intra-mart Accel Documents キャビネット管理者ガイド 第5版 2017-10-01

タイムスタンプ付き文書の設定をする(オプション)

文書にタイムスタンプを付与し、タイムスタンプ付き文書として登録するには、文書を登録するキャビネットにタイムスタンプ機能を設定する必要があります。

キャビネットのタイムスタンプ機能を設定する

  1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。

  2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。

  3. 「キャビネット管理」をクリックして、「キャビネット属性編集」画面を表示します。

  4. 「タイムスタンプ機能」で「有効」を選択します。

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  5. 「タイムスタンプ付与タイミング」で、タイムスタンプを付与するタイミングを選択します。

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  6. 「更新」をクリックします。

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  7. キャビネットのタイムスタンプ機能を設定できました。

    コラム

    「タイムスタンプ機能」を「有効」から「無効」に変更する場合、キャビネット内にタイムスタンプ対象の文書が登録されていると、エラーが表示されて変更できません。

文書を登録するときのデフォルト設定をタイムスタンプ付き文書にする

手順は、大きく3つのSTEPに分かれます。
STEP1: 「キャビネット属性編集」の「タイムスタンプ機能」で以下の通り設定します。 (「キャビネットのタイムスタンプ機能を設定する」 (このページ)の手順を参照)
  • 「タイムスタンプ機能」:「有効」を選択
  • 「タイムスタンプ付与タイミング」:「自動(アップロード時)」を選択
STEP2: タイムスタンプ付き文書用の保管定義を作成します。 (「タイムスタンプ付き文書用の保管定義を作成する」 (このページ)の手順を参照)
STEP3: クラス定義を作成します。 基本クラスが「文書」、または「セキュア文書」のクラスで、STEP2で作成した保管定義を選択します。 (「文書やフォルダをクラスで管理する」 を参照)

タイムスタンプ付き文書用の保管定義を作成する

  1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。

  2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。

  3. 「キャビネット管理」をクリックして、「キャビネット属性編集」画面を表示します。

  4. 「保管定義一覧」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_44.png
  5. 「新規保管定義作成」をクリックします。

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  6. 「デフォルトタイムスタンプ設定」のチェックボックスをクリックします。

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  7. その他の必要な項目を入力して、「作成」をクリックします。
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    コラム

    「期限切れ予告通知日」は、「検証有効期限終了日時予告通知」、「アーカイブタイムスタンプ付与」のジョブネットで対象の文書を検索するときにも利用されます。
    「検索実行日時」に「期限切れ予告通知日」を加算した日時が、タイムスタンプの「検証有効期限終了日時」を過ぎている文書が対象になります。

    注意

    タイムスタンプが付与された日時が異なっていても、通常1年間はタイムスタンプの検証有効期限終了日時が同じになります。
    アーカイブタイムスタンプ付与の処理には、通常1件あたり数秒から数十秒の時間がかかるため、同じ年にタイムスタンプを付与された文書数が多い場合は、処理に数日かかる可能性があります。
    「期限切れ予告通知日」は余裕をもった日数を設定してください(例:180日前)。

    コラム

    保管定義作成の項目は、「保管定義を作成する」 を参照してください。
  8. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
  9. 保管定義を作成できました。
    このあとは「クラス定義を作成する」に進み、基本クラスが「文書」、または「セキュア文書」のクラス定義で、作成した保管定義を選択してください。

    コラム

    タイムスタンプ付き文書は、セキュリティ付きPDFファイルをセキュアダウンロードできません。
    「セキュア文書」を選択する場合は、「PDF変換」タイプのセキュリティ定義を選択してください。