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BPM導入メリット!企業が抱えがちなビジネス課題を通してご紹介
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業務プロセスの管理や改善で悩んでいる経営者や担当者も多いのではないでしょうか。改善活動を継続的に行っていくという考え方はすっかり世の中に浸透しているものの、そのサイクルを回す方法については決め手に欠けるものばかりです。そういったなかで注目を集めているのがBPMシステムの導入です。近年のITの急速な進化に伴って、PDCAサイクルをシステムで一元管理するということが可能になったのです。BPMは今後の業務管理においては不可欠なツールとさえいえるかもしれません。この記事では、BPMの基本的な考え方や、BPMシステムを導入するメリットについて解説していきます。また、BPMを導入した成功例なども紹介していき ます。


目次

1. そもそもBPMとは?


「BPM」とは「ビジネスプロセス・マネジメント(Business Process Management)」のことです。業務のプロセスなどを整理・分析し、より効率的・効果的に業務を行うためにはどうすればよいかを考え、行動することを指します。そしてBPMの最大の特徴は、これらの取り組みを「継続的」に行うということです。従来のBPR(ビジネスプロセス・リエンジニアリング)は、業務の改善によって成果の向上を目指すものでしたが、BPRは改善活動を続けるサイクルであるという違いがあります。一般に普及している「PDCAサイクル(Plan・Do・Check・Action)」と似た考え方になります。

また、「プロセス指向」であることもBPMの特徴です。業務には人間の手によるシステム操作やコミュニケーションなど、さまざまな要素が含まれています。それらの相互作用を中心に、情報の収集や分析を行います。いわゆる「データ中心」といわれるこれまで主流であった考え方とは異なるものです。そして、BPMは「モデル駆動」という特徴も持っています。業務の情報を整理する際は、「モデル」と呼ばれる図が用いられます。そして、作成されたモデルはシステム上で稼動することになります。


2. BPMを導入する以前にあるビジネス課題とは?


多くの企業が抱えている問題の多くは、「業務プロセスが見えない」ということに起因しています。プロセスが複雑化すると、問題の所在も正確に確認できなくなります。そのような状態で業務プロセスを改善しようとしても、有効な手を打つことはできません。結果として、業務プロセスを効率化して生産性を向上することも不可能になります。そのような場合、「業務の進捗状況が見えない」ということも意味します。従業員の行動状況や工程の状態などを正確に把握することもできません。結果として、業務の遅延やサービスレベルの低下、生産性の低下などを引き起こすことになります。

これらの問題を解決しようとしても、「業務プロセスの変更が困難である」という根本的な問題が立ちはだかります。業務プロセスが明確にモデル化されていない場合、何らかの改善案が思い浮かんだ場合でも実行はほとんど不可能です。仮に可能だとしても、膨大な時間を必要とします。改善ができた頃には新たな問題が発生していたり、既にビジネス環境が変わっていたりする場合がほとんどです。対策が後手に回ってしまいがちになり、やがて企業の将来にも悪い影響を及ぼすこととなってしまいます。また、業務プロセスの追加という単純な作業さえ難しい状態の企業が少なくありません。


3. BPM導入で期待できるメリット


BPMシステムの導入による最大のメリットは、「業務プロセスの可視化」です。GUI(グラフィカルユーザインタフェース)によってモデル化することができるようになるのです。これによって、簡単に業務プロセスの課題などを発見することが可能になります。そして改善や効率化などのサイクルを回すことができるようになるのです。もちろん、プロセスの可視化によって業務の能率が高まるのは経営者や管理担当者だけではありません。従業員全員がプロセスを理解し、共有することが可能になるため、通常業務の効率も高まります。

業務プロセスの可視化に成功すれば、「業務の進捗状況の可視化」も可能になります。誰が何をしているのか、業務は滞りなく進んでいるかなどがリアルタイムに把握できるというメリットが享受できます。万が一トラブルが発生した場合でも、迅速に対処することが可能になります。リアルタイムに進捗状況を監視することで、業務プロセスにおける問題を発見することもできるようになります。

業務プロセスのモデル化は、「ビジネス環境の変化への迅速な対応」も可能にします。業務プロセスの変更や追加を必要に応じて行うことができるようになるためです。また、他のシステムとの間でデータの送受信を行うことも容易です。そのため、既存ビジネスに加えて、新たなビジネスでの連携プログラムを低コストで実現することができます。


4. BPM導入で、実際にビジネスがこう変わる!


BPMシステムは、業務プロセスをモデル化するという特徴があります。これによって業務の標準化や共通化が容易になり、結果としてオペレーションコストの削減に大きく貢献します。オペレーションコストは、業種や業態を問わず重要な問題です。製造業であれば、製造コスト削減に匹敵するインパクトです。もちろん、サービス業など労働集約型の業種でも重要視されます。電話対応などの人間によるコミュニケーションにおいても、業務プロセスのモデル化は重要な役割を期待されています。生産効率を高めることはもちろん、個々の業務レベル向上などにも役立てることができるからです。

また、情報システムの保守・運用コストの削減にも大きな効果があります。システムの共有化や標準化によって無駄をなくすことができるからです。重複などによる不必要なコストも可能な限り削減することが可能です。

近年は企業のグローバル化やM&Aによる吸収・合併が加速していますが、BPMシステムはこれらの企業にとっても大変に有用です。コーポレート・ガバナンスの見える化に貢献するほか、さまざまなコードの統一化も容易にします。もちろん、国や企業をまたいだ業務プロセスの標準化も可能になります。


5. BPM導入の成功例と失敗例


BPM導入によって成功する企業に共通しているのは、「BPMの本来の目的」を見失わないということです。業務プロセスの改善というBPMの意義を導入プロジェクトメンバーや業務スタッフがしっかり把握している場合は成功する場合がほとんどです。逆に、目的がきちんと共有できていない場合は失敗してしまう可能性が高くなります。経営目標とBPM導入プロジェクトの擦り合わせが不十分な場合、BPM導入自体が目的になってしまいがちです。目的と手段を取り違えないためには、BPM導入の意義を現場の全員が共有することが不可欠です。

また「プロジェクトの優先順位」も、BPM導入が成功するかどうかのポイントとなります。全ての業務を対象にすることは不可能であり、ボトルネックとなる業務プロセス改善を優先するなどの絞込みが必要です。全てを並行して改善しようとすると、大きく失敗する恐れがあります。広範囲に渡るモデリングの展開は費用や労力を要するうえに、各部の質にも差異が生まれます。結果として、全体の戦略も曖昧にされてしまいがちです。

BPM導入プロジェクトは、既存の業務プロセスを抜本から見直すこともあり、従業員の反発受けることも少なくありません。従業員に対する丁寧な意義の説明と共有化がプロジェクトを成功させるポイントです。


6. まとめ


このように、BPMシステムは改善活動を継続的に行うためには不可欠のツールです。業務プロセスをモデリングして可視化することは、業務プロセスに非常に多くのメリットをもたらします。また、システムに関連したさまざまなコスト削減にもつながります。業務プロセスの管理や改善に問題を抱えているのであれば、ぜひ導入してみることをおすすめします。

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