intra-mart Accel Documents キャビネット管理者ガイド 第5版 2017-10-01

独自の属性を持つ文書やフォルダを管理する

文書やフォルダは、クラス単位で独自の属性を持たせて管理できます。
ここでは、属性項目を追加する手順を説明します。

操作の流れ

手順は大きく2つのSTEPに分かれます。
STEP1: 属性を属性定義一覧で定義し、必要に応じて属性の候補値を設定します。 (このページの手順を参照)
STEP2: クラスに属性定義を付与します。 (「文書やフォルダをクラスで管理する」を参照)
(例) 契約関係の文書に「契約者」という属性を付与したい場合
STEP1: 属性定義一覧で、「契約者」という属性定義を作成します。
STEP2: クラス定義一覧で、「契約書」クラスに、属性「契約者」を付与します。
「契約書」クラスを選択して登録する文書には、属性「契約者」を入力できるようになります。
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属性定義を作成する

属性定義の作成について説明します。
属性定義は、最大300件まで作成できます。
  1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。

  2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。

  3. 「キャビネット管理」をクリックして、「キャビネット属性編集」画面を表示します。

  4. 「属性定義一覧」をクリックします。

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  5. 「新規属性定義作成」をクリックします。

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  6. 必要な項目を入力して、「作成」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_10.png
    <ダイアログの項目>
    項目 説明
    ID

    属性の識別子として使用するIDを入力します。

    英数字と_(アンダースコア)が使用できます。先頭の文字は英字を入力します。

    名前 属性定義の名前を「標準表示名」に入力します。各言語は、必要に応じて入力します。未入力の言語には「標準表示名」が使用されます。
    説明 属性定義の説明を入力します。
    入力必須 チェックボックスをクリックすると、ユーザが文書やフォルダを登録するときに、属性の入力が必要になります。
    要素型 属性に設定する情報の型を選択します。
    デフォルト値
    「設定する」を選択すると、デフォルト値を設定する項目が表示され、要素型のデフォルト値を設定できます。
    表示される項目は、選択した要素型によって異なります。

    注意

    「ID」、「入力必須」、および「要素型」は、後から変更できません。

    コラム

    • すでに登録している属性定義と、IDが同じ属性定義は作成できません。
    • 入力したIDの前に、「knc_attr:」の文字が自動で付加され、属性定義のIDとして登録されます。
  7. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。

  8. 属性定義を作成できました。
    ../../_images/apply_guide_11.png

コラム

作成した属性定義を詳細検索の「検索条件追加」の項目に表示するには、メニュー表示設定一覧で表示一覧の設定をする必要があります。
詳細は、「メニュー表示設定を作成する」を参照してください。
このあとは「文書やフォルダをクラスで管理する」に進み、クラスに属性定義を付与してください。

コラム

属性定義を変更する場合

「デフォルト値」を変更した場合、次に文書を登録したときから変更が反映されます。

  1. 変更したい属性定義の操作メニューから「属性編集」をクリックします。
  2. 必要に応じて「名前」、「説明」および「デフォルト値」を変更して、「更新」をクリックします。
  3. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。

属性定義を削除する場合

クラス定義で使用されている(「利用クラス数」が「0」でない)属性定義は削除できません。
  1. 削除したい属性定義の操作メニューから「削除」をクリックします。
  2. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。

属性定義の内容は、操作メニューから「属性表示」を選択して、確認できます。

属性に候補値を設定する

候補値を設定すると、新規で文書やフォルダを登録するときや、詳細検索の検索条件にするときなどに、属性入力欄に入力候補のリストが表示されます。
候補値を設定できるのは、要素型が文字列、整数、長整数、または固定小数点の場合のみです。
候補値は、1つの属性定義につき、最大20件まで設定できます。
  1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。

  2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。

  3. 「キャビネット管理」をクリックして、「キャビネット属性編集」画面を表示します。

  4. 「属性定義一覧」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_08.png
  5. 候補値を設定したい属性定義の操作メニューから「候補値設定」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_31.png
  6. 「追加」をクリックして、候補値を入力し、「OK」をクリックします。

    コラム

    デフォルト値を設定している場合は、「デフォルト値を挿入する」が表示されます。クリックすると、候補値にデフォルト値が挿入されます。

    ../../_images/apply_guide_32.png
  7. 手順6.を繰り返し、候補値をすべて追加します。

  8. 「更新」をクリックします。

  9. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。

  10. 属性に候補値を設定できました。



コラム

候補値の表示順を変更する場合

  1. 候補値の表示順を変更したい属性の操作メニューから「候補値設定」をクリックします。
  2. 変更したい候補値を選択し、 image_apply_guide_33 (1つ上に移動)、 image_apply_guide_34 (一番上に移動)、 image_apply_guide_35 (1つ下に移動)、 image_apply_guide_36 (一番下に移動)をクリックして順番を変更します。
  3. 「更新」をクリックします。
  4. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。

候補値を削除する場合

  1. 削除したい属性の操作メニューから「候補値設定」をクリックします。
  2. 削除したい候補地を選択し、「削除」をクリックします。
  3. 「更新」をクリックします。
  4. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。