関東学院大学は、1884年に創立された横浜バプテスト神学校を源流とする総合大学である。文学部・経済学部・法学部・工学部・人間環境学部の5学部と文学研究科・経済学研究科・法学研究科・工学研究科の各研究科及び法科大学院を設置。キリスト教を建学の精神とし、校訓「人になれ 奉仕せよ」を掲げ、21世紀の社会に貢献できる優れた人材を育成している。事務職員数は総勢約500人。その事務職員が従来利用していた事務系グループウェアのメーカー保守切れとなることから、2009年4月より大規模なシステム更改の検討を開始した。同大学はシステム更改に合わせ、単なるグループウェアにとどまらず、ポータルを始めとする機能を持つ「業務効率を高めるツール」への転換をも検討。将来的にも学内共通基盤の構築が行える拡張性を有する、イントラマート社の次世代ポータル・グループウェア製品「イントラネット・スタートパック」が選定された。下記のように従来の機能継承に加え、新たな付加価値を持つシステムとして、2010年夏から運用を開始している。「学内システムを統合して行くための共通基盤」の構築に成功したことからシステム更改以降、『事務系業務の入口を１つに統合する共通基盤確立』という未来像を明確に掲げ、より効果的に業務が遂行できる理想形へと改善を積み重ねている。
イントラマート社は今後も教育機関などの学内情報共有基盤の構築により、業務の効率化が促進できるシステム構築を支援して参ります。

【導入システム概要】 従来機能の継承と進化

学内メール・掲示板・施設予約・文書管理という従来機能を着実に継承。文書管理では「文書管理システム－QuickBinder 版－」を別途導入して管理を高度化した。さらに、「共通ポータル」「スケジュール管理」「教職員録」「コミュニティ」などのメニューを新たに追加した。

（1）共通ポータル
ポータルを起動するだけで、新着学内メール、今週のスケジュール、全学掲示板、伝言メモ、文書新着情報などを一画面に表示するよう工夫し、利便性を重視した。また、学内の他システム（会計システムの伝票分散入力機能、ファイルサーバの個人用フォルダ、学外向けインターネット電子メール機能など）も表示することで、学内情報システムの一元化の基盤を構築した。

（2）スケジュール管理
業務スケジュールを管理し、情報共有するための機能。離れた場所（キャンパス）にいる他部署の人の予定なども瞬時にチェックすることができ、会議・打合せの日程を素早く調整することが可能となり、業務の効率化を実現。

（3）教職員録
「イントラネット・スタートパック」の住所録機能を用いて構築。所属・氏名・内線番号などの情報をスピーディに検索することが可能。

（4）コミュニティ
チームコラボレーションをスムーズに行うための機能。部署を越えたプロジェクトチームを組み、メンバー間でスケジュールや文書の共有を行うなど、電子会議室上でのディスカッションする場合に有用。

【導入効果と展望】 学内共通基盤の確立に向けて

事務系ポータルの導入により部署横断的な情報交換、事務職員と教員間との情報交換が促進。現在は事務職員約500人に加え、専任教員約500人も利用し始めており、教職員共通ポータルサイト構築の実現に向けた基盤づくりが進められているところである。また、今後の拡張テーマとして下記3点を挙げている。

（1）ワークフロー運用
学内の様々な申請業務をワークフロー化し、ペーパーレス化と業務改善を推進。

（2）ポータルとスケジュール管理の機能強化
ポータルと他システムとの連携を密にして、業務の新たな流れを作り、さらなる業務効率向上へ。

（3）長期的なテーマとして学内共通基盤の確立