intra-mart Accel Platform IM-Workflow 管理者操作ガイド 第20版 2019-08-01

3.6. メール定義を登録・設定する

メール定義では、ワークフローの処理時に送信するメールの、送信先や内容の雛型等を定義します。

3.6.1. メール定義を設定する

  1. 「サイトマップ」→「ワークフロー」→「ワークフロー管理者」→「マスタ定義」→「メール定義」をクリックします。

  2. 「新規作成」をクリックします。

    ../../_images/basic_guide_6_2.png

    コラム

    メール定義の検索・表示
    メール定義の一覧画面では、条件を指定してメール定義を検索し、該当するものだけを表示させることができます。
    画面上部の検索条件指定項目に、検索条件を入力します。
    1. 「メール種別」のプルダウンから、検索対象としたいメール定義のメール種別を選択します。
    2. 右のプルダウンから、検索対象としたいメール定義の項目を選択します。
    3. 右のテキストボックスに、検索したい文字列を入力します。
    4. [検索]ボタンを押下します。
    選択した検索対象に対して、入力した文字列が部分一致するメール定義のみを表示します。

    コラム

    メール定義の編集・削除
    すでに登録されているメール定義の編集を行う場合は、編集したいメール定義の行の編集欄に表示されている image_common_34 を押下します。
    <メール定義­編集>画面に遷移しますので、内容を編集後に[更新]ボタンを押下すると、更新が行われます。
    メール定義の削除を行う場合も同様に操作し、遷移先の<メール定義­編集>画面で、[削除]ボタンを押下します。
  3. メール定義情報を入力します。

    • メールID(必須)

      メール定義を識別するIDです。自動採番されます。すでに使用されているものでなければ、任意で変更できます。
    • メール種別(必須)

      登録メールの種別をプルダウンから選択します。
      • 処理依頼

        到達したノードの処理者に対して送る処理依頼メールです。
      • 処理結果通知

        案件が終了した場合に申請者に送る処理結果通知メールです。
      • 参照依頼

        案件が申請された場合に参照権限者に送る処理結果通知メールです。
      • 確認依頼

        案件が確認ノードに達した場合に確認者に送る確認依頼メールです。
    • メール名(必須)

      登録メールの名称を入力します。
      システムで設定されている全ロケールに対して、入力します。
    • 備考

      メール定義の説明等を入力できます。
      システムで設定されている全ロケールに対して、入力できます。
    メールの雛型
    • 差出人

      メールの差出人を指定します。メールアドレスは、メール置換文字列の入力ができます。
    • 宛先

      メールの宛先をカンマ区切りで指定します。メールアドレスは、メール置換文字列の入力ができます。
    • CC

      メールの宛先(CC)をカンマ区切りで指定します。メールアドレスは、メール置換文字列の入力ができます。
    • BCC

      メールの宛先(BCC)をカンマ区切りで指定します。メールアドレスは、メール置換文字列の入力ができます。
    • 返信先の宛先

      メールの返信先の宛先(Reply To)をカンマ区切りで指定します。メールアドレスは、メール置換文字列の入力ができます。
    • 件名

      メールの件名を入力します。メール置換文字列の入力ができます。
      システムで設定されている全ロケールに対して、入力します。
    • 本文

      メールの本文を入力します。メール置換文字列の入力ができます。
      システムで設定されている全ロケールに対して、入力します。

    コラム

    メール置換文字列
    メール定義に「置換文字列」を記述することで、案件に合わせた動的な情報をメールに埋め込むことができます。
    たとえば、本文に、処理者の名前を表す置換文字列「{^Comp_User_Nm^}」と記述すると、実際のメールの本文には、そのノードの処理者の名前が自動的に記述されます。
    以下の手順で、使用できるメール置換文字列を確認することができます。
    1. <メール定義­新規作成>画面上部に表示されている image_common_41 <メール置換文字列>を押下します。

    2. <メール置換文字列>画面がポップアップ表示されます。

      ../../_images/basic_guide_6_3.png
    ※メール置換文字列の詳細は、別紙「 IM-Workflow 仕様書 別紙 」を参照してください。

    コラム

    メールのプレビューの確認
    作成したメールの、置換文字列を指定値に置き換えたプレビューを確認できます。
    1. <メール定義­新規作成>画面上部に表示されている image_common_43 プレビューを押下します。

    2. <メール定義­プレビュー>画面が表示されます。置換文字列を、置換文字列の説明に置き換えたプレビューを表示します。

      ../../_images/basic_guide_6_4.png
    プレビューの表示条件を指定することができます。
    1. <メール定義­プレビュー>画面で、 image_common_24 <条件指定>を押下し、展開します。

    2. 表示する「ロケール」、置換文字列の「置換方法」を選択します。

    3. 「置換方法」で「置換後の値」を選択し、表示されている各置換文字列の置換後の値欄に値を入力すると、その置換文字列を、入力した値に置き換えてプレビュー表示します。

    4. [プレビュー]ボタンを押下すると、設定した条件でプレビューを表示します。

      ../../_images/basic_guide_6_5.png

    コラム

    置換文字列のリンク先URL指定
    メール定義の置換文字列「{^IM_URL^}」で置換される「intra-martのURL」や「{^Matter_Detail_URL^}」で置換される「案件詳細のURL」は、 intra-mart Accel Platform の設定ファイルのベースURLを編集することで指定できます。
    ※ベースURLの設定の詳細については、「 設定ファイルリファレンス 」-「 コアモジュール-サーバコンテキスト設定 」を参照してください。
    [ワークフローパラメータ]では、置換文字列に基づいて置換されたショートカットURL(メールに記載されるURL)の有効期間(日)を指定できます。
    初期設定は、有効期限3日です。
    設定した有効期限は、置換文字列「{^IM_URL_Limit^}」で、「intra-mart のURLの有効期限」として置換できます。
    ※ワークフローパラメータの詳細は、別紙「 IM-Workflow 仕様書 」-「 ショートカットアクセスURLの設定 」を参照してください。

    コラム

    置換文字列のメールアドレス
  4. 「登録」をクリックします。

    ../../_images/basic_guide_6_6.png
  5. メール定義を登録することができました。

    ../../_images/basic_guide_6_7.png

以上でメール定義の登録が完了しました。

コラム

メール定義のコピー
作成したメール定義はコピーすることができます。
  1. <メール定義­編集>画面で、画面上部に表示される <コピー>を押下すると、<メール定義­新規作成>画面に遷移します。
    画面上には「メールID」以外のコピー元の情報が、あらかじめ入力されています。
    「メールID」は、自動採番されたものが入力されます。すでに使用されているものでなければ、任意で変更できます。
  2. [登録]ボタンを押下します。

コピー元のメール定義の、「メールID」以外の情報が同一のメール定義が、新たに作成されます。

コラム

メール定義の利用状況確認
編集中のメール定義が現在どのコンテンツ定義で利用されているかを確認することができます。
  • <メール定義­編集>画面で、 image_common_35 <利用状況確認>を押下します。
  • <メール定義­利用状況確認>画面がポップアップ表示されます。
メールの基本情報と、現在このメールを利用しているコンテンツ定義が一覧表示されます。
../../_images/basic_guide_6_8.png