intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費 / ユーザ操作ガイド 第22版 2023-12-22

3.4.6. 経費精算申請(多通貨)

本項では、経費精算申請(多通貨)の入力方法を説明します。

3.4.6.2. 申請内容入力方法

  1. 案件情報
    ../../../../_images/matterInfo_01.png
    • 案件名
      案件名を入力します。
      ここで入力しなくても、申請する直前にも編集することができます。
    • 検索基準日
      申請基準日が表示されます。

      コラム

      ガジェットのマスタデータ取得の基準日は、基本的に申請基準日です。
      一時保存後に申請基準日を変更した場合に変更後の申請基準日でマスタデータを取得します。
    • 申請会社
      申請書を作成する会社です。
      所属会社が一つの場合には、その会社名が表示されます。
    • 申請組織
      申請を実施した場合に、申請した組織が表示されます。
      申請画面にて入力中の場合や一時保存状態の場合は空欄です。
    • 申請者(代理申請者)
      申請者を表示します。代理申請でない限りは現在ログイン中のユーザ名が表示されます。
      代理申請の場合のみ、代理元と代理先のユーザ名が表示されます。

      コラム

      青柳さんの申請を上田さんが代理で行う場合には、以下のように表示されます。
      ../../../../_images/matterInfo_03.png
  2. 経費旅費情報(概算費用なし)
    PC用の画面
    ../../../../_images/expenseInfo_v02_01.png
    スマートフォン用の画面
    ../../../../_images/expenseInfo_v02_02.png
    • 支出目的
      経費(支出)の目的を入力します。
    • 備考
      それぞれ必要な情報を入力します。
  3. 精算情報
    ツールバー
    ../../../../_images/settle_v01_01.png
    ブロック部
    ../../../../_images/settle_v01_02.png
    • 事前申請書検索
      事前申請書検索により、精算を行う事前申請書を関連付けられます。(複数選択可能)
      ※事前申請書と関連付けずに精算申請のみ行うこともできます。
    • 精算手段
      精算が必要な場合の精算手段を選択します。
    • 案件番号
      関連づけた事前申請書の案件番号を表示します。
    • 案件名
      関連づけた事前申請書の案件名を表示します。
    • 仮払残高
      関連づけた事前申請書の仮払残高を表示します。
    • 精算予定額
      仮払残高と精算予定額との関係により以下のように意味合いが異なります。
      仮払残高と精算予定額との関係 意味
      同額
      「精算済」にチェックして精算申請書が承認されると、事前申請書に対する精算は終了したとみなされます。
      精算予定額の方が少ない
      精算申請書が承認されても仮払金が残るため、
      該当の事前申請書に対する精算はまだ終了していないとみなされます。
      そのため再度精算申請を行うことができます。
      精算予定額の方が大きい
      入力エラーになるため、申請できません。
    • 精算済
      仮払残高と精算予定額が同額の入力時に「精算済」にチェックした場合、事前申請書に対する精算は終了したとみなされます。
    • 精算内訳
    • 費用合計額
      経費明細などに入力された費用の合計を表示します。
    • 会社負担額
      経費明細などに入力された費用のうち、「立替」でない金額の合計を表示します。
    • 精算予定額
      関連づけた事前申請書の精算予定額の合計を表示します。
    • 精算額
      「費用合計額 - 会社負担額 - 精算予定額」の計算結果を表示します。
      • プラスの場合、仮払金額よりも立替金額の方が大きいため、費用が超過したことを表します。
      • マイナスの場合、立替金額よりも仮払金額の方が大きいため、使わなかった仮払金の返還が必要なことを表します。

      注意

      GadgetBuilder版のガジェットに「精算済」チェックボックスを追加しました。
      「仮払残高」が0円かつ「精算済」にチェックした場合に、関連づけた事前申請書に対する精算を終了します。
      「仮払残高」が0円の場合でも、「精算済」にチェックしなければ精算が終了しません。
      精算を終了したい場合、仮払残高と精算予定額を同額にし、「精算済」にチェックしてください。

      コラム

      ワークフローが完了すると、「仮払残高」の表示が更新されます。
      「仮払残高」が「30,000」、「精算予定額」が「30,000」の案件を承認後、完了案件参照画面から参照すると「仮払残高」が更新されて「0」と表示されます。

  4. 経費明細(複数通貨)
    PC用の画面
    ../../../../_images/expenseDetail_v02_01.png
    スマートフォン用の画面
    ../../../../_images/expenseDetail_v02_03.png
    • 発生日
      費用の発生日を入力します。
    • 経費内容
      経費の概要を入力します。
    • 経費区分
      経費区分(勘定科目と税区分の組み合わせ)を選択します。
    • 組織/プロジェクト
      費用の計上先を入力します。
      組織もしくはプロジェクトのいずれかを必ず選択してください。
      組織/プロジェクトは、個人設定に設定されている場合は設定値が自動表示されます。
    • 支払分類
      支払分類を選択します。
      「立替」かそれ以外かで大きく意味合いが異なりますので、注意して選択してください。
      支払分類 意味
      立替
      「立替」は従業員が一時的な立替払いの場合に選択します。
      この金額は立替精算(仮払金がある場合の相殺)の対象です。
      立替以外(タクシー券、JR券など)
      会社が支払う予定であったり、チケットなどを購入してある場合に選択します。
      この金額は立替精算の対象外です。
    • 支払先
      支払先の名称などを入力します。
    • 金額(通貨/レート)
      経費の金額を入力します。

      入力項目の詳細
      ../../../../_images/expenseDetail_v02_02.png
      • 金額(単価)
        通貨額を入力します。
      • 通貨
        通貨を選択します。
      • レート
        レートを入力します。
        通貨を選択すると、申請基準日時点のレートを自動設定しますが、修正することも可能です。
      • 換算額
        金額(単価)とレートの両方が入力されてた場合、金額(単価)×レートの計算結果を表示します。
    • 事業者区分・交付義務の免除理由
      申請書に事業者区分・交付義務の免除理由ガジェットが含まれている場合に利用できます。
      インボイス制度の事業者区分、適格請求書交付義務の免除理由を選択します。
    • ファイル
      申請書にファイル検索ガジェットが含まれている場合に利用できます。

      コラム

      申請書にファイル検索ガジェットが含まれている場合、ファイル検索・ファイル登録を利用することができます。
      PC用画面は「ファイル検索」、「ファイル登録」、スマートフォン用画面は「ファイル検索」、「ファイル登録」を参照してください。