生成AIで業務効率化する方法・活用アイデア8選とツール10選
ここ数年のうちに世に広まった生成AI。日常業務を効率化し、企業の生産性を飛躍的に向上させる技術として注目を集めています。
生成AIは、資料作成やデータ分析の自動化、問い合わせ対応の迅速化など、幅広い業務で活用が可能です。情報システム部門の担当者として、生成AIをどのように業務に組み込むべきか迷われている方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、生成AIを使った業務効率化の方法や具体的な活用アイデアを解説し、最適なツールの選び方や導入のポイントをご紹介します。
生成AIが得意なこと
生成AIは、従来のAI技術とは異なり、創造的なタスクや複雑な情報処理を行う能力が優れています。この特性を活かすことで、さまざまな業務の効率化を実現するのです。
以下で、生成AIが特に得意とする業務やタスクについて具体的に解説します。
文書や資料の自動生成
生成AIは、与えられた情報をもとにテキストや資料を迅速に作成することが得意です。
たとえば、会議資料や提案書、議事録の作成が可能で、これまで人手で数時間を要していた作業を、数分で完了させることができます。
データ分析と洞察の提供
生成AIは、大量のデータを迅速に分析し、洞察を引き出す能力が優れています。
たとえば、販売データや顧客データを解析し、トレンドや予測を提示することで、経営判断を支援してくれます。
また、Excelの自動化機能を組み合わせることで、データ処理の精度と速度を向上させます。
問い合わせ対応の自動化
生成AIを利用したチャットボットやバーチャルアシスタントは、顧客や社内からの問い合わせへ迅速かつ正確に対応します。
たとえば、FAQの自動応答や問題解決のためのガイド提供により、ヘルプデスク業務の負担を大幅に軽減します。
マーケティングコンテンツの生成
生成AIは、広告のコピーやブログ記事、SNS投稿などのマーケティングコンテンツを短時間で作成できます。
ターゲットオーディエンスに合わせたメッセージやデザインの提案も可能で、キャンペーンのスピード感を向上させます。
スケジュール管理と会議サポート
スケジュールの最適化や会議の要約作成も、生成AIの得意分野です。
会議中の要点を自動的に整理し、要約レポートも作成できます。
プログラミングとコード生成
プログラマーにとっても、生成AIは強力な補助ツールとなります。
コードの自動生成やエラーチェック、アルゴリズムの提案を行うことで、開発速度を向上させられます。
生成AIで業務効率化する方法・活用アイデア8選
それでは実際に生成AIでどのような業務を効率化できるのか、具体例をご紹介します。
1．コーディングの効率化
コーディングの効率化としては、プログラムコードの自動生成、バグの検出、コードのリファクタリングなど、開発業務を効率化できます。
その分、開発者は、より創造的な作業に集中できるようになり、開発速度の向上に貢献します。
例：繰り返し発生する定型的なコーディング作業をAIに任せ、開発工数の削減を実現する。
2．データ分析とレポート作成の効率化
データ分析とレポート作成の効率化として、大量のデータから重要な要素を抽出し、レポートを自動生成することなどが可能です。
この結果、データに基づいた意思決定を迅速に行うことが可能になります。
例：売上データ分析レポートを自動生成し、売上動向の把握と迅速な対応策の実施をサポートする。
3．アイデア創出とブレインストーミングの効率化
アイデア創出とブレインストーミングの効率化としては、新製品開発やマーケティングキャンペーン、新規事業のアイデア出しなどに活用できます。
短時間ではなかなか思いつかない斬新なアイデアを生成してくれるため、イノベーションが促進されます。
例：新商品開発のブレインストーミングでAIを活用し、革新的なアイデアを多数生成する。
4．コミュニケーションの効率化
コミュニケーションの効率化としては、メールの下書き作成や、チャットボットによる顧客対応、社内FAQの作成など、コミュニケーションにかかる時間を削減することが可能です。
この結果、個別対応が必要な複雑な問い合わせに人間が集中できるようになり、顧客満足度の向上につながります。
例：顧客からのよくある質問への回答をAIチャットボットが自動で行い、対応時間の短縮と担当者の負担軽減を実現する。
5．学習・研修の効率化
学習・研修の効率化としては、個別学習プランの作成や、研修資料の自動生成、模擬テストの実施などが可能です。
生成AIなら、短時間で学習者の理解度に合わせて最適な学習コンテンツを提供することが可能です。
例：新入社員研修資料をAIで自動生成し、研修準備期間の短縮と質の向上を実現する。
6．コンテンツ作成の効率化
コンテンツ作成の効率化としては、次のようなことが可能です。
・ブログ記事、Webサイトのコピー、ソーシャルメディアの投稿、ニュースレター、商品説明など、様々な種類のコンテンツを生成。SEO対策キーワードを盛り込むことで、より効果的なコンテンツ作成が可能になります。
・複数言語への翻訳も容易に行えるため、グローバルな展開もスムーズになります。
・AIによる校正・校閲機能を活用することで、文章の質を向上させることも可能です。
例：製品説明文作成の手間を大幅に削減し、新製品リリースのスピードアップに貢献する。
7．デザイン作成の効率化
デザイン作成の効率化としては、ロゴや、Webサイトデザイン、バナー広告などのデザインを自動生成することが可能です。
この結果、デザイナーの作業時間を短縮し、より多くのデザイン案を検討することが可能になります。
例：Webサイトのバナー広告デザインをAIで自動生成し、広告作成の手間を大幅に削減する。
8．人事関連業務の効率化
人事関連業務の効率化として、応募書類のスクリーニングや、面接のスケジュール調整、採用候補者への連絡などを自動化できます。それにより採用プロセスが効率化され、優秀な人材を迅速に確保することが可能になります。
例：応募書類の一次スクリーニングをAIで行い、人事担当者の負担軽減と選考プロセスのスピードアップを実現する。
業務効率化に活用できる生成AIツール10選
業務効率化に役立つ生成AIツールをカテゴリ別にご紹介します。
テキスト生成AIツール
生成AIは、テキスト生成や文書作成を効率化する場面で特に実力を発揮します。
以下は、テキスト生成において注目のツールです。
ChatGPT
https://openai.com/ja-JP/chatgpt/overview/
OpenAIが開発したChatGPTは、自然言語処理に基づき、人間のような会話や文章作成を行う生成AIツールです。
主に次のようなことが可能です。
・テキスト生成と要約
・プログラミングコードの生成と添削
・言語翻訳
・質問応答
・文章の校正・校閲
・データ分析と情報整理
ただし、最新の情報や個人的な経験に基づく回答は苦手なため、使用時には注意が必要です。
Gemini（旧Bard）
https://gemini.google.com/?hl=ja
Googleが提供するGeminiは、検索エンジンと連携した高精度な回答生成が特徴で、人間らしい文章表現で文章を作成してくれます。
マルチモーダル機能により、テキスト、画像、音声、動画など複数の形式のデータを同時に処理できます。
テキストや画像、音声などで質問や指示を入力することで出力してくれ、データ分析やビジュアライゼーションも可能です。
Perplexity
Perplexityは、Web上のデータを参照し、信頼性の高い情報をもとに文章を生成し、参照元のWebサイトのURLも表示してくれます。このため、調査業務や市場分析に適しています。
文章作成以外にも、プログラミングや、アップロードしたファイルの分析、Web検索とファイル検索の同時実行などが可能です。
Microsoft Copilot（旧Bing AI）
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-copilot/organizations
Microsoftが提供するCopilotは、大規模言語モデル（LLM）GPT-4をベースにしたAIモデルを採用した生成AIツールです。
AIに対して自然言語で指示を出し、必要な情報やタスクを依頼することができます。
Officeツールと統合されており、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsなどのアプリケーションで利用可能です。こうした日常業務での使いやすさが特徴です。
無料プランと有料プランが用意されており、無料プランではOfficeツールと統合機能は使用できません。
画像生成AIツール
画像生成AIは、主にデザイン業務や資料作成業務を効率化してくれます。
Canva
Canvaは、テンプレートをもとにオリジナルデザインの画像やバナーを簡単に作成できるAIツールで、画像以外にも、テキストから動画、音声、文章などを自動生成することが可能です。
テンプレートは61万点以上、素材ライブラリにも1億点以上が用意されています。
初心者に優しく、ドラッグ＆ドロップで簡単に操作できる直感的なインターフェースとなっています。日本語にも対応しています。
有料プランのみ、商用利用が可能です。
DALL·E 2
https://openai.com/index/dall-e-2/
OpenAIが提供するDALL・E 2は、テキスト入力をもとに高品質な画像を生成できる有料サービスです。
一見、整合性のないような無茶な入力をしても、条件を満たす画像を生成してくれます。
さらに、テキスト入力だけでなく、類似画像からの生成、対象物の置換などが可能です。
アートやデザインからマーケティング、教育などまで、幅広い分野に向いています。
Webサイトが日本語対応していないため、英語で利用する必要があります。
Midjourney
Midjourneyは、アート系のデザインを得意とする生成AIで、クリエイティブなビジュアル制作に活用することができます。Discordを通して利用するため、Discordのアカウントが必要です。
簡単な操作性で初心者でも利用可能ながら、鮮明で詳細な画像が生成可能であり、パラメータ指定による細かい画像調整も行えます。
以前は無料プランもありましたが、現在は有料プランのみが提供されています。
Webサイトが日本語対応していないため、英語で利用する必要があります。プロンプトも英語のみに対応しています。
動画生成AIツール
動画生成AIは、動画コンテンツの制作や編集を効率化するために活用できます。
HeyGen
HeyGenは、テンプレートをもとにした簡単な動画作成が可能な動画生成ツールです。テキストから高品質な動画を自動生成することが可能です。
AIアバターを生成できる点が特徴的で、100種類以上のリアルなAIアバターが提供されています。
40言語以上、300種類以上の音声に対応。
URLから商品紹介動画などを生成することも可能なため、マーケティング用の動画制作にも適しています。
Webサイトが日本語対応していないため、英語で利用する必要があります。
Runway Gen-2
https://runwayml.com/research/gen-2
Runway Gen-2は、AIを活用して高度な動画編集や特殊効果を追加できるツールで、テキスト入力だけで動画を生成することが可能です。テキストのほか、画像や動画など、多様な入力方法に対応しています。
生成される動画の長さは4秒から最大16秒までで、商用利用も可能です。
Webサイトが日本語対応していないため、英語で利用する必要があります。
機能制限はありますが、無料版も用意されています。
Vrew
Vrewは、音声認識とAIを組み合わせた動画編集制作ツールです。
自動字幕生成機能や、簡単な編集機能を備えており、動画編集作業を効率化してくれます。
自動字幕生成機能には、AIの音声認識技術が使われています。字幕の翻訳も可能で、100ヵ国語以上に翻訳できます。
また、ナレーション機能にもAIが搭載されており、約200種類以上のAI音声を利用可能です。
ブラウザ版では無料体験が行えますが、生成した動画のダウンロードが不可となっており、すべての機能を使うにはダウンロード版を利用する必要があります。
ダウンロード版にも無料で利用できるフリープランが用意されていますが、有料版ではより多くの機能が利用可能です。
生成AIを使った業務効率化の注意点
生成AIは、業務の効率化や生産性向上に大きな可能性を秘めていますが、効果的に活用するためにはいくつかの注意点を理解しておく必要があります。
ここでは、生成AIを導入・活用する際に気をつけるべきポイントについて解説します。
データの機密性と情報セキュリティの確保
生成AIを活用する際には、扱うデータの機密性を十分に確保する必要があります。
特に、顧客情報や企業の内部データを使用する場合、不適切な管理や第三者への漏えいが発生すると、法的リスクを伴うことがあります。
以下の対策を検討しましょう。
セキュリティ基準を満たしたAIツールを選択する
ツールのデータ管理ポリシーを確認し、ISO27001などのセキュリティ認証を取得しているツールを選びましょう。
オンプレミス型のツール利用
クラウドではなく、社内環境にインストールできるオンプレミス型のAIソリューションを検討することで、データの流出リスクを軽減します。
生成内容の正確性の確認
生成AIは、膨大なデータをもとに回答や提案を行いますが、必ずしもその内容が正確とは限らず、誤情報や文脈を誤解した出力がなされる場合があります。
生成された文書やデータ分析結果は、担当者が確認した上で活用しましょう。
特に、重要な意思決定に活用する場合には、人間によるチェックが必須です。
過信によるヒューマンエラーのリスク
生成AIに依存し過ぎると、チェックや修正を怠るようになり、ヒューマンエラーが発生するリスクが高まります。
生成AIはあくまで補助的なツールであり、人間の判断を完全に代替するものではない点を認識して利用することが大切です。
生成AIが与える倫理的課題
生成AIが作成するコンテンツやデータが、意図せずに偏見や差別を助長する恐れもあります。
ツール選定や活用時には、倫理的観点も重視しましょう。
次のような方法が倫理的課題の解消につながります。
出力内容の公平性を監視する
使用する生成AIの学習データが偏っていないかを確認しましょう。
社内ガイドラインの整備
AIツールの使用目的や禁止事項を明確に定め、全社員に周知徹底することが重要です。
まとめ
生成AIは、日常業務の効率化や生産性の向上を実現する強力なツールであり、単なる効率化の手段を超えて、企業の競争力を高める革新的な技術です。
本記事の内容を参考に、生成AIを活用した業務効率化を進め、より高度なビジネス展開を目指してください。
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