intra-mart Accel Documents キャビネット管理者ガイド 第5版 2017-10-01

文書やフォルダをクラスで管理する

文書やフォルダを分類して管理するために、クラスを定義します。
クラスには、基本クラスとして「文書」、「セキュア文書」、「フォルダ」の3種類があります。
設定できる項目は、以下の通りです。
  • 文書
    属性項目、保管期限、バージョン情報
  • セキュア文書
    属性項目、保管期限、PDFのセキュリティ、バージョン情報
  • フォルダ
    属性項目
ここでは、クラス定義を作成する手順を説明します。
また、作成したクラス定義にバージョン情報の形式を設定し、表示する属性情報を設定する手順を説明します。

コラム

属性項目、セキュリティ、および保管定義をクラスに設定するためには、あらかじめ以下の定義を作成しておく必要があります。

クラス定義を作成する

クラス定義の作成について説明します。
クラス定義は、最大300件まで作成できます。
  1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。

  2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。

  3. 「キャビネット管理」をクリックして、「キャビネット属性編集」画面を表示します。

  4. 「クラス定義一覧」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_01.png
  5. 「新規クラス定義作成」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_02.png
  6. 必要な項目を入力します。

    ../../_images/apply_guide_03.png
    <ダイアログの項目>
    項目 説明
    ID
    クラスの識別子として使用するIDを入力します。
    数字と_(アンダースコア)が使用できます。先頭の文字は英字を入力します。
    入力したIDの前に、それぞれ以下の文字が自動で付加され、クラス定義のIDとして登録されます。
    • 文書、セキュア文書の場合:「knc_doc:」
    • フォルダの場合:「knc_fol:」
    名前 クラス定義の名前を「標準表示名」に入力します。各言語は、必要に応じて入力します。未入力の言語には「標準表示名」が使用されます。
    基本クラス
    「文書」、「セキュア文書」、または「フォルダ」から、クラスの種類を選択します。
    「セキュア文書」を選択すると、ユーザが書き込み権を持っていない文書をダウンロードする場合は、セキュアダウンロードとなります。
    セキュリティ定義
    基本クラスで「セキュア文書」を選択した場合は、セキュアダウンロードで使用するセキュリティ定義を選択します。
    未選択の場合は、セキュリティ定義一覧でデフォルトに設定されているセキュリティ定義が使用されます。
    保管定義
    基本クラスで「文書」または「セキュア文書」を選択した場合は、使用する保管定義を選択します。
    未選択の場合は、保管定義一覧でデフォルトに設定されている保管定義が使用されます。
    説明 クラス定義の説明を入力します。
    使用可能属性
    追加する属性定義を設定します。
    属性定義は、最大100件まで設定できます。
    1. 「設定」をクリックします。

    2. 追加する属性定義のチェックボックスをクリックします。

      ../../_images/apply_guide_06.png
    3. 「OK」をクリックします。

    注意

    属性定義のチェックボックスからチェックマークを外すと、すでに同じクラス定義で登録されている文書またはフォルダの属性値も削除されます。

    コラム

    基本クラスで「フォルダ」を選択した場合、すでに同じIDの「フォルダ」が登録してあるとクラス定義は作成できません。
    基本クラスで「文書」、または「セキュア文書」を選択した場合、すでに同じIDの「文書」、または「セキュア文書」が登録してあるとクラス定義は作成できません。
  7. 「作成」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_04.png
  8. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。

  9. クラス定義を作成できました。

    ../../_images/apply_guide_05.png

コラム

作成したクラス定義を「文書管理」画面の「新規登録メニュー」に表示するには、メニュー表示設定一覧で表示一覧の設定をする必要があります。
詳細は、「メニュー表示設定を作成する」を参照してください。

コラム

クラス定義を変更する場合

  1. 変更したいクラス定義の操作メニューから「定義編集」をクリックします。
  2. 変更したい項目を編集して、「更新」をクリックします。
  3. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。

クラス定義を削除する場合

使用中(「使用数」に「0」以外の数字が表示されている)のクラス定義は削除できません。
  1. 削除したいクラス定義の操作メニューから「削除」をクリックします。
  2. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。

クラス定義の内容は、操作メニューから「属性表示」を選択して、確認できます。

バージョンの形式を設定する

クラス定義のバージョン形式の設定を変更する方法について説明します。
バージョン番号は、デフォルトでは一桁(1、2、3)で管理します。桁を変更(1.0.0、1.0.1)したり、プレフィックス(接頭辞)やサフィックス(接尾辞)を設定(第1版、第2版)することもできます。
  1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。

  2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。

  3. 「キャビネット管理」をクリックして、「キャビネット属性編集」画面を表示します。

  4. 「クラス定義一覧」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_01.png
  5. バージョン設定を変更したい文書のクラス定義の操作メニューから「バージョン設定」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_42.png
  6. 必要に応じて項目を設定し、「更新」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_43.png
    <ダイアログの項目>
    項目 説明
    対象クラス
    設定対象のクラス名を表示します。
    バージョン桁数
    バージョンの数字部分の桁数を設定します。
    文書をアップロードしたユーザは、この設定の範囲内でバージョンを設定できます。
    プレフィックス
    バージョンの数字部分の前に入れる文字列を0~10文字で指定できます。
    サフィックス バージョンの数字部分の後に入れる文字列を0~10文字で指定できます。
    初期バージョン 文書を新規登録したときに、最初に表示されるバージョンを設定します。

表示する属性情報を設定する

「属性情報」は、ユーザが登録した文書やフォルダを選択して、操作メニューから「属性編集」をクリックすると表示されます。
表示する属性情報を設定する方法について説明します。
  1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「文書管理」をクリックします。

  2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は、キャビネットを選択して、「選択」をクリックします。

  3. 「キャビネット管理」をクリックして、「キャビネット属性編集」画面を表示します。

  4. 「クラス定義一覧」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_01.png
  5. 表示する属性情報を設定したいフォルダまたは文書のクラス定義の操作メニューから「属性表示設定」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_48.png
  6. 必要に応じて項目を設定し、「設定」をクリックします。

    ../../_images/apply_guide_49.png
    <ダイアログの項目>
    項目 説明
    システムの標準を利用する
    システムの標準を利用して属性を表示する場合に選択します。
    以下の設定を利用する
    属性表示設定をカスタマイズする場合に選択します。
    各属性の「非表示属性」と「表示属性」、および表示順を設定します。
  7. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。

  8. 表示する属性情報を設定できました。