IM-FormaDesigner for Accel Platform AccelDocuments 連携機能 操作ガイド 第2版 2017-04-01

5. AccelDocuments 連携の設定方法

AccelDocuments 連携管理画面では、 IM-FormaDesigner のファイルアップロード、 IM-Workflow のフローと AccelDocuments へのアップロード先フォルダとの関連付けや文書登録時の属性情報を設定することができます。
AccelDocuments 連携を設定するためには、以下の4段階で設定を行います。
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AccelDocuments 連携の設定では、 IM-FormaDesigner 、 IM-Workflow 、 AccelDocuments 、 Forma- AccelDocuments 連携設定を順に設定しますが、各機能と設定の関連は、以下の図の通りです。
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5.1. 「ファイルアップロード」を設定した IM-FormaDesigner のアプリケーションの作成

AccelDocuments と IM-FormaDesigner のワークフローを連携するためには、 IM-FormaDesigner のフォームに「ファイルアップロード」を配置しておく必要があります。
IM-FormaDesigner のアプリケーションの作成については、「 IM-FormaDesigner 作成者操作ガイド 」を参照してください。

注意

連携対象のファイル名の上限値は AccelDocuments の仕様に基づいています。
カラムサイズの拡張 」を行う場合、 AccelDocuments の制限を超過するとエラーによりファイルが連携されません。
下記リンク先を参照の上、適切な設定を行うようにしてください。

5.2. IM-FormaDesigner アプリケーションと連携するワークフローの作成

先の手順で作成した IM-FormaDesigner のアプリケーションで作成したコンテンツ定義をワークフローに連携するための設定を行います。
作成したコンテンツ定義をワークフローに連携する手順は、「 IM-Workflow 管理者操作ガイド 」を参照してください。

5.3. AccelDocuments 連携でファイルをアップロードするためのキャビネットやフォルダへの権限設定

AccelDocuments 連携で、案件終了時にファイルをアップロードするための設定を行うためには、アップロード先のキャビネットやフォルダへの権限設定を行います。
AccelDocuments 連携情報を設定するユーザには、下記の権限(アクセス権)を付与してください。
  • IM-FormaDesigner のアプリケーションが作成できる(「Formaアプリ作成管理者」、または「Formaアプリ作成者」のロールの付与)
  • ファイルのアップロード先のドロワ・フォルダを含むキャビネットの管理者
  • ファイルのアップロード先のドロワ・フォルダ(設定画面では「格納先フォルダ」で表示される対象)へのアクセス権(読み取り権、書き込み権、管理権のいずれか)
  • AccelDocuments のアプリケーションライセンス
AccelDocuments 連携設定を行ったフローから申請や承認を行ってファイルのアップロードを実行する場合には、対象のフローの申請権限者に以下の権限を付与してください。
  • 対象のフローの申請ノードに対する処理対象者の設定
  • AccelDocuments 連携設定で指定した格納先フォルダ(ドロワ・フォルダ)を含むキャビネットの利用者設定
  • AccelDocuments 連携設定で指定した格納先フォルダ(ドロワ・フォルダ)に対するアクセス権(書き込み権)
AccelDocuments のキャビネットやドロワ・フォルダの設定については、「 intra-mart Accel Documents キャビネット操作ガイド 」を参照してください。

5.4. AccelDocuments 連携管理画面の操作手順

AccelDocuments 連携管理画面で、アプリケーションと AccelDocuments への格納先フォルダや属性情報を設定する手順を説明します。
基本的な操作手順は、以下の流れです。
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この手順では、以下の図の pink_frame の設定を行います。
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Forma-AccelDocuments 連携管理画面の表示

  1. 「サイトマップ」→「Forma- AccelDocuments 連携管理画面」→(「Formaアプリ作成」または「Formaアプリ作成管理」)→「アプリ一覧」をクリックします。

    コラム

    • 「Formaアプリ作成」から操作したい場合には、対象のユーザに「Formaアプリ作成者」のロールが付与されている必要があります。
    • 「Formaアプリ作成管理」から操作したい場合には、「Formaアプリ作成管理者」のロールが付与されている必要があります。
  2. AccelDocuments の連携の設定対象のアプリケーションの「編集」アイコンをクリックします。

    ../../_images/manager_1.png

生成済みのコンテンツ定義から対象の選択

  1. アプリケーションから生成済みのコンテンツ定義が表示されますので、「編集」をクリックします。

    ../../_images/manager_2.png

    コラム

    事前に「WF連携設定」からコンテンツ定義を生成していない場合には、一覧には表示されません。

  2. コンテンツ連携情報で「登録」をクリックします。

    ../../_images/manager_3.png

AccelDocuments 連携情報の登録

  1. 連携設定の有効期間を指定します。
    ../../_images/manager_4.png
    • 有効期間

      AccelDocuments 連携情報に基づいて、案件終了時にファイルをアップロードできる期間を設定します。
      本機能では、アプリケーションのバージョン等に関係なく、2015年1月~3月には、フォルダ○○へ格納するといった形で、案件の時期に合わせて格納先フォルダを変更するなどの目的で切り替えることができます。
  2. 「Forma/IM-Workflow情報」で、アプリケーション履歴番号・対象のフォーム・フォーム上のファイルアップロードアイテム・対象のフロー定義を指定します。
    ../../_images/manager_5.png

    コラム

    • 対象のコンテンツ定義を参照するフロー定義が存在しない場合には、設定できませんので、フロー定義を事前に設定してください。
    • 設定対象のフォームには、「ファイルアップロード」を配置する必要があります。
  3. 「AccelDocuments 情報」で、キャビネットと格納先のフォルダを指定します。
    格納先のフォルダは、この画面からの新規作成はできませんので、あらかじめ「 AccelDocuments 」の「文書管理」で作成しておきます。
    ../../_images/manager_6.png
  4. 設定し終わったら「登録」をクリックして保存します。
    更新の場合、「更新」をクリックします。
    ../../_images/manager_7.png
  5. 以上で、AccelDocuments 連携でのファイルアップロードを連携するための設定ができました。

    コラム

    AccelDocuments連携の設定の優先順位

    複数の AccelDocuments 連携の設定情報が存在する場合には、「アプリケーション履歴番号の降順」に基づいて判断し、順位が最も高いものが有効なものとして扱われます。

    コラム

    IM-FormaDesigner AccelDocuments 連携設定の追加・削除は、申請中の案件には反映されませんので注意してください。

注意

AccelDocuments 連携を設定したフロー定義を削除する場合には、先に「 AccelDocuments 連携設定」を削除してからフロー定義を削除するようにしてください。
先にフロー定義を削除した場合には、該当のアプリケーション(コンテンツ連携情報)の「 AccelDocuments 連携設定」の一覧を表示することができません。

5.5. AccelDocuments 連携管理画面の高度な設定

AccelDocuments 連携管理画面の「 AccelDocuments 連携設定編集」では、「高度な設定」から登録対象のファイル(文書)や格納フォルダのクラスに対して、Formaのアイテムと属性との連携情報を設定することができます。
高度な設定を行うための手順は、以下の通りです。
../../_images/flow_advanced.png
この手順では、以下の図の blue_frame の設定を行います。
../../_images/settings_3.png

設定済みのForma-AccelDocuments 連携設定登録画面の表示

  1. 「サイトマップ」→「Forma- AccelDocuments 連携管理画面」→(「Formaアプリ作成」または「Formaアプリ作成管理」)→「アプリ一覧」をクリックします。

  2. 「 AccelDocuments 連携設定編集」を表示し、「高度な設定」をクリックします。
    ../../_images/advanced_1.png

高度な設定の編集

  1. フォルダのクラスや文書のクラスを選択し、「検索」をクリックします。
    ../../_images/advanced_2.png

    コラム

    AccelDocuments のクラスが登録されていない場合には、検索しても何も表示されません。
    クラスの設定方法については、「 intra-mart Accel Documents キャビネット操作ガイド 」の「文書やフォルダをクラスで管理する」を参照してください。
  2. 「 AccelDocuments 属性/Formaアイテム連携設定」から属性と対応させるFormaのアイテムを設定し、「決定」をクリックします。
    ../../_images/advanced_3.png
  3. 最後に「登録」、または「更新」をクリックして設定内容を保存します。
    ../../_images/advanced_4.png
  4. 以上で、AccelDocuments 連携の連携設定の高度な設定が登録できました。
    高度な設定で属性などをマッピングすると、登録されたフォルダやファイルの属性に、フォームの入力内容が連携されます。
    IM-FormaDesigner のデータ型と AccelDocuments の属性の対応については、「 IM-FormaDesigner / AccelDocuments 属性対応表 」を参照してください。
    ../../_images/advanced_5.png

    コラム

    • AccelDocuments 連携設定で、異なるファイルアップロードアイテムに対して、全く同じ連携設定(格納先フォルダや属性の設定内容)が行われた場合のみ、同じ格納先フォルダにアップロードします。
      属性の内容や設定値が異なるなどの違いがある場合には、別名(末尾に連番を付与した名称)のフォルダに分けてアップロードします。
    • 同じ格納先フォルダに対する、同一の案件番号・案件名で作成されるフォルダが複数になる場合、一方は()付の連番を付与した別名フォルダとして作成されます。
      ファイル名が重複する場合には、フォルダと同様に一方に()付の連番を付与した別名で、 AccelDocuments の文書としてアップロードします。