IM-FormaDesigner for Accel Platform AccelDocuments 連携機能 操作ガイド 第2版 2017-04-01

6. AccelDocuments 連携の設定を行ったフローで申請・承認を行う方法

AccelDocuments 連携の設定を行ったフローの案件は、承認で完了すると自動的に AccelDocuments のフォルダに格納されます。
申請から案件終了時の AccelDocuments への文書のアップロードは、以下の流れで行われます。
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6.1. 申請画面で添付したファイルを AccelDocuments に登録する

  1. 「サイトマップ」→「ワークフロー」→「申請」をクリックします。

  2. AccelDocuments 連携を設定したフローの申請画面を表示し、画面に配置された「ファイルアップロード」の「追加」をクリックします。
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  3. 「ファイルを追加」をクリック後に任意のファイルを選択し、「開始」をクリックします。

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  4. ファイルアップロードにファイルを登録できましたので、その他の項目に必要な内容を入力し、「申請」をクリックします。

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  5. ワークフローの処理画面で案件名等を入力し、「申請」をクリックします。

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    注意

    AccelDocuments 連携を利用する場合に利用できない文字について

    AccelDocuments 連携を利用する場合には、 AccelDocuments でオブジェクト名に利用できない文字を案件番号や案件名、添付ファイルに指定すると、利用できない文字を含む項目自体を特定の文字列に置換して、 AccelDocuments のフォルダや文書名に設定してアップロードします。
    • 案件番号に利用できない文字を含む場合、フォルダ名で案件番号が表示される部分を「MATTER_NUMBER」とします。
    • 案件名に利用できない文字を含む場合、フォルダ名で案件名が表示される部分を「MATTER_NAME」とします。
    • ファイルアップロードに登録するファイル名に利用できない文字を含む場合、文書名で該当のファイル名が表示される部分を「FILE_NAME」とします。
    AccelDocuments で利用できない文字の詳細については、「 intra-mart Accel Documents 仕様書 」を参照してください。
  6. 承認では、内容を確認し、「承認」をクリックして案件を完了させます。

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  7. 案件の完了後に、「サイトマップ」→「 AccelDocuments 」→「文書管理」をクリックします。

  8. 「 AccelDocuments 連携設定編集」で格納先フォルダに設定したフォルダを表示します。

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    コラム

    AccelDocuments にアップロードする際には、指定したドロワ・フォルダの配下に、「案件番号_案件名」でフォルダを新規作成した上でアップロードを行います。
  9. 「案件番号_案件名」で命名されたサブフォルダをクリックすると、ファイルアップロードで登録したファイルが登録されていることが確認できました。

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  10. 属性編集で、アップロードされた文書の属性を表示すると、連携したワークフローの案件のフロー図へのリンクや、高度な設定で設定した属性に IM-FormaDesigner で入力した内容が設定されていることが確認できます。

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    コラム

    AccelDocuments 連携設定の有効期間

    AccelDocuments 連携では、ファイルのアップロードは、「案件終了日(システム日付)」が「連携情報の有効期間内」となっている場合に実行されます。
    連携情報で設定する有効期間は、案件終了日との比較のみに利用されており、ワークフローの申請基準日ではありませんので、注意してください。