トピー実業株式会社様

全社共通情報基盤イントラネット・スタートパックを最新へバージョンアップ。情報共有を活性化し専門商社ならではのサービス提供強化を実現

トピー実業株式会社（以降、「トピー実業」と表記）は、1999年にイントラネット・スタートパックVer.1.3を導入して以来、intramartを活用してきた。2007年度中期経営計画の一環として、６月にAjaxをはじめとするWeb2.0技術を駆使した最新バージョンVer.6.0へのバージョンアップを敢行。これまで蓄積してきたデータもすべてスムーズな移行を果たした。現在では、快適な操作性などWeb2.0環境を享受するなかで、電子会議室や営業日報管理など、より高度な情報共有を実現していこうという気運が盛り上がっている。

トピー実業株式会社（以降、「トピー実業」と表記）は、1999年にイントラネット・スタートパックVer.1.3を導入して以来、intramartを活用してきた。2007年度中期経営計画の一環として、６月にAjaxをはじめとするWeb2.0技術を駆使した最新バージョンVer.6.0へのバージョンアップを敢行。これまで蓄積してきたデータもすべてスムーズな移行を果たした。現在では、快適な操作性などWeb2.0環境を享受するなかで、電子会議室や営業日報管理など、より高度な情報共有を実現していこうという気運が盛り上がっている。

1999年にイントラネット・グループウェアVer.1.3を導入

自動車用ホイール等の取り扱いで有名なトピー実業は、マテリアル事業部、プロジェクト事業部、自動車部品事業部、新商品・新事業を展開する事業開発部の４本柱を中心に事業活動をしている企業である。同社は、２００７年度より第４次中期経営計画「DREAM77」を推進しており、企業価値を高めるべき手段の一つとして、今回イントラネットを６．０にバージョンアップした。　同社が、グループウェアを導入しようと考えたのは、1999年頃のことだ。　「当時、情報系システムは、遅れを取っていて、パソコンはあるが表計算や文書作成が中心で、情報の共有化が必須と感じ、テスト的にグループウェアを導入した。ところが、実際に使っている現場を見たりすると、使い勝手がもうひとつ良くない。さらに、知名度の高い製品をいくつか検討しましたが、やはり当社に合ったものがみつかりませんでした。そこで、もっと選択肢の幅を広げたいとシステムインテグレータにいくつか提案してもらったところ、そのうちのひとつが、intramartのイントラネット・スタートパックでした」と、情報システム部長の浅井利夫氏は語る。スタートパックのVer.1.3である。

グループウェア導入は企業改革の第1ステップ

スタートパックを選択した最大の理由は、クライアントPC側にはWebブラウザさえあればよいという、Webシステムならではの利点が上げられる。　「ちょうど1999年頃は、日本の産業全体はもちろん、特に鉄鋼業界は厳しい時期であり、とにかく投資は控えようという雰囲気が蔓延していました。そのなかで、当社のマネジメントクラスが『Mプロジェクト』というプロジェクトを立ち上げ、『節約しているだけでは先が開けない、思い切って一人PC一台体制を整備し、グループウェアなどの情報共有のしくみを整備して、業務改革や構造改革に取り組もう、BPRを促進させよう』と決断したのです」と、人事部長の山崎達也氏は説明する。　改革を目指しての英断であるが、時期が時期であるだけに、余分な投資は許されないし、失敗すると経営に悪影響を及ぼしかねない。完全イントラネット対応で管理の手間を増やす心配がないうえ、利用者にとって使いやすく見やすいことは、グループウェア導入を成功させる第一条件だった。そして、当時、完全イントラネット対応であり、ワークフロー機能を装備したうえ企業レベルで使える信頼性の高いグループウェア製品は、ほかに見当たらなかったという。　基幹系システムは90年代後半に刷新したが、情報系の業務や総務や人事などの間接業務は紙ベースで動いていた。　「初めての一人一台環境のなかで、果たしてグループウェアの利用が定着するかどうか不安もありました。ところが、たとえば掲示板が一方的な掲示だけでなく、社員のほうから情報を書き込めるなど、intra-martは自由度が高かった」と浅井氏。誰かの書き込みにまた誰かが返事するなど使い方が広がり、「一人一台環境、メール、グループウェア」はワンセットとして利用が定着したのである。

改革第2ステップとしてintra-martで勤怠管理システムを構築

グループウェアの利用が完全に日常業務の一部となった2001年、さらなる改革への次のステップとして取り組んだのが、intra-mart上での勤怠管理システムの構築である。　「当初は、グループウェアを導入しさえすれば理想的な労働環境ができるという夢を持っていましたが、メール、掲示板、電子会議室だけでは、便利にはなっても大きな改革にはつながっていきません。勤務管理システムを構築することで、間接業務の工数を大幅に削減したり、社員の意識改革をしたりして、intra-martの導入効果をより明確なものにしたいと考えたのです」と山崎氏は語る。　トピー実業は、正社員だけで約300名を擁している。また、支店・営業所はそれぞれ近隣の得意先の始業/終業時間に合わせた時間設定で動いているため、各地域の勤務時間帯がバラバラで、全社レベルでの集計・管理作業は煩雑だった。また、パートタイマ、アルバイトなどはそれぞれ契約した労働時間が異なる。これを紙に書いて集計し、本社に集めて集中入力するのだが、締め日になっても集計紙が届かなかったり、記入漏れや集計ミスを現場に問い合わせたりしなければならず、大変な労力がかかっていた。　そこで、勤務実績を登録、管理する機能のみならず、各人が始業/終業時間や休日などの年間就業カレンダーを設定する機能を開発したのである。社員はもちろんパート、アルバイトまでが拠点ごと、契約ごとに異なる自分だけのカレンダーを最初に登録し、自分の勤務時間を入力していくのだが、自分が作ったカレンダーであるから、主体的な気持ちで入力ができる。カレンダーの作成は、社員自身による入力を徹底するうえでも効果があった。人事部門ではもちろん、拠点ごとに異なる就業カレンダーと勤務実績をひとつひとつつき合わせる必要がなくなり、大幅に効率向上を実現できたのである。　アクセス権限管理にもトピー実業ならではの考え方が反映されている。　「グループウェアを導入する際には、アクセス権限を細かく設定しないで、ガラス張りのシステムにしました。むしろ、クリックの回数を減らすのにはどうしたら良いかなど、利用を拡大させるしくみに力を注いだのです。しかし、勤怠管理システムは、誰が入力したのかをしっかり把握しなければなりません。intra-martをVer.3にグレードアップして、管理機能を強化しました」と浅井氏は語る。

グループウェアのバージョンアップで改革の第3ステップをねらう

2007年6月、改革の第3ステップとして、最新のVer.6.0へのバージョンアップを行った。イントラネット・スタートパックのVer.6.0を導入し、ベースモジュール（WebPlatform）もバージョンアップしたのである。　イントラネット・スタートパック Ver.6.0は、Ajaxをはじめ、Web2.0の先進技術を駆使したグループウェアの進化形である。マウスを乗せるとスケジュールの詳細が表示され、期間はマウスのドラッグ＆ドロップで選択できるなど操作性は一気に向上し、フォントサイズ、カラー、太字や下線など、リッチテキストならではの表現力も豊かになった。また、大規模利用、SOA対応などの特長により、グループウェアから全社共通のコラボレーション基盤へと発展させていくことができるようにもなった。　「自由であり、表現力が豊かであるということは、企業システムでもとても大事なことです。いままで掲示板ぐらいしか使っていなかった社員が、『色が変えられる』とおもしろがってあちこち操作しているうちに、いままで使っていなかった便利な機能を『発見』するなど、活用のレベルが一段と深くなりました。今後は、新バージョンの機能を活用して、電子会議室や営業日報管理などを実行していきたいですね」と、情報システム部の中里正樹氏は語る。　なお、トピー実業では、Ver.1のときからのデータをすべて蓄積して利用しているが、Web2.0ベースになったVer.6でも、問題なくすべてのデータを移行することができている。　また、WebPlatformのバージョンアップによって、勤怠管理システムのワークフロー設定も容易になった。そこで情報システム部では、新たなワークフローシステム構築を前向きに検討している。現在紙で実行している目標管理、文書管理などを、電子化・ワークフロー化することで、業務効率向上に加え、セキュリティや内部統制の強化も考慮しているのである。　「社内だけでなく、取引先やグループ全体でも、『情報共有』のニーズは高まるばかりです。今後、さらに情報系システムの基盤としてintra-martを活用し、より効果的で広範囲な情報共有を実現していきたい」と浅井氏は意欲的に語った。

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