ハウス食品株式会社様

会計システムを刷新して連結11社のグループ経営を強化。
ERPのスムーズな導入を支えた「旅費／経費精算」のワークフローシステム

2008年4月、ハウス食品は、会計システムを刷新して、国内連結11社のグループ経営を強化した。グループ企業の会計処理も事務サービスセンターに一本化したのである。ERPベースの新しい会計システムを現場に定着させるために、フロントエンドシステムをintra-martのパートナーソリューションであるフロント業務テンプレートシリーズ「皆伝！ワークフロー」で構築。 ほぼ全社員が、仕訳入力を一切意識することなく、旅費と経費の精算を行える環境を実現した。ERPとそれを補完するワークフローシステムの導入によって、グループ全体の間接コスト大幅削減と「企業活動の見える化」を実現したのである。

グループ経営の強化を目指してERP会計システムを導入

食に対する嗜好の多様化、食材流通のグローバル化など、食品業界を取り巻く環境は大きく変化している。変化に対応し、新たな付加価値を市場へ提供していくためには、グループ企業の力を結集する必要がある。 　「グループ企業の間で相互補完しながら、間接業務・管理業務の効率を高めること、そして、グループの活動の『見える化』を進めて意思決定を迅速化することは、日本の企業すべてに共通する緊急課題と言ってもいいでしょう」と、管理本部財務部経理課 チームマネージャーの中島剛士氏は語る。

        　　　　　　　  管理本部　財務部　経理課
    　　　　　　　チームマネージャー　中島剛士氏

2007年に、会計システム刷新を決めたのも、グループ経営強化が最大のねらいであった。 　従来の会計システムは、メインフレーム上で自社開発アプリケーションを動かすものだった。また、細分化した組織ごとに独立した会計を行ういわゆる本支店会計であったため、支店や工場にはそれぞれ経理担当者がいて、各現場で会計処理を行っていた。グループ企業の会計も、個別にシステムを構築し、個別に運用し、最終的に紙の報告書をとりまとめていた。 　これでは、業務処理効率が悪い。連結決算にも日数がかかる。

「2000年から会計ビッグバンが始まりました。企業会計を世界標準に沿った枠組みにしようということで、連結決算ベースになり、キャッシュフローも重視されるようになったのです。ハウス食品はこれを好機として、会計システムを刷新することを決断しました。ねらいは、連結決算早期化と損益管理強化です」（中島氏）。

手始めとして、グループ企業の会計業務の受け皿となる事務サービスセンターを立ち上げた。さらに2007年、「会計システム刷新プロジェクト」を結成して、グループ会計の集約化を開始した。 　プロジェクトチームは、従来の本支店会計から本社集中会計へと体制を変え、グループ企業の会計システムも事務サービスセンターに集約することを決めた。そして、連結総額2200億円を超える大規模なグループ会計を支えるシステムとしては、SAPERPを選択したのである。

ERPのフロントシステムをintra-martのパートナーソリューションで構築

「グループ経営を強化するのに、ERPは強い味方です。しかし、ERPの画面を最初に見たとき、『これは困ったぞ』と思いました。この画面にデータを入力するには、会計の専門知識が必要だったからです」と中島氏は明かす。ハウス食品では、2000年から、旅費・交通費の精算には、イントラネット上で稼働するパッケージを利用してきた。つまり、社員のほぼ全員がすでに、「発生時点でのデータ入力者」の役割を果たしてきたのである。

 

「便利な機能がきめ細かく配備されたWebアプリケーションでの旅費精算に慣れてしまった社員に、『これからは仕訳入力してください』とは言えません。もちろん、いまさら、紙伝票を回してどこかで集中入力する方式には戻れません。そこで、会計の専門知識が不要で、誰でも使いやすく、しかもERPに正確なデータ入力ができるフロントエンドシステムを作ることが必須となりました」と中島氏。

もうひとつ焦点になったのが、「発生時点でのデータ入力」における内部統制である。「それまで使っていたWebアプリケーションは、上司がいないときには別の人を選べるなど、自由度が高すぎました。その結果、権限のない人が押印したり、承認印の漏れが生じたりしていたのです。IT全般統制は、可能な限りシステムで担保したい。そこで、ワークフローシステムには権限コントロールの機能を強く求めました」と、財務部財務課 藤井麗吏氏は語る。

 

                      　　　　　　   財務部　財務課
         　　　　　　　                  藤井麗吏氏

構築するのは、個人の旅費精算と各種経費の会社への支払請求システムの2つに決まった。利用者は、グループ11社の約3000名である。 こうしたさまざまな要件を考慮しながら調査を重ねて選定したのが、intra-martベースのワークフローパッケージ「皆伝！ワークフロー」である。 　基盤となるintra-martは、大規模運用の実績が豊富だ。信頼性が高くて、強固なオープンシステムのインフラを確立できる。そして、ハウス食品の ニーズに適合したのが、パートナーソリューションのフロント業務テンプレートシリーズ「皆伝！ワークフロー」（パートナー企業名：スミセイ情報システム株 式会社）である。この製品は、企業間にまたがった決裁ルートを柔軟に設計できるうえに、権限管理がしっかり構築されていることが大きな魅力であった。

仕訳を考えずに旅費精算・経費精算ができるワークフローシステム

2008年4月、ERPの新・経理システムと同時に、旅費精算と経費精算のワークフローシステム も稼働を開始した。なお、2007年から2008年にかけては、各社の会計システムを事務サービスセンターに集約する作業も並行して行っている。 　現在、事務サービスセンターには、intra-martで構築したワークフローシステムを通じて、約70拠点から毎日500～800件の旅費・経費精算が集まってくる。事務サービスセンターが最終的に承認したデータは、1日数回、決めた時刻にERPへ自動送信されるしくみだ。 　開発で工夫したのは、現場での使いやすさを優先することだった。 　個人が、以前と類似した精算をするときは、自分の申請履歴をコピーして使い、入力項目を最小にとどめることができる。部署単位では、「下敷き」と呼んでいるテンプレートを作って登録できる。毎月決まって購入する物品などは、日付を変えるだけですぐに申請データが出来上がるのだ。 　見た目がわかりやすいように色の使い方やレイアウトを整理するなど、ビジュアルにもこだわった。画面遷移のルールも統一して、直感的に操作できるようにした。

 

グループ全体の間接業務省力化と「活動の見える化」に成功

使いやすいワークフローシステムを表裏一体で用意したことで、ERPの会計システムは短期間で利用が定着。国内連結11社のグループ経営管理を強化することができた。 　「ERPを導入したことで、同じモノサシのもとで11社の情報を把握できるようになりました。ERPは確かに強い。ただし、元となるデータが正しく存在してこそ、ERPは威力を発揮します。この『正しいデータを用意する』ところで、ワークフローシステムが重要な役割を果たしているのです」と中島氏。経営陣には、締め日を待つことなく、リアルタイムにデータを提供できるようになるなど、新しい付加価値を創造するための環境基盤を確立できたのだ。 　内部統制も大幅に前進した。たとえば、支払について、科目や金額は担当者が後から修正できないようにするなど、システム上で変更したり参照したりできる権限範囲を明確に定め、ワークフローシステムへ組み込んだのである。 　しかも、経理業務は大幅に効率化された。 「事務サービスセンターに業務を集約したことで、拠点ごとに経理担当者を置く必要がなくなりました。また、国内すべてのグループ会社で同じ流れで業務処理しているため、やり直したり問い合わせたりする必要がありません。経理業務の工数は大幅に削減されています。定量化はできませんが、間接コストも大幅に削減されています」と中島氏は胸を張る。

今後も、ワークフローシステムにはいくつかの改善を加えていく計画だ。また、マスター管理に手間がかかっているため、intra-martのテンプレートなどをうまく活用しながら、マスターの登録・修正作業もワークフローシステム化していきたいと考えている。 　「intra-martはログを記録する機能が優れており、ログの解析が必要になった時にも、すぐに状況がわかって大変助かりました。実は、システムログは、内部統制のさまざまな局面で求められています。これからは、紙ベースで処理しているまったく別の業務も、積極的にintra-martでワークフローシステム化していきたい」と藤井氏。intra-martの今後の適用範囲は、内部統制を必要とする他の承認系業務へと拡大していくに違いない。

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