IM-BIS for Accel Platform IM-BIS ビギナーズガイド 第6版 2021-04-01

2. 研修報告フローを作成しよう

IM-BIS では、一連の操作でワークフローを簡単に作成できます。
このハンズオンでは、研修受講の報告書を育成担当や上長に送るためのフローを作成して、ワークフローの作成方法を体験できます。
  • 作成するワークフローの内容

    • 入力画面

      ../../_images/form.png
    • 経路情報(ルート)

      ../../_images/route.png

2.1. フローの基本設定

テナント管理者でログインし、ワークフローの作成を進めましょう。

2.1.1. フローの登録を始める

  1. 「 IM-BIS 」の「 IM-BIS 作成」配下にある「 IM-BIS 」をクリックします。
    ../../_images/bis_16.png

    コラム

    サイトマップの展開と折りたたみアイコン
    サイトマップの左上に表示されるアイコンでメニューグループの展開と折り畳み表示を切り替えることができます。
    ../../_images/column_11.png
    1. image_common_1 …メニューグループをすべて展開して表示します。
    2. image_common_2 …メニューグループをすべて折り畳んで表示します。
    サイトマップ(メニュー)の各メニューグループのアイコンは該当のメニューグループの表示の展開と折りたたみができます。
  2. IM-BIS - 更新履歴が表示されます。
    「新規登録」をクリックして、ワークフローを新規に登録しましょう。
    ../../_images/bis_21.png

2.1.2. ワークフローの名前を登録する

最初にフローの種類と名称を設定しましょう。
  1. 以下の手順でフローの基本情報を登録しましょう。
    ../../_images/bis_31.png
    1. BIS名には「研修受講報告」と入力してください。

      コラム

      BIS名

      実際に申請者が申請を行う時に選択するためのフローの名称です。 申請者がフローを選択する画面に表示される名前となるため、実際の申請者が判別できるような名称を設定します。

    2. 「登録」をクリックしてください。

2.2. 経路情報(ルート)の設定

2.2.1. 経路情報(ルート)を設定する

報告書を回覧するための経路情報(ルート)を設定します。
このハンズオンでは、報告者・育成担当・部長が回覧するための経路を設定していきましょう。
  1. 一番左の「承認/処理」アイコンをドラッグ&ドロップで配置しましょう。
    ../../_images/bis_41.png

    コラム

    ノード

    申請経路(ルート)に配置するアイコンのことを「ノード」といいます。
    開始、終了、申請/処理開始は必ず初めから配置されていますが、その他のノードは上のパレット部分からドラッグ&ドロップで自由に配置できます。
  2. 配置した各アイコン同士を接続するために、アイコンの右上にマウスを重ねて「+(プラス)」を表示してください。
    ../../_images/bis_51.png
  3. 「+」アイコンから次のアイコンまでドラッグすると、アイコン同士を接続できます。
    ../../_images/bis_61.png
  4. 同じようにして、以下の手順で終了までのアイコンをすべて接続しましょう。
    ../../_images/bis_71.png
    1. 上のパレットから「承認/処理」アイコンをドラッグ&ドロップでルート上に配置してください。
    2. ルート2番目の「承認/処理」と3番目の「承認/処理」の間、3番目の「承認/処理」と終了ノードの間を接続してください。

    コラム

    ルートの編集では、アイコンをドラッグ&ドロップすると、レイアウトを調整できます。
    必要に応じて、位置を調整して見やすいルートを作成しましょう。
    ../../_images/column_21.png

2.2.2. 経路情報(ルート)の名前、対象者を設定する

各アイコンの業務ができるユーザを設定していきましょう。
  1. 「申請/処理開始」アイコンをクリックします。
  2. 以下の手順で最初のノードの名称を変更してください。
    ../../_images/bis_81.png
    1. 「申請/処理開始」アイコンをクリックしてください。
    2. 「ノード名」に「報告者」と入力してください。
    3. 入力後にフォーカスアウトすると、ルート図上の名称の表示が変わることが確認できます。
  3. 続いて、以下の手順で処理対象者のユーザを検索しましょう。
    ../../_images/bis_91.png
    1. 「処理対象者」の下にある「検索」をクリックしてください。
    2. ユーザの image_common_9 をクリックしてください。
  4. 以下の手順で「青柳辰巳」を検索結果から選択してください。
    ../../_images/bis_101.png
    1. 「あ」(日本語以外のロケールでは「A」)をクリックしてください。

    2. 検索結果から「青柳辰巳」をクリックしてください。

    3. 選択のボタンをクリックしてください。
      右の選択内容に「青柳辰巳」が表示されることが確認できます。
    4. 決定をクリックしてください。

  5. これで、青柳辰巳さんから受講報告を送ることができるようになりました。
    ../../_images/bis_111.png

    コラム

    処理対象者

    申請経路(ルート)で申請や承認を行えるユーザの条件を表します。
    例では、ユーザの名前を指定していますが、組織や役職、申請者の所属組織の役職(部長)など複雑な条件を指定できます。
  6. 同じ手順で育成担当、部長のアイコンを以下のように設定していきます。
    部長まで設定したら、「登録」をクリックして保存してください。
    • 育成担当の設定

      ../../_images/bis_121.png
    • 部長の設定

      ../../_images/bis_131.png

2.3. 入力画面(アプリケーション)の設定

2.3.1. 入力画面(アプリケーション)を作成する

報告内容を入力するための画面を作成していきましょう。
  1. 一番左の「報告者」アイコンをダブルクリックして、入力項目の編集画面を表示しましょう。
    ../../_images/bis_141.png
  2. フォーム名に「報告内容入力フォーム」と入力し、「登録」をクリックしましょう。
    ../../_images/bis_151.png
  3. 新しくポップアップで表示された画面の右上の「ヘッダーとフッター」をクリックしましょう。
    ../../_images/bis_161.png
  4. 「ヘッダーとフッター」は以下の通りに入力したら「設定」をクリックしてください。
    ../../_images/bis_17.png
    1. ヘッダー設定
      チェックボックスをオンにしてください。
    2. タイトル名
      「研修受講報告」と入力してください。
  5. 画面の右上の「ツールキット」をクリックして、ツールキットを表示しましょう。
    ../../_images/bis_18.png

    コラム

    ツールキット

    IM-FormaDesigner で作成する画面の項目となる部品を格納したパレット。
    画面のすべての項目はこのツールキットというパレットからドラッグ&ドロップで配置します。
  6. 「文字列」を2つドラッグ&ドロップで配置しましょう。
    ../../_images/bis_19.png

    コラム

    文字列

    名前やコードなどの文字を入力するためのアイテム。
    改行には対応しないため、短い文言の入力に向いています。
  7. 「日付」をドラッグ&ドロップで配置しましょう。
    ../../_images/bis_20.png

    コラム

    日付

    日付を入力するためのアイテム。
    1つの日付を入力する場合に向いています。
    特定の開始日から終了日などの2つの日付を入力する場合は、「期間」を利用します。
  8. 「複数行文字列」を2つドラッグ&ドロップで配置しましょう。
    ../../_images/bis_211.png

    コラム

    複数行文字列

    コメントや備考などの文字を入力するためのアイテム。
    改行にも対応しているため、長い文章の入力に向いています。
  9. 一番上に配置したアイテムをダブルクリックし、プロパティを表示しましょう。
    ラベルに「研修タイトル」と入力しましょう。
    ../../_images/bis_22.png

    コラム

    ラベル

    ほとんどのアイテムに設定できる項目。
    多くがアイテム自体の左や上に表示されます。
    必須項目ではないため、レイアウトによっては削除して表示させないこともできます。

    コラム

    アイテムのプロパティを閉じる

    アイテムのプロパティは、プロパティの外側をクリックすると閉じることができます。
    以下の図ではプロパティ画面の外側のピンクの部分をクリックすると、プロパティ画面を閉じることができます。
    ../../_images/close_property.png
  10. 同様の手順で、配置した入力項目のラベルをそれぞれ、「講師名」「受講日」「研修内容」「所感」に変更します。
    • 講師名

      ../../_images/bis_23.png
    • 受講日

      ../../_images/bis_24.png
    • 研修内容

      ../../_images/bis_25.png
    • 所感

      ../../_images/bis_26.png
  11. ツールキットから「ボタン(登録)」をドラッグ&ドロップで配置しましょう。
    ../../_images/bis_27.png

    コラム

    ボタン(登録)

    申請や承認を行うためのアイテム。
    申請画面の時は「申請」、承認画面の時には「承認」と切り替えて表示されるため、画面に1つだけ配置すればOKです。
  12. ツールキットから「ボタン(一時保存)」をドラッグ&ドロップで配置しましょう。
    ../../_images/bis_28.png

    コラム

    ボタン(一時保存)

    一時保存(下書きとして保存)を行うためのアイテム。
  13. 「更新」をクリックして、フォームを保存しましょう。
    フォーム編集画面を右上の「 image_common_11 」をクリックして、画面を閉じます。
    ../../_images/bis_29.png

    コラム

    更新

    作成した画面(フォーム)を保存するためのボタン。
    セッションが切れた際などには保存内容が消えてしまう場合があるため、長時間の編集の場合にはこまめにクリックして画面を保存しましょう。

2.3.2. 入力画面(アプリケーション)を他の処理と共有設定をする

ここまでの手順で作成した画面を、育成担当者や部長の確認時にも参照できるように設定します。
  1. 一番左の「報告者」アイコンを右クリックして、「共有」をクリックしましょう。
    ../../_images/bis_30.png

    コラム

    共有

    フローで同じ画面を申請や承認などで共通して設定するための機能。
    この機能で設定された画面は共通の内容となるため、1つのノードで変更した内容は、共有を設定した他のノードにも反映されます。
  2. 隣の「育成担当」アイコンを右クリックして、「貼り付け」をクリックしましょう。
    ../../_images/bis_311.png
  3. 同様の手順で部長のアイコンでも「貼り付け」をクリックしましょう。
    ../../_images/bis_32.png
  4. 最後に「定義の反映」をクリックしたら、ワークフローは完成です。
    ../../_images/bis_33.png

    コラム

    定義の反映

    フローの作成の最後に必要な処理を実行します。
    この処理を行わないと、申請や承認を実行したときにエラーが発生する場合があります。
    また、作成後に変更を行った場合も必ず最後に「定義の反映」を実行するようにしてください。