intra-mart Accel Archiver 管理者操作ガイド 第17版 2022-12-01

6.3. ドキュメント情報ファイルの作成

ダウンロードしたテンプレートファイルにドキュメント情報を設定し、ドキュメントを一括登録することができます。
一括登録できる情報
基本情報
・ドキュメント名
・作成日
・作成者名
・作成者組織
・公開日(プロパティ)
・保管期限日(プロパティ)
・登録番号(プロパティ)
・備考(プロパティ)
・キーワード(プロパティ)
タスク
承認履歴
・役割、処理日、所属、役職、氏名
コンテンツ
一括登録用ファイル(Zip圧縮形式)
Zip形式の圧縮ファイル内に以下の情報を準備します
・ドキュメント情報ファイル
・コンテンツ
../../../_images/chapter_5_3_1.png
フォルダ名:一括登録用テンプレートファイルをダウンロードした対象フォルダ名

注意

一括登録機能は拡張プロパティには対応していません。
  1. ドキュメント情報ファイルについて
ドキュメント情報ファイルはExcelブックで作成され、「基本情報」シート、「タスク」シート、「承認履歴」シートで構成されています。
各シートは「同一文書識別」「版数(整数)」「版数(小数)」で関連付けます。
「基本情報」1行に対し、「タスク」、「承認履歴」は複数行記載できます。
../../../_images/chapter_5_3_2.png
  1. 基本情報シート
基本情報シートにはドキュメントの基本となる情報を記載します。
一括登録は公開レビジョン以外に旧レビジョンのドキュメントも同時に登録する機能を有します。

「同一文書識別」を用いて1つのドキュメントを定義します。
../../../_images/chapter_5_3_3.png
項目名 形式 内容
同一文書識別 文字列
過去版を含む同一ドキュメントを識別する項目です。
同一の版数(整数、小数)は登録できません。
版数有無の混在は登録できません。
1回の一括登録処理を実装する際にのみ有効です。
追加登録は行えません。
版数(整数) 数値 ドキュメントの版数(整数部)を数値で入力します。
版数(小数) 数値 ドキュメントの版数(小数部)を数値で入力します。
ZIP内コンテンツ格納ディレクトリ名称 文字列 各行のドキュメントに添付するコンテンツ(電子ファイル)を格納するフォルダ名称を入力します。
ドキュメント名(日本語) 文字列 ドキュメント名(日本語)を文字列で入力します。
ドキュメント名(英語) 文字列 ドキュメント名(英語)を文字列で入力します。
ドキュメント名(中国語) 文字列 ドキュメント名(中国語)を文字列で入力します。
作成日[YYYY/MM/DD] 日付型 作成日を日付型(YYYY/MM/DD)で入力します。
作成者 文字列 作成者名を文字列で入力します。
作成者組織 文字列 作成者の所属組織名を文字列で入力します。
公開日[YYYY/MM/DD] 日付型 公開日を日付型(YYYY/MM/DD)で入力します。
保管期限日[YYYY/MM/DD] 日付型 保管期限日を日付型(YYYY/MM/DD)で入力します。
登録番号 文字列 登録番号を文字列で記入します。
備考 文字列 備考を文字列で記入します。
キーワード 文字列 キーワードを文字列で入力します。
「ZIP内 コンテンツ格納ディレクトリ名称」と同名のコンテンツ格納フォルダを作成し、ドキュメントに添付するコンテンツ(電子ファイル)を格納します。
../../../_images/chapter_5_3_4.png

コラム

多言語化を利用される場合、システムロケールに該当するドキュメント名は必須です。システムロケール以外のドキュメント名を省略した場合、システムロケールに設定した名称と同一に設定されます。

コラム

一括登録対象フォルダのプロパティが必須の場合にはテンプレートファイルへの記述も必須となります。

コラム

「ZIP内 コンテンツ格納ディレクトリ名称」はドキュメント情報ファイル内で一意に設定する必要があります。

注意

入力エリアに関数や数式を入れると正しく登録されません。

注意

公開日に未来日(一括登録実行日より先の日付)は設定できません。

注意

「ZIP内 コンテンツ格納ディレクトリ名称」に対するコンテンツ格納フォルダが未登録の場合、エラーになります。
  1. タスクシート
タスクシートにはドキュメントに付与するタスク情報を記載します。
1つのドキュメントに対して複数のタスクを設定できます。
ドキュメントにタスクを付与しない場合、タスクシートに記載する必要はありません。
../../../_images/chapter_5_3_5.png
項目名 形式 内容
同一文書識別 文字列 基本情報シートの設定行に対応させる同一文書識別を入力します。
版数(整数) 数値 基本情報シートの設定行に対応させる版数(整数)を入力します。
版数(小数) 数値 基本情報シートの設定行に対応させる版数(小数)を入力します。
タスク 文字列 タスクをリストから選択して設定します。

コラム

タスクは登録されているすべてのタスクから選択可能です。

注意

入力エリアに関数や数式を入れると正しく登録されません。
  1. 承認履歴シート
承認履歴シートにはドキュメントに付与する承認履歴情報を記載します。
1つのドキュメントに対して複数の承認履歴を設定できます。
ドキュメントに承認履歴を付与しない場合、承認履歴シートに記載する必要はありません。
../../../_images/chapter_5_3_6.png

項目名 形式 内容
同一文書識別 文字列 基本情報シートの設定行に対応させる同一文書識別を入力します。
版数(整数) 数値 基本情報シートの設定行に対応させる版数(整数)を入力します。
版数(小数) 数値 基本情報シートの設定行に対応させる版数(小数)を入力します。
役割[作成・審査・承認] 文字列 作成・審査・承認のいずれかを入力します。
処理日[YYYY/MM/DD] 日付型 処理日を日付型[YYYY/MM/DD]で入力します。
所属 文字列 所属組織名を文字列で入力します。
役職 文字列 役職名を文字列で入力します。
氏名 文字列 氏名を文字列で入力します。

コラム

所属組織、役職名、氏名は共通マスターの設定情報を合わせる必要はありません。全て文字列として扱います。

注意

入力エリアに関数や数式を入れると正しく登録されません。