4.2. ドキュメントを登録する¶
ドキュメントを作成したいフォルダを右クリックし「ドキュメント新規作成」を選択します。
注意
ドキュメントを登録するには、該当フォルダに対して「ドキュメント登録」権限が必要です。
必要項目を入力し、「保存」ボタンをクリックします。
<画面項目>
項目 説明 ドキュメント名 ドキュメントの名称を入力します。 コンテンツ コンテンツを登録します。 フォルダ 登録するドキュメントの所属フォルダを指定します。 リンク 登録するドキュメントのリンクフォルダを設定します。 タスクタグ タスクタグの設定を行います。 関連ドキュメント 関連ドキュメントの設定を行います。 設定されたドキュメントは参照画面に一覧表示され、クリックすると詳細を確認できます。 プロパティ プロパティの設定を行います。 プロパティを設定することで、作成しているドキュメントに対し、独自の入力項目を設定できます。詳細は「レビジョン・変更履歴」「レビジョン・変更履歴・公開日・通知」「ワークフロー連携」「登録番号」「備考」「キーワード」を参照してください。 拡張プロパティ 拡張プロパティの設定を行います。 拡張プロパティを設定することで、作成しているドキュメントに対し、ユーザが任意の管理項目を設定できます。詳細は「拡張プロパティ」を参照してください。 アクセス権 アクセス権の設定を行います。 「保存」ボタン ドキュメントを登録します。 「一時保存」ボタン ドキュメントをドラフトへ一時保存します。 コラム
・コンテンツは「ファイル追加」ボタンから登録してください。※ファイルは複数同時にアップロードすることもできます。・ドキュメント名が未入力の状態でコンテンツを登録すると、コンテンツの名称をドキュメント名として初期設定できます。・コンテンツの表示順を変更したい場合は、「コンテンツの並びかえ」から操作してください。・コンテンツを削除する場合は、コンテンツ名の横に表示される削除アイコンをクリックしてください。コラム
・アクセス権を設定することにより特定のユーザにドキュメントを公開できます。操作者が初期設定されますので、必要に応じて権限を追加してください。・アクセス権は「ユーザ」「組織」「ロール」「パブリックグループ」から設定できます。これらデータの作成方法は 「IM-共通マスタ 管理者操作ガイド」を参照してください。コラム
・ドキュメントの所属フォルダにPDF変換の設定が行われている場合、コンテンツとして登録した電子ファイルはPDFファイルに変換されて表示されます。また、セキュリティの設定が行われている場合、同時にPDFファイルにセキュリティが付与されます。
4.2.1. レビジョン・変更履歴¶
ドキュメントに対するレビジョン管理機能を有効にします。
管理対象となるドキュメントは、変更する際に「変更履歴」の登録が必要です。
フォルダの旧レビジョン検索設定を「フォルダ編集権限がある場合のみ検索可能とする」とした場合、旧レビジョンのドキュメントはフォルダ編集権限を持つユーザのみ参照できます。
4.2.2. レビジョン・変更履歴・公開日・通知¶
レビジョン管理機能に加え、ドキュメントを作成する際に公開日・通知先を設定できます。このプロパティが設定されると公開日となったタイミングで以下の処理が自動的に行われます。
・作成したドキュメントを他のユーザも閲覧可能。
・ドキュメントが作成された旨が通知先に設定されたユーザへ自動通知されます。
4.2.3. ワークフロー連携¶
ドキュメントを作成する際にワークフローによる申請~承認を設定できます。
項目 説明 フロー定義(フローグループ) フローグループを選択し、フロー定義の絞り込みが行われます。 フロー定義 フロー定義を選択します。 フロー定義表示 フロー定義を表示します。 申請者 代理申請者が設定されている場合、申請者を選択します。 コラム
・利用するフローは事前に作成してください。作成方法は 「IM-Workflow 管理者操作ガイド」を参照してください。・作成するフローのコンテンツ定義は「Accel Archiver」を指定してください。・プロパティを設定すると、「保存」ボタンは「申請」ボタンに変更され、ボタンをクリックするとIM-Workflowの申請機能が呼び出されます。・ワークフローの申請画面から申請を行う場合は、該当するフローを選択してから申請してください。コラム
・ワークフローの承認、確認、参照は、PCとスマートフォンから利用可能です。各画面には下記の情報を表示します。・ドキュメント名・コンテンツ・作成者・作成日・フォルダ名・タスクタグ・関連ドキュメント・プロパティ・拡張プロパティ・アクセス権PC版 承認、確認、参照画面スマートフォン版 承認、確認、参照画面
4.2.8. 保管期限・通知設定¶
ドキュメントの保管期限、通知日を設定できます。
通知日がくるとドキュメント作成ユーザ、フォルダ編集権限をもつユーザに通知され、保管期限が来るとドキュメントが削除されます。
4.2.9. 拡張プロパティ¶
テキスト型テキストエリア型セレクトボックス型セレクトボックス(複数選択)型日付型期間型
4.2.10. 一時保存機能について¶
一時保存したドキュメントは「ドラフト」フォルダに保存されます。
以下に該当するユーザがドキュメントの作成を再開できます。
・ドキュメントの作成ユーザ
・編集権限を設定されたユーザ
・管理者
ドキュメントの作成を再開する場合は、対象となるドキュメントの「処理」をクリック⇒「編集」をクリックします。