intra-mart Accel Documents キャビネット管理者ガイド 第5版 2017-10-01

PDFファイルのセキュリティを設定する

文書にセキュリティを設定する場合は、セキュア文書として登録します。
セキュア文書は、その文書の書き込み権があるユーザだけダウンロードできます。
書き込み権がないユーザがダウンロードすると、文書がPDFファイルに自動で変換されます。これをセキュアダウンロードといいます。
ここでは、変換で作成されるPDFファイルのセキュリティ設定について説明します。

コラム

セキュアダウンロード対象の文書フォーマットは、以下の通りです。
Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint、DocuWorks、画像ファイル(TIFF、JPEG、PNG)、PDFファイル

操作の流れ

手順は、大きく2つのSTEPに分かれます。
STEP1: セキュリティ定義を作成します。(このページの手順を参照)
STEP2: 基本クラスが「セキュア文書」のクラスで、使用するセキュリティ定義を選択します。 (「文書やフォルダをクラスで管理する」を参照)
(例) ユーザがセキュアダウンロードしたPDFに、文書閲覧のパスワードを設定する場合
STEP1: セキュリティ定義一覧で、セキュリティ定義(タイプが「セキュリティ付きPDF」)を作成し、「文書閲覧のパスワード」を「必要」に設定します。
STEP2: クラス定義一覧で、基本クラスが「セキュア文書」のクラスに、STEP1で作成したセキュリティ定義を設定します。
ユーザは、セキュアダウンロード時に、PDFを開く際のパスワードを指定します。ダウンロード完了後は、PDFファイルを開くときに指定したパスワードの入力が必要になります。
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セキュリティ定義について

セキュリティ定義のタイプは、以下の3つがあります。
項目 説明
PDF変換 セキュリティが付いていないPDFファイルに変換する定義です。このタイプのセキュリティ定義は名前の変更だけ可能です。追加や削除はできません。
セキュリティ付きPDF 標準的なセキュリティが設定されたPDFファイルに変換する定義です。追加や削除が可能です。
配布制限付きPDF 特定の条件で内容を参照できるように配布制限が設定されたPDFファイルに変換する定義です。追加や削除が可能です。
セキュリティ定義は、最大200件まで作成できます。

セキュリティ付きPDFの定義を作成する

タイプが「セキュリティ付きPDF」のセキュリティ定義を作成します。
  1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。
  2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。
  3. 「キャビネット管理」をクリックして、「キャビネット属性編集」画面を表示します。
  4. 「セキュリティ定義一覧」をクリックします。
    ../../_images/apply_guide_13.png
  5. 新規登録メニューから、「セキュリティ付きPDF」をクリックします。
    ../../_images/apply_guide_14.png
  6. 必要な項目を入力して、「作成」をクリックします。
    ../../_images/apply_guide_15.png
    <ダイアログの項目>
    項目 説明
    名前 セキュリティ定義の名前を「標準表示名」に入力します。各言語は、必要に応じて入力します。未入力の言語には「標準表示名」が使用されます。
    • セキュリティ設定

      項目 説明
      権限パスワード 、権限パスワード(確認)
      変換で作成されるPDFファイルの権限パスワードを設定します。
      定義の作成時は必ず入力します。権限パスワードは、セキュリティの状態を変更するときに必要です。
      定義の編集時には設定済みの値が表示されません。権限パスワードを変更しない場合は空欄のままにし、変更したい場合だけ入力します。
      権限 印刷を許可するか、変更を許可するか、コピーを許可するか、権限を指定します。
      文書閲覧のパスワード
      ユーザが文書をダウンロードするときに、文書を閲覧するためのパスワードを設定する必要があるかどうかを選択します。
      必要とした場合は、ユーザがダウンロード時にパスワードを指定します。ダウンロード完了後は、PDFファイルを開くためには、指定のパスワード入力が必要になります。

    コラム

    image_basic_guide_40 アイコンの上にマウスカーソルを合わせると、項目の説明、および入力できる値がポップアップメッセージで表示されます。
  7. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
  8. タイプが「セキュリティ付きPDF」の定義を作成できました。
    ../../_images/apply_guide_16.png
    このあとは「文書やフォルダをクラスで管理する」に進み、基本クラスが「セキュア文書」のクラス定義で、作成したセキュリティ定義を選択してください。

配布制限付きPDFの定義を作成する

タイプが「配布制限付きPDF」のセキュリティ定義を作成します。

  1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。
  2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。
  3. 「キャビネット管理」をクリックして、「キャビネット属性編集」画面を表示します。
  4. 「セキュリティ定義一覧」をクリックします。
  5. 新規登録メニューから、「配布制限付きPDF」をクリックします。
    ../../_images/apply_guide_17.png
  6. 必要な項目を入力して、「作成」をクリックします。
    ../../_images/apply_guide_18.png
    <ダイアログの項目>
    • 配布制限

      項目 説明
      有効期限 変換で作成されるPDFファイルを、ダウンロードした日から何日間、開くことができるかを指定できます。
      ダウンロード 変換で作成されるPDFファイルのダウンロードを禁止に設定できます。ダウンロードを禁止にしても、内容はブラウザで表示できます。

    コラム

    名前、およびセキュリティ設定の項目は、「セキュリティ定義について」の項目説明を参照してください。ただし、セキュリティ設定の「権限」は「印刷」のみ指定できます。

  7. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
  8. タイプが「配布制限付きPDF」の定義を作成できました。
    ../../_images/apply_guide_19.png
    このあとは「文書やフォルダをクラスで管理する」に進み、基本クラスが「セキュア文書」のクラス定義で、作成したセキュリティ定義を選択してください。

デフォルトで使用するセキュリティ定義を設定する

クラス定義でセキュリティ設定が未選択の場合に使用するセキュリティ定義を、デフォルトとして設定します。
初期状態では、「PDF変換」に設定されています。必要に応じて変更します。
  1. デフォルトに設定したいセキュリティ定義の操作メニューから「デフォルト設定」をクリックします。
  2. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
  3. デフォルトを変更できました。
    ../../_images/apply_guide_20.png

セキュリティ定義を編集する

セキュリティ定義を編集できます。

  1. 変更したいセキュリティ定義の操作メニューから「定義編集」をクリックします。
  2. 必要に応じて定義を変更して、「更新」をクリックします。

    (画面は、タイプが「PDF変換」のセキュリティ定義の例)

    ../../_images/apply_guide_21.png
  3. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
  4. セキュリティ定義を変更できました。

セキュリティ定義を削除する

不要なセキュリティ定義を削除できます。
以下のどれかに該当するセキュリティ定義は、削除できません。
  • タイプが「PDF変換」である
  • デフォルトに設定されている(「デフォルト」にチェックマークが付いている)
  • クラス定義で使用されている(「利用クラス数」が「0」でない)
  1. 削除したいセキュリティ定義の操作メニューから「削除」をクリックします。
  2. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
  3. セキュリティ定義を削除できました。

利用クラスを確認する

「利用クラス数」が「0」でない場合は、どのクラス定義でセキュリティ定義が使用されているか確認できます。

  1. 利用クラスを確認したいセキュリティ定義の操作メニューから「利用クラス表示」をクリックします。
  2. 利用クラスを表示できました。
    ../../_images/apply_guide_22.png