キッコーマン株式会社 様

業務改革に即効性のあるワークフローを導入し業務効率を大幅にアップシェアードサービスとしてグループ企業への展開を計画

キッコーマン株式会社では、2000 年から開始された「IT 活用プロジェクト」を展開するにあたり、まずは社内の日常業務のIT 化から開始した。各部門から選抜された、業務に精通したメンバーだけで構成されたユニークなプロジェクトを中心に、従来からの業務体系を見直し、新たなルールを作成することで、導入したワークフローを100％活用し大きな成果を上げている。さらに同社では、シェアードサービスとしてグループ企業にもシステムを開放する予定で、グループ全体の業務効率の改善に取り組んでいる。IT 推進の要である森氏ならびに林氏にシステムの概要についてうかがった。

まずは社内業務のIT 化から

　2000 年当時、経営企画部に所属していた森氏は、社長よりe-Business 推進を命じられた。米国での調査も含めて、さまざまな角度から研究した結果、まず社内業務のIT 化が先決であるとの結論に達し、抜本的な業務改革を推進することを目的に、経営企画部主管のIT活用委員会を発足した。　当初ERP を導入することも検討されたが、社内の実情を調査して分析した結果、ERP を直ちに導入するより、できるだけ早くシステムを稼動し、すぐに業務改革効果が期待できる分野からIT 化を推進しようという結論に達した。この時期、同社はIT 化について遅れをとっているとの認識から、今回紹介する「STARTS」とよばれているワークフローシステムの他、営業関係ではSFA、商品統合データベースの導入など、9 つのIT 推進プロジェクトを同時に立ち上げ、急速にIT 化を推進した。

システムを運用する現場のメンバーでプロジェクトを構成

　プロジェクトを発足させるに当たっては、メンバーの選出に工夫が凝らされている。森氏はユーザ本位の開発であるべきとして、最終的にシステムを運用する現場の部門からメンバーを選定した。この「STARTS」プロジェクトでは、人事部門、総務部門、経理部門などからそれぞれメンバーを選出し、そのリーダーは人事部のスタッフとした。　他のプロジェクトも同様に推進し、システムのパフォーマンス向上と早期稼動のため、パッケージシステムの導入を基本とした。そして、それぞれのシステムが連携するよう、IT 活用委員会が全体を統括したのである。

導入目的とシステムの選定

　ワークフローシステムを導入して日常業務をIT 化する目的は、図2 のようなものである。　これらの目的を達成するためのシステム要件としては、当初よりポータルシステムを活用して複数のシステムをまとめようとする案があったため、「Web で動作すること」、「オープンな技術を採用し、他のシステムと連携できること」、そして「RDB を利用し、様々な業務分析が可能であること」であったという。これに見合うツールを探し、9 社のシステムを検討した。その中で上記要件に完全に見合うシステム、特に完全にWeb で動作するという要件にあったものはintra-mart を含めてもわずか2 つであった。その中でintra-mart は、必須とされていた要件である他のシステムとの連携について、システム結合部分などすべてがオープンであること、さらに変化に耐えうる最新のテクノロジーを採用している点について評価された。その結果、要件を満たす唯一のシステムとしてintra-mart の採用が決定したのである。また、グループ会社へのシステム展開の可能性を考慮して、使用ユーザ課金でない料金体系ということも選択の大きな要因であったという。

出張旅費に見る導入効果

　同社では「STARTS」により、海外出張を含む出張旅費精算や物品購買、稟議、勤務管理、諸届申請などのワークフローが全事業所で稼動している。同社に「STARTS」が導入される前は、全て紙ベースによる業務フローとなっており、本人が記入し申請するものの、各部署の庶務担当者が全ての書類をチェックもしくは追加記入し、所属長の承認を経て、庶務担当者により会計伝票発行、または関係部署へ書類が送付されていた。さらに経理部門などでも最終チェックを行うなど多くの作業過程を経ていたが、これらの過程が「STARTS」導入で一新されることとなった。　例えば出張旅費精算業務では、全て本人の責任において処理されることとなり、庶務担当者が行っていた金額などのチェックは「STARTS」により処理されるようになった。また会計システムとの連動により、伝票発行やチェックが省略されることになった。これにより業務フローは、最終処理者が経理部門だったものを所属長による承認で終了するなど大幅に短縮され、業務ルールも変更された。　導入にあたっては、森氏、林氏が本社をはじめ全国の営業・工場の事業所を巡って導入教育を行い、さらにWeb 上にe ラーニングや質問掲示板、FAQ を用意するなど万全の体制で臨んでいる。　実際に稼動した結果、システム上の問題も少なく、ユーザに親和性のあるWeb システムであることとintra-mart の統一された操作性により、初期の目的である業務改革が実現している。　また、実際に運用を担当している林氏は、「ソースコードがシンプルでわかりやすいし、ちょっとした変更であれば、自ら手直しすることができる簡便性が良い」と語る。

シェアードサービスへの展開

「STARTS」導入により会計伝票発行の約50%が省略化されているが、これを70% に引き上げ、さらに物流や販売系などのホスト系システムのフロントエンドとしての活用が計画されている。また今後は、グループ会社へ広げて行き、シェアードサービスとして全グループを統括する基盤システムに発展させる計画である。

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