Office365×intra-mart

 

連携内容

Office365とintra-martが連携することで、どのようなことが実現できるようになるのでしょうか。

3.1 Office365上に保存した文書を、特定の権限を有する利用者に公開することができる

intra-martのワークフロー・BPM機能を活用することで、機密文書等は閲覧する権限を持つユーザ・組織のみに公開することができます。そうすることで、セキュリティを担保しながら文書を管理することができます。

図3　Office365連携設定イメージ

3.2 ワークフロー情報のアーカイブ先として利用することができる

intra-martは、承認画面にワークフローアイテムを配置し、 承認処理の完了したintra-martのワークフロー・BPM情報（承認履歴・添付ファイル・申請内容等）をSharePoint Onlineにアーカイブすることができます。

図４　intra-mart ワークフロー情報連携イメージ

3.3 ファイルの連携時にフィールドに任意の項目を設定できる

SharePoint Onlineのファイル表示画面にintra-martのワークフローで入力した内容を連携し、表示することが可能です。この機能により、誰が・いつ・どんな内容の業務フローをまわしたドキュメントかをひと目で確認することができます。

図5　SharePoint Online画面　連携イメージ

 

活用イメージ（契約書管理プロセス）

連携をすることでどのように業務が変わるのでしょうか。販売契約締結処理～契約書の管理業務を例にご紹介いたします。

図6　販売契約締結処理～契約書管理業務イメージ

販売契約の締結は営業がお客様から締結依頼を頂き、お客様と協議をしながら進めていきます。社内では法務部の担当が審査を行い、問題がなければ契約の締結が行われます。

その際に発生する外部の方、他部門をまたがる業務はメールやエクセルで行っており、各システムへの二重入力の発生・契約書の版管理ができない・迅速な情報共有ができない等、多くの問題が発生しておりました。

図6のように、業務プロセスをintra-martのIM-BISで整理することで、業務プロセスを改善することができ、業務の処理時間を大幅に短縮できます。

また、intra-martの認証認可の機能により、お客様や取引先様のような外部の方とのやり取りもセキュリティを担保することが可能です。全ての関係者の決裁処理が終わったものをOffice365の指定されたフォルダへ自動的に格納するため、内部統制にもしっかり対応することが可能です。

 

最後に

Office365もintra-martも最大限に使いこなしたい方、intra-martをOffice365と連携したい方、業務プロセスの見える化に課題をお抱えの方は、是非一度intra-martにご相談ください。

 

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