intra-mart Accel Archiver ユーザ操作ガイド 第8版 2018-08-01

4.2. ドキュメントを登録する

  1. ドキュメントを作成したいフォルダを右クリックし「ドキュメント新規作成」を選択します。

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    注意

    ドキュメントを登録するには、該当フォルダに対して「ドキュメント登録」権限が必要となります。


  1. 必要項目を入力し、「保存」ボタンをクリックします。

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    <画面項目>

    項目 説明
    ドキュメント名 ドキュメントの名称を入力します。
    コンテンツ コンテンツを登録します。
    フォルダ 登録するドキュメントの所属フォルダを指定します。
    リンク 登録するドキュメントのリンクフォルダを設定します。
    タスクタグ タスクタグの設定を行います。
    関連ドキュメント 関連ドキュメントの設定を行います。 設定されたドキュメントは参照画面に一覧表示され、クリックすると詳細を確認できるようになります。
    プロパティ プロパティの設定を行います。 プロパティを設定することで、作成しているドキュメントに対し、独自の入力項目を設定することができます。詳細は「レビジョン・変更履歴」「レビジョン・変更履歴・公開日・通知」「ワークフロー連携」「登録番号」「備考」「キーワード」を参照してください。
    アクセス権 アクセス権の設定を行います。
    「保存」ボタン ドキュメントを登録します。
    「一時保存」ボタン ドキュメントをドラフトへ一時保存します。

    コラム

    ・コンテンツは「ファイル追加」ボタンから登録してください。
    ※ファイルは複数同時にアップロードすることもできます。
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    ・ドキュメント名が未入力の状態でコンテンツを登録すると、コンテンツの名称をドキュメント名として初期設定することができます。
    ・コンテンツの表示順を変更したい場合は、「コンテンツの並びかえ」から操作してください。
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    ・コンテンツを削除する場合は、コンテンツ名の横に表示される削除アイコンをクリックしてください。
    ../../../_images/chapter_2_2_6.png

    コラム

    ・フォルダ選択欄の指定を空にした場合、「フォルダ未設定」配下にドキュメントが作成されます。
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    ・フォルダ設定欄には「1.」の操作で選択したフォルダが初期値として表示されます。
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    コラム

    ・アクセス権を設定することにより特定のユーザにドキュメントを公開することができます。
     操作者が初期設定されますので、必要に応じて権限を追加してください。
    ・アクセス権は「ユーザ」「組織」「ロール」「パブリックグループ」から設定できます。
     これらデータの作成方法は 「IM-共通マスタ 管理者操作ガイド」を参照してください。

    コラム

    ・ドキュメントの所属フォルダにPDF変換の設定が行われている場合、コンテンツとして登録した電子ファイルはPDFファイルに変換されて表示されます。
     また、セキュリティの設定が行われている場合、同時にPDFファイルにセキュリティが付与されます。

4.2.1. レビジョン・変更履歴

ドキュメントに対するレビジョン管理機能を有効にします。
管理対象となるドキュメントは、変更する際に「変更履歴」の登録が必要になります。
フォルダの旧レビジョン検索設定を「フォルダ編集権限がある場合のみ検索可能とする」とした場合、旧レビジョンのドキュメントはフォルダ編集権限を持つユーザのみ参照できます。
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項目 説明
レビジョン レビジョンを指定します。
変更履歴 変更履歴を登録します。

4.2.2. レビジョン・変更履歴・公開日・通知

レビジョン管理機能に加え、ドキュメントを作成する際に公開日・通知先を設定することができるようになります。このプロパティが設定されると公開日となったタイミングで以下の処理が自動的に行われます。
・作成したドキュメントが他ユーザに閲覧できる状態となります。
・ドキュメントが作成された旨が通知先に設定されたユーザへ自動通知されます。
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項目 説明
レビジョン レビジョンを指定します。
変更履歴 変更履歴を登録します。
公開日 公開日を指定します。
通知 保存/申請ボタンをクリックした際に、通知を行うか選択できます。
通知日 ポータルに通知される日付を選択します。
(掲載日数) ポータルに掲載される日数を指定します。

注意

・掲載日数は、通知日で指定された日付からとなります。

4.2.3. ワークフロー連携

ドキュメントを作成する際にワークフローによる申請~承認を設定することができるようになります。
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項目 説明
フロー定義(フローグループ) フローグループを選択し、フロー定義の絞り込みが行われます。
フロー定義 フロー定義を選択します。
フロー定義表示 フロー定義を表示します。
申請者 代理申請者が設定されている場合、申請者を選択します。

コラム

・利用するフローは事前に作成してください。
作成方法は 「IM-Workflow 管理者操作ガイド」を参照してください。
・作成するフローのコンテンツ定義は「Accel Archiver」を指定してください。
・プロパティを設定すると、「保存」ボタンは「申請」ボタンに変更され、ボタンをクリックするとIM-Workflowの申請機能が呼び出されます。
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・ワークフローの申請画面から申請を行う場合は、該当するフローを選択してから申請してください。

4.2.4. 登録番号

ドキュメントを作成する際に登録番号を入力できるようになります。入力した登録番号は検索条件として利用することができます。
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項目 説明
登録番号 登録番号を入力します。

4.2.5. 備考

ドキュメントを作成する際に備考を入力できるようになります。入力した備考は検索条件として利用することができます。
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項目 説明
備考 備考を入力します。

4.2.6. キーワード

ドキュメントを作成する際にキーワードを入力できるようになります。入力したキーワードは検索条件として利用することができます。
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項目 説明
キーワード キーワードを入力します。

コラム

登録番号/備考/キーワードは、ドキュメント検索を行う際の検索条件としても利用可能です。

4.2.7. ISO規程

ISO規程類の作成に必要なプロパティ(レビジョン・変更履歴・公開日・通知設定・ワークフロー連携・登録番号管理)がまとめてセットされます。
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項目 説明
レビジョン レビジョンを指定します。
変更履歴 変更履歴を登録します。
登録番号 登録番号を入力します。
公開日 公開日を指定します。
通知 保存/申請ボタンをクリックした際に、通知を行うか選択できます。
通知日 ポータルに通知される日付を選択します。
(掲載日数) ポータルに掲載される日数を指定します。
フロー定義 フロー定義を選択します。
フロー定義表示 フロー定義を表示します。
申請者 申請者を選択します。

注意

・掲載日数は、通知日で指定された日付からとなります。

4.2.8. 保管期限・通知設定

ドキュメントの保管期限、通知日を設定できます。
通知日がくるとドキュメント作成ユーザ、フォルダ編集権限をもつユーザに通知され、保管期限が来るとドキュメントが削除されます。
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項目 説明
保管期限日 保管期限を設定します。

4.2.9. 一時保存機能について

一時保存したドキュメントは「ドラフト」フォルダに保存されます。
以下に該当するユーザがドキュメントの作成を再開することができます。
・ドキュメントの作成ユーザ
・編集権限を設定されたユーザ
・管理者
ドキュメントの作成を再開する場合は、対象となるドキュメントの「処理」をクリック⇒「編集」をクリックします。
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コラム

一時保存中に削除したコンテンツは、保存または申請を行うまで復元が可能です。