業務プロセスの自動化とは？自動化する方法やステップを解説
この記事を読んでわかること
- 業務プロセスの自動化が求められる背景と主なメリット
- ワークフロー、AI、iPaaS、BPMツールなどを活用する方法
- 自動化の対象業務を選び、導入・運用を進めるためのステップ
人手不足や業務の複雑化、働き方の多様化などを背景に、業務プロセスの自動化に取り組む企業が増えています。申請・承認、データ入力、集計、通知、システム間のデータ連携といった定型業務を自動化できれば、作業時間の短縮やミスの削減、業務品質の安定化につながる可能性があります。
一方で、「どの業務から自動化すべきかわからない」「ワークフローやAI、iPaaS、BPMツールの違いがわからない」「ツールを導入しても現場に定着するか不安」といった課題を抱える担当者も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、業務プロセスの自動化とは何か、求められる背景やメリット、自動化に向く業務の特徴、代表的な方法、導入を進めるステップについて解説します。業務全体を見直しながら効率化を進めたい方は、ぜひ参考にしてください。
業務プロセスの自動化とは
業務プロセスの自動化とは、これまで人が行っていた定型作業や判断手順の一部を、ITツールやシステムによって自動で処理できるようにすることです。単に一つの作業を自動化するだけでなく、申請、承認、データ入力、通知、集計、他システムへの登録といった一連の流れを見直し、業務全体を効率化する取り組みを指します。
例えば、経費精算では、申請者が必要項目を入力し、上長が承認し、経理担当者が内容を確認した後、会計システムへ登録するといった工程が発生します。この流れをワークフローシステムや他システムとの連携によって整備すれば、申請内容に応じた承認ルートの振り分け、差し戻しの通知、会計システムへのデータ連携などを自動化することが可能です。
自動化は人の仕事をすべて置き換えることが目的ではありません。定型的な作業や確認業務を効率化し、従業員が顧客対応、企画、改善活動、判断が必要な業務などへ時間を充てられる状態をつくることが、本来の目的といえるでしょう。
業務プロセスの自動化が求められる背景
業務プロセスの自動化が求められる背景には、人手不足、働き方の多様化、業務の複雑化、DX推進の必要性などがあります。
少子高齢化や採用難により、限られた人員で業務を進めなければならない企業は増えています。特に、入力、転記、確認、集計といった定型作業に多くの時間がかかっている場合、重要な業務へ人材を十分に配置できません。自動化によってこうした作業負荷を減らすことは、生産性向上だけでなく、人材を有効活用するうえでも重要です。
また、テレワークや拠点間連携が広がる中で、紙、メール、Excelを中心とした業務運用では、進捗確認や情報共有が難しくなることがあります。誰がどの作業を担当しているのか、どこで業務が止まっているのかを把握できなければ、対応の遅れや確認漏れにつながるおそれがあります。
さらに、制度改正や組織変更、取引先からの要望などにより、業務ルールは継続的に変化します。特定の担当者しか手順を知らない状態や、個人の経験に依存した運用では、変更への対応が遅れやすくなります。業務の流れを可視化し、標準化したうえで自動化を進めることが、変化に強い組織づくりにつながります。
業務プロセスの自動化のメリット
業務プロセスを自動化すると、単純な作業時間の短縮だけでなく、業務品質の安定化や組織全体の改善にもつながります。ここでは、代表的なメリットとして、以下の4点について紹介します。
- 生産性向上
- 業務の標準化・属人化の解消
- ヒューマンエラーの削減
- コスト削減
生産性向上
自動化の大きなメリットは、定型作業にかかる時間を減らせることです。データ入力、帳票作成、メール送信、申請内容の確認、定期的な集計などを自動化すれば、担当者は同じ作業を繰り返す負担から解放されます。
例えば、申請内容に応じて承認者を自動で振り分けたり、期限が近づいた案件を自動通知したりする仕組みを整えれば、確認や督促にかかる時間を抑えられます。その結果、従業員は顧客対応や課題分析、企画立案など、より付加価値の高い業務に集中しやすくなります。
業務の標準化・属人化の解消
業務が特定の担当者の経験や判断に依存していると、異動や退職があった際に業務品質が低下するおそれがあります。また、担当者によって処理方法が異なると、確認基準や対応スピードにもばらつきが生じる点にも注意が必要です。
業務プロセスを自動化する前には、まず業務の手順や判断基準を整理する必要があります。その過程で、誰が行っても同じように処理できるルールを整備しやすくなります。自動化は単なる省力化ではなく、業務を標準化し、組織として再現性のある運用をつくるための手段の一つです。
ヒューマンエラーの削減
手作業による転記や計算、確認には、入力漏れや入力ミス、処理の重複、確認漏れといったリスクが伴います。特に、複数のシステムやExcelをまたいで同じ情報を扱う業務では、ミスが起こりやすくなります。
自動化によって、データをシステム間で連携したり、入力条件に応じてエラーを表示したりできれば、ミスの発生や見落としを抑えやすくなるでしょう。ただし、自動化された処理にも設定ミスや例外対応の漏れが起こる可能性があります。重要な業務では、定期的な確認や監査の仕組みを設けることが必要です。
コスト削減
作業時間や確認工数を減らせれば、人件費や外注費、修正対応にかかるコストを抑えられる場合があります。例えば、月次集計や帳票作成を自動化することで、毎月発生していた手作業を減らし、締め作業の負担を軽減可能です。
一方で、自動化ツールの導入には、初期設定、システム連携、教育、運用保守などのコストがかかります。そのため、単に「人件費を削減できるか」だけで判断するのではなく、削減できる作業時間、業務品質への影響、将来的な拡張性なども含めて効果を考えることが重要です。
自動化に向いている業務の特徴
すべての業務が同じように自動化に向いているわけではありません。特に効果を得やすいのは、手順や判断基準が明確で、繰り返し発生する業務です。
例えば、データ入力、転記、集計、帳票作成、定型メールの送信、請求書の発行、申請内容のチェック、マスタ情報の更新などは、自動化を検討しやすい業務といえるでしょう。処理件数が多く、同じ作業を何度も行っている場合は、優先度が高くなります。
また、入力項目や判断条件が明文化されている業務も自動化に向いています。「金額が一定額を超えた場合は部長承認が必要」「申請内容に不備があれば差し戻す」といった条件が決まっていれば、ワークフローやルールエンジンに組み込みやすいでしょう。
一方で、顧客との細かな交渉、例外的な判断、創造性が求められる企画、責任者による最終判断などは、完全な自動化に向かない場合があります。こうした業務では、AIやツールで情報整理や下書き作成を支援しつつ、最終的な判断は人が行う設計が現実的です。
自動化の対象を選ぶ際は、「作業時間が長いか」「件数が多いか」「ルールが明確か」「例外処理が多すぎないか」「自動化後に効果を測定できるか」といった観点で評価するとよいでしょう。
業務プロセスを自動化する方法
業務プロセスの自動化には複数の方法があります。業務の目的や複雑さ、既存システムとの関係に応じて、適切な手段を選ぶことが重要です。ここでは、業務プロセスを自動化する代表的な5つの方法について解説します。
- ワークフローツール
- マクロ
- AIツール
- iPaaS
- BPMツール
ワークフローツール
ワークフローツールは、申請、承認、回覧、差し戻し、通知といった業務の流れを電子化するためのツールです。経費精算、稟議、休暇申請、購買申請、契約申請、入社手続きなど、複数の関係者による確認や承認を必要とする業務に向いています。
紙の申請書やメールで承認依頼を行う場合、現在の進捗状況を把握しにくく、承認待ちの案件が放置されることもあります。ワークフローツールを導入すれば、申請内容や組織情報、金額などの条件に応じて承認ルートを自動で分岐させることが可能です。承認期限が近づいた際に通知を送る仕組みも設定できるため、確認漏れや処理遅延の防止にもつながります。
また、申請履歴や承認記録をシステム上に残せるため、監査対応や内部統制の面でも役立ちます。会計システムや人事システム、文書管理システムなどと連携すれば、承認後のデータ登録まで自動化でき、二重入力や転記作業を減らしやすくなるでしょう。
マクロ
Excelなどのマクロは、表計算ソフト上で繰り返し発生する定型作業を自動化する方法です。データの整形、複数ファイルの集計、定型帳票の作成、ファイル名の変更、データの転記など、Excelを中心に行っている小規模な業務の効率化に向いています。例えば、毎月複数の部門から提出されるExcelファイルを統合し、集計表や報告書を作成する業務では、マクロを活用することで作業時間を短縮できる場合があります。
一方で、マクロは作成者しか内容を把握していない状態になりやすく、担当者の異動や退職によって保守が難しくなることがある点には要注意です。また、ファイルの保存場所や列構成が変わるだけで正常に動作しなくなる場合もあります。導入する際は、利用目的や仕様、更新方法を文書化し、個人のPCや担当者に依存しない管理体制を整えることが重要です。
AIツール
AIツールは、文章の要約、分類、問い合わせ対応、需要予測、画像認識、データ分析など、従来は人の判断や確認が必要だった業務の一部を支援できる仕組みです。特に生成AIを活用すると、会議議事録の要約、メール文案の作成、社内文書の検索、FAQの下書き、報告書の作成などを行いやすくなります。
例えば、社内に蓄積された規程やマニュアル、過去の問い合わせ履歴をAIが参照できる環境を整えれば、従業員が必要な情報を探す時間を短縮できる可能性があります。また、顧客からの問い合わせを内容ごとに分類し、担当部署へ振り分ける仕組みを作れば、一次対応にかかる負担を軽減可能です。
ただし、AIの出力には誤りや偏りが含まれる可能性があります。生成AIを利用する場合は、機密情報や個人情報を入力してよい範囲を定め、出力内容を確認する担当者や承認フローを設ける必要があります。AIを単体で使うだけでなく、ワークフローや文書管理、業務システムと連携させることで、日常業務の中で活用しやすくなるでしょう。
iPaaS
iPaaSは、「Integration Platform as a Service」の略称で、クラウドサービスや業務システム同士を連携させるための仕組みです。
複数のSaaSや社内システムを利用している企業では、同じ情報を複数の画面へ手入力していたり、データをCSV形式で出力・加工・再登録したりする作業が発生しやすくなります。
iPaaSを活用すれば、フォームで受け付けた問い合わせ内容をCRMへ自動登録し、担当者へ通知を送り、関連ファイルをクラウドストレージに保存するといった一連の処理を自動化することが可能です。
また、システム間でデータを連携することで、二重入力や転記ミスを減らせるだけでなく、情報更新のタイムラグも抑えられます。ただし、連携先のAPI仕様や認証方式、データ形式、セキュリティ要件を確認する必要があります。特に顧客情報や従業員情報を扱う場合は、権限設定やログ管理も含めて慎重に設計することが重要です。
BPMツール
BPMツールは、BPM（Business Process Management）を実践するために、業務プロセスの可視化、実行状況の把握、改善活動を支援するツールです。部門をまたぐ一連の業務を対象に、どこで作業が滞っているのか、どの工程に無駄や重複があるのかを把握しながら、業務全体を改善していく考え方を指します。
単発の作業を自動化するだけでは、前後の工程に手作業やボトルネックが残る場合があります。BPMツールは、業務全体のつながりを確認しながら改善できる点が特徴です。業務プロセスの変更や組織改編、制度改正が発生した場合にも、影響範囲を把握しやすくなります。
intra-martのIM-BPMは、業務プロセスの可視化・管理に加え、ワークフローやローコード開発、外部システム連携と組み合わせて、業務改善を支援する仕組みです。部門をまたぐ複雑な業務を整理し、単発の自動化にとどまらず、継続的な改善を進めたい場合は、BPMツールの活用を検討するとよいでしょう。
▶︎BPMツールとは？業務改善に効果を発揮するBPMツールを比較
業務プロセスの自動化を進めるステップ
業務プロセスの自動化は、ツールを導入するだけでは成功しません。現状を把握し、対象業務を選び、効果を確認しながら段階的に進めることが大切です。ここでは、業務プロセスの自動化を進めるステップについて解説します。
- 自動化する対象業務の選定
- 導入ツールの選定
- 導入計画の策定
- 試験導入・効果測定
- 本格導入・保守運用
自動化する対象業務の選定
まずは、どの業務を自動化するのかを決めます。対象業務の作業時間、処理件数、関係者、利用しているシステム、例外処理などを洗い出しましょう。
最初から複雑で影響範囲の大きい業務を対象にすると、設計や調整に時間がかかる場合があります。定型性が高く、ルールが明確で、効果を測りやすい業務から始めると、成功事例をつくりやすくなるでしょう。
導入ツールの選定
次に、対象業務に合ったツールを選びます。承認業務ならワークフロー、画面操作の繰り返しならRPA、データ連携ならiPaaS、業務全体の可視化と改善ならBPM、文章作成や分類などの支援にはAIが向いています。
ツール単体の機能だけでなく、既存システムと連携できるか、利用者が使いこなせるか、セキュリティ要件を満たせるか、将来の業務変更に対応しやすいかも確認が必要です。
導入計画の策定
導入計画では、対象範囲、スケジュール、担当者、予算、導入後の運用体制を整理します。業務部門だけで進めるのではなく、情報システム部門、セキュリティ部門、経理・法務など、関係部門を早い段階で巻き込むことが重要です。
また、自動化によって業務手順が変わる場合は、利用者への説明や研修も必要になります。現場の意見を反映せずに仕組みを作ると、かえって使いにくくなり、定着しないおそれがあります。
試験導入・効果測定
本格導入の前に、一部の部門や限定された業務で試験導入を行います。処理時間、エラー件数、手戻り、利用者の負担、運用上の課題などを確認し、想定どおりの効果が出ているかを評価します。
効果測定では、「月間の作業時間を何時間削減できたか」「処理完了までの日数がどれだけ短縮されたか」「差し戻しや入力ミスがどの程度減ったか」といった指標を設定するとよいでしょう。結果をもとに、業務ルールやシステム設定を改善します。
本格導入・保守運用
試験導入で得た改善点を反映し、本格導入へ進みます。導入後も、業務変更や組織改編、制度改正に応じて、ワークフローや自動処理を見直す必要があります。
また、自動化した業務が期待どおりに動いているか、例外処理が増えていないか、利用者が適切に運用できているかを定期的に確認することが重要です。業務プロセスの自動化は、一度導入して終わりではなく、継続的に改善する取り組みとして運用しましょう。
まとめ
業務プロセスの自動化とは、定型作業や判断手順の一部をITツールやシステムに任せ、申請、承認、入力、通知、集計、システム連携といった業務の流れ全体を効率化する取り組みです。
自動化を進めることで、生産性の向上、業務の標準化、ヒューマンエラーの削減、コストの見直しなどが期待できます。一方で、すべての業務を自動化するのではなく、定型性やルールの明確さ、処理件数、例外対応の多さなどを踏まえて対象業務を選ぶことが重要です。
自動化の手段には、ワークフロー、マクロ、AI、iPaaS、BPMツールなどがあります。単発の作業効率化にはマクロやRPAが有効な場合もありますが、部門をまたぐ複雑な業務を改善するには、業務プロセス全体を可視化し、継続的に見直せる仕組みが必要です。
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