intra-mart Accel Archiver ユーザ操作ガイド 第8版 2018-08-01

5.1. ドキュメントの管理レベルを設定する

5.1.1. プロパティ機能の概要

フォルダごとにプロパティを定義することで、配下に作成するドキュメントに対し管理レベルを設定することができるようになります。
下図ドキュメントBのようにフォルダのプロパティ条件を満たさないドキュメントは、管理レベルを満たさないものとして扱われ、一般ユーザからは閲覧できない状態となります。
この状態を解消するためには、管理レベルを満たすようにドキュメントのプロパティを再設定する必要があります。
../../../_images/chapter_3_1_2.png

5.1.1.1. フォルダにプロパティを設定する

  1. プロパティ設定するフォルダを右クリックし「フォルダ編集」を選択します。

    ../../../_images/chapter_3_1_3.png

    注意

    プロパティを設定するには、該当フォルダに対して「フォルダ編集」権限が必要となります。


  1. プロパティの「選択」をクリックし、このフォルダに必要なプロパティを設定します。

    ../../../_images/chapter_3_1_4.png

  1. プロパティの設定が完了したら「保存」ボタンをクリックします。

    ../../../_images/chapter_3_1_5.png

    コラム

    フォルダに対して管理レベルを設定する場合、以下の操作を行ってください。
    ・このフォルダで管理したいプロパティを付与してください。
    ・付与したプロパティに対し、必須のチェックを付けてください。

    また、管理レベルの設定を行うことで以下が実現できるようになります。
    ・管理レベルに一致しないドキュメントは作成できなくなります。
     (ドキュメント作成時に必須チェックしたプロパティの入力項目が初期表示され、このプロパティは外せなくなります。)
    ・必須チェックのついたプロパティを含まないドキュメントは管理レベルに一致しないドキュメントとして扱われます。
     (一覧画面に表示されない状態になります。)

    コラム

    ・プロパティを上位フォルダと同一の設定とする場合、「上位フォルダと同一の設定をする」をチェックしてください。
    ・設定したプロパティを下位フォルダに反映する場合、「すべての下位フォルダに同一の設定をする」をチェックしてください。
     反映する対象はフォルダのみであり、ドキュメントには影響しません。
    ・「ワークフロー連携」プロパティを設定する際にはワークフローのフロー定義情報を事前作成してください。作成方法は 「IM-Workflow 管理者操作ガイド」を参照してください。
     作成するフローのコンテンツ定義は「Accel Archiver」を指定してください。
     また、コンテンツIDが「wdc_contents_0001」のコンテンツ定義は作成しないようにしてください。
    ../../../_images/chapter_3_1_7.png
    ・フロー定義を設定すると、このフォルダ配下に作成するドキュメントのワークフローを制限することができます。

5.1.1.2. 管理レベルに不一致のドキュメントを確認する

フォルダに管理レベルを設定している場合、フォルダ配下のドキュメントが管理レベルに一致するか確認することができます。
この章では管理レベルに不一致となったドキュメントの確認方法を説明します。
  1. 「プロパティ要件を満たさないドキュメントを表示する」をクリックし、表示モードを切り替えます。

    ../../../_images/chapter_3_1_8.png

  1. 管理レベルに不一致なドキュメント、およびそのドキュメントが所属しているフォルダが注意アイコンで表示されます。

    ../../../_images/chapter_3_1_9.png

    注意

    管理レベルに不一致なドキュメント、およびフォルダを確認するには、該当ドキュメントの編集権限が必要です。

5.1.1.3. 管理レベルに不一致のドキュメントを最終更新者に通知する

管理レベルに不一致となっているドキュメントは最終更新者に通知を出すことができます。
詳細な手順は「本ドキュメントのプロパティ相違の通知を行う」を参照してください。