intra-mart Accel Documents キャビネット管理者ガイド 第5版 2017-10-01

文書とセキュア文書の保管期限を設定する

文書とセキュア文書の保管期限や、保管期限が切れるときの保管責任者への予告通知方法を設定します。

操作の流れ

手順は、大きく2つのSTEPに分かれます。
STEP1: 保管定義を作成します。 (このページの手順を参照)
STEP2: クラス定義を作成します。基本クラスが「文書」、または「セキュア文書」のクラスで、STEP1で作成した保管定義を選択します。 (「文書やフォルダをクラスで管理する」を参照)

保管定義を作成する

保管定義を作成します。
保管定義は、最大200件まで作成できます。
  1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。
  2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。
  3. 「キャビネット管理」をクリックして、「キャビネット属性編集」画面を表示します。
  4. 「保管定義一覧」をクリックします。
    ../../_images/apply_guide_44.png
  5. 「新規保管定義作成」をクリックします。
    ../../_images/apply_guide_45.png
  6. 必要な項目を設定して、「作成」をクリックします。
    ../../_images/apply_guide_46.png
    <ダイアログの項目>
    項目 説明
    名前 保管定義の名前を「標準表示名」に入力します。各言語は、必要に応じて入力します。未入力の言語には「標準表示名」が使用されます。
    • 保管設定

      項目 説明
      文書の保護
      指定された期間中に、削除できないようにする場合は「有効」、文書を削除できるようにする場合は「無効」を選択します。
      期限日 保管期限を変更できるようにする場合は、チェックボックスをクリックします。
      期限切れ文書
      保管期限が過ぎた文書に対して、ユーザの操作が制限できます。
      チェックボックスをクリックすると、「デフォルト保管責任者」で設定する保管責任者、文書の管理権を持つユーザ、およびキャビネット管理者以外のユーザは、次の操作ができなくなります。
      • 属性編集
      • ダウンロード
      • チェックアウト
      • チェックアウト取り消し
      • チェックイン
      • 文書公開
      • 文書公開(ゲスト)
      • バージョンダウンロード
      • 削除
      • 移動
      • コピー
      デフォルト保管責任者
      文書を登録するときに、デフォルトで表示される保管責任者を設定します。5つまで設定できます。
      ここで設定した保管責任者以外でも、文書の管理権を持つユーザ、およびキャビネット管理者は、同じ操作を行えます。
      デフォルト保管期間 文書を登録するときに、デフォルトで表示される保管期間を設定します。
      デフォルトタイムスタンプ設定 文書を登録するときに、デフォルトでタイムスタンプ付き文書の対象にするかどうかを設定します。
      文書コピー時の動作
      文書をコピーしたときの保管責任者と期限日を設定します。
      デフォルト保管責任者を設定していない場合は、「保管責任者と期限日にデフォルト値を設定する」を選択できません。
      期限切れ予告通知日 保管期限が過ぎる何日前に通知するかを設定します。
      通知方法 設定した「期限切れ予告通知日」に、通知する方法を設定します。
      設定レベル
      文書を登録するときに保管責任者と保管期限を入力する必要があるかどうかを設定します。
      「文書登録時に保管設定を表示しない」を選択すると、文書を登録する画面に、保管責任者と保管期限を設定する項目が表示されません。
  7. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
  8. 保管定義を作成できました。
    ../../_images/apply_guide_50.png
    このあとは「クラス定義を作成する」に進み、基本クラスが「文書」、または「セキュア文書」のクラス定義で、作成した保管定義を選択してください。

コラム

保管定義を変更する場合

  1. 変更したい保管定義の操作メニューから「定義編集」をクリックします。
  2. 変更したい項目を編集して、「更新」をクリックします。
  3. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。

保管定義を削除する場合

  1. 使用中(「使用数」に「0」以外の数字が表示されている)の保管定義は削除できません。
  2. 削除したい保管定義の操作メニューから「削除」をクリックします。
  3. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。

利用しているクラス定義は、操作メニューから「利用クラス表示」を選択して、確認できます。

利用クラスを確認する

「利用クラス数」が「0」でない場合は、どのクラス定義で保管定義が使用されているかを確認できます。

  1. 利用クラスを確認したい保管定義の操作メニューから「利用クラス表示」をクリックします。
    ../../_images/apply_guide_51.png
  2. 利用クラスを表示できました。
    ../../_images/apply_guide_52.png