業務プロセス最適化への有用なアプローチ プロセスマイニングがもたらすメリットとは

日々繰り返している業務の見直しは企業にとって重要です。業務内容をデータとして蓄積し、解析する「プロセスマイニング」は企業にさまざまなメリットをもたらすでしょう。 この記事では、プロセスマイニングの意味や企業で始める際の心がけなどを解説していきます。

1. プロセスマイニングとは？
企業にもたらすメリットを紹介

1.1. データによる可視化がプロセスマイニングの基本

企業が日常的に行っている業務を振り返り、具体的な改善点を見つけて効率化を図る手法がプリセスマイニングです。単に業務を改善するだけなら、全ての企業が行っているでしょう。

プロセスマイニングが特別なのは、システムなどのイベントログデータを分析して、業務の処理パターンを可視化する点にあります。客観的なデータの分析を基本に置いておるため、課題の洗い出しを主観的に行えます。

正確かつ、俯瞰的に自社の業務における問題点と向き合えるようになるでしょう。

専用ツールを用いて行うプロセスマイニング分析では、業務プロセスの無駄を発見することを目的にしています。理想よりも時間がかかっていたり、従業員ごとに手順が違っていたりする部分を見つけ出し、解決へと誘います。いわゆるボトルネックのリサーチはプロセスマイニングの中心だといえるでしょう。

1.2. プロセスマイニングで企業はどう変わるのか

企業がプロセスマイニングを行う最大のメリットは「利益アップ」です。処理にかかる時間を短縮できるので、従来と同じ労働力とシステムで生産性を高められます。その結果、受発注数が増え、収益増加につながるでしょう。

また、「従業員のストレス軽減」にも大きな役割を果たします。残業や休日出勤などの過剰労働が発生しやすい企業では、業務プロセスそのものに問題を抱えているケースが少なくありません。

しかし、業務を客観的に分析することが難しいため、改善策を考案できない企業も多いのです。プロセスマイニングによって業務が効率化されれば、従業員の負担が減って精神衛生が保たれるようになります。

プロセスマイニングについても詳しく解説しておりますので、こちらをご覧ください。

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2. プロセスマイニングを行わずに効率化や自動化を目指すとどうなる？

2.1. 効率化の範囲が限定的に

データを分析して、業務プロセスを可視化するのは簡単な作業ではありません。専用ツールを使ったとしても、ユーザー側にも相応の知識がないと正確な分析は行えないからです。

しかし、プロセスマイニングを省略して業務の効率化や自動化を目指しても弊害が起こります。たとえば、「範囲が限定的」になるのは典型的なデメリットでしょう。

人力で業務プロセスを振り返ったとしても、客観性や正確性には限界があります。深い分析がなされないまま解決策を練ってしまうので、効果も限定的になってしまいます。

2.2. 課題が放置される

主観が入ったまま業務プロセスを分析すると、どうしても冷静に結果を導き出せません。そのような状況では、本当に解決しなくてはいけない問題が放置されてしまいます。 業務効率化の施策を提案しても、根底から従業員の負担が減ることは少ないでしょう。

2.3. 業務のブラックボックス化

多くの企業では、業務の一部を個人のスキルや感覚に委ねてしまっていて、他の従業員に共有しづらい状態を作っています。

このように、可視化されていない業務の領域をブラックボックスと呼びます。ブラックボックスがある以上、トラブルが起こったときの原因解明に必要以上の時間がかかります。

また、担当者が代わるだけで業務プロセスが全く変わってしまい、最悪の場合は顧客満足度を低下させます。プロセスマイニングによるブラックボックスの解消は企業にとって重要なのです。

 

3. 効果を知っておこう!
プロセスマイニングで実現することは？

3.1. RPAやIAを導入しやすくなる

プロセスマイニングはロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）やインテリジェント・オートメーション（IA）の導入を検討している企業にとって不可欠です。

RPAとは、ロボットによって業務プロセスを自動化する手法です。そして、RPAをさらに発展させてデータ分析などの機能を加えたプラットフォームがIAです。いずれも業務を効率化し、顧客と企業の関係性を強化するために役立つでしょう。

ただし、RPAやIAを導入するには業務プロセスを可視化して整備しなくてはいけません。なぜなら、RPAやIAを司るロボットは、プログラムの指示通りに動くからです。

そもそもの業務プロセスに欠陥があると、間違った方法で処理を繰り返してしまいます。それに、業務が可視化されていないとロボットに任せられる作業が少なくなり、RPAやIAの範囲が狭くなるでしょう。

そこで、プロセスマイニングを行えば、RPAやIAの潜在能力は十分に引き出されます。

3.2. 利益率を高められる

企業が、利益や顧客数を急激に伸ばすことは難しいでしょう。しかし、利益率を短期間で高めることは可能です。

現在かかっているコストの中から無駄なものを洗い出し、削減していけば自動的に利益率も高まっていきます。その作業には、プロセスマイニングが重要な役割を果たします。成功すれば、業務を時短する方法が具体的に見えてくるでしょう。

利益の大きい仕事とそうでない仕事の区別も客観的に行えます。また、残業手当や不要な出張手当なども支給せずに済むので、黒字決算に近づくことができるのです。

 

4. プロセスマイニング実施に向けて何をすればいいのか

4.1. スコーピング

プロセスマイニングを成功させるには、準備が非常に大切です。方向性を定め、プロセスマイニングの具体的な手法を決定するまでの作業を「スコーピング」と呼びます。スコーピングでは、分析対象となる業務プロセスを絞り込みます。

そして、どのような目的で何を成功とするのかをしっかりと定めましょう。そのほか、プロセスマイニングに利用する専用ツールの選定などもこの段階で行います。

最後に、期限や担当者、フローなどを計画書に落とし込んでスコーピングは完了です。

4.2. イベントデータ

次に、計画書に沿ってイベントのログデータを作成していきます。システム内でログデータを選び、内容を検証しましょう。 ログデータでは活動のほか、担当した人物や部署、時刻も必要となります。プロセスマイニングに必要なイベントデータを揃えるには、プロジェクト担当者と情報システム部門の連携が不可欠です。コミュニケーションを重ねながら、正確なイベントデータを集めましょう。

4.3. 実行

イベントデータが用意できれば、専用の分析ツールに投入することでプロセスマイニングは実行可能です。投入の際は、データの数値を記録することと、事前に予測を立てて期待通りの結果になるかどうかの検証を忘れないようにしましょう。

4.4. 評価と解決策の立案

プロセスマイニングの結果を参考に、対象となる業務プロセスを評価していきます。そして、課題を解決するためのプランを立案し、実施しましょう。プランでは、できるだけ具体的に手順を示すことが必要です。

4.5. モニタリングと修正

実施した解決策が効果を発揮するかもモニタリングしなくてはいけません。現場や顧客の満足度がどのように変わったかをデータとして集計します。もしも効果が思うように得られなければ軌道修正し、再びモニタリングをしましょう。この繰り返しで、プロセスマイニングは目標達成に近づいていくのです。

 

5. 利益率アップを目指すために!
プロセスマイニングで業務効率化

プロセスマイニングは業務が複雑化しているにもかかわらず、課題が見つかりにくくなっている企業で役立ちます。客観的に業務プロセスを振り返られるので、即効性のある解決策を立案することも可能です。

その結果、業務効率化や利益率の向上を期待できます。

企業をさらに上の段階へと成長させるために、プロセスマイニングを実施してみましょう。

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・あらゆる業務プロセスを自動で可視化する方法とは？
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