第一三共株式会社様

大量かつ機密性の高い契約書を全社一元管理。高度なセキュリティと現場の利便性を実現

第一三共株式会社様は2007年4月、契約書管理システムを再構築した。その基本要件は、高度なセキュリティ機能を確保するとともに、業務部門がタイムリーに契約書を参照して活用できる仕組みを実現することである。同社は、その要件を満たすソフトウェアとしてintra-mart QuickBinderを選択した。2社経営統合で大がかりな業務編成変更もあり、現場と既存運用に留意して慎重に進める必要があった。カスタマイズを担当する技術者を含め月に一度の定例会を開催するなど、法務部が核となり導入準備を進め、運用を開始した。

第一三共株式会社様は2007年4月、契約書管理システムを再構築した。その基本要件は、高度なセキュリティ機能を確保するとともに、業務部門がタイムリーに契約書を参照して活用できる仕組みを実現することである。同社は、その要件を満たすソフトウェアとしてintra-mart QuickBinderを選択した。2社経営統合で大がかりな業務編成変更もあり、現場と既存運用に留意して慎重に進める必要があった。カスタマイズを担当する技術者を含め月に一度の定例会を開催するなど、法務部が核となり導入準備を進め、運用を開始した。

あたかも自分の手元に契約書が置いてあるようなシステムを実現したかった

企業活動に文書の作成・保管はつきものである。企業の文書には機密情報が含まれている。なかでも、契約書は機密情報の固まりといっても過言ではない。契約書の管理システムに求められるのは高いセキュリティ機能である。　同時に、利便性も大切だ。契約更新や、新しいビジネスを企画する際には詳細な契約内容を確認することが欠かせない。契約書の管理は、安全に保管するにとどまらず、必要なタイミングで参照できる機能が求められている。第一三共株式会社様では、高いセキュリティ機能と利便性を実現すべく契約書管理システムの仕組みを抜本的に見直した。　その基本的な姿勢は、「1つのコンセプトでつくること」（IT企画部長の梅澤仁氏）だった。現状に引きずられずに、あるべきシステムの検討を進めたのである。従来の契約書管理システムは、契約期限が近づいていることを知らせることがメインの機能だった。参照できるデータは契約書名や担当部門名などに限られ、契約内容を知るためには契約書そのものにあたる必要があり、利便性の向上が求められていた。新たな契約書管理システムの構築に際して同社が目指したのは、「業務部門が契約書をあたかも自分の手元に置いてあるかのように業務を遂行できるようにすること」（法務部契約グループ課長代理の宮田知則氏）だった。

すぐに使いはじめられた操作性

intra-mart QuickBinderのユーザインターフェースは長年のユーザの意見を取り入れてきただけあり、一般的なユーザがすぐに使い始められるわかりやすいユーザインターフェースに仕上がっている。　ユーザが慣れている階層フォルダ構成。そしてフォルダを選択するとユーザが文書に任意でつけられる項目一覧が表示され、その文書に文書名以外に契約書を後々検索したり、再利用するための各種属性項目が一覧として表示できる。　この各種属性項目を利用して様々な契約書検索も可能になる。　もちろん以前実施していた、この契約日の項目を利用して、契約満了日が近づくと連絡メールで知らせてくれる仕組みも備えている。　さらには一覧から指定の文書を選択すると、その文書の詳細情報が表示され、文書の概要イメージをつかむことができるサムネイル表示もあり、該当文書にすばやくアクセスができるように利用者に優しい作りになっている。

高度なセキュリティ機能がintra-mart QuickBinder 採用の決め手

情報漏洩防止と利便性を両立できる契約書管理方法を実現するために、同社は、（1）契約書の原本は各部門で厳重に管理してもらう、（2）契約書の属性データ及びイメージデータを文書データベースに格納して、業務部門の担当者が必要な契約書を各自の端末で検索、閲覧できるシステムの構築を目指した。同社は、様々な文書管理製品を比較したうえでintra-martQuickBinderの導入を決定した。intra-martQuickBinderは、高い開発生産性を実現する統合型フレームワークであるintra-mart上で機能する製品で、他のアプリケーションとの連携・拡張が容易という特徴をもっている。　同社がintra-mart QuickBinderを採用する決め手となったのは、高度なセキュリティ機能だった。印刷禁止や外部に持ち出したファイルは開けない機能によって「外部に漏洩する心配がない」（IT企画部推進グループ主査の矢野克治氏）ことが評価されたのである。

他には無かった情報漏洩対策機能

この高度なセキュリティ機能はダウンロードプロテクション機能と呼ばれる。　このダウンロードプロテクションはその名前の通り、自分のPCに文書をダウンロード後も文書に対してプロテクションを発揮する。　通常の文書管理システムではアクセスセキュリティと呼ばれる文書に設定されたアクセス権限によって参照や更新を制限する機能が一般的だが、利用者の利便性を考えるとアクセス権限の許された文書を自分のPCにダウンロードして作業するのが最も効率が良い。しかしながら、一度ダウンロードを許せば、印刷した紙やメール添付、USBメモリなどでの持ち出し等、情報漏洩の可能性がある。この利便性と厳しい管理という両立しない条件を満たしてくれたのがダウンロードプロテクションである。　本機能の詳細はセキュリティ上詳しくは説明が出来ないが、簡単に言えば、指定された社内の場所では起動するが、社外を含む指定場所以外で文書を開こうとすれば起動しないというものだ。　この仕組みによって、仮に契約書ファイルを落としてしまったとしても、契約書のケースにカギがかかっているようなものである。　印刷制限も可能であり、印刷禁止制御をかけることができる。　しかも他社の製品との違いは、MS-OfficeのみならずAdobePDFファイルにも対応している点だ。これらのファイル形式に対応していれば社内の重要文書のほとんどはカバーできる。　また、これらを実現するには、他社ソフトではユーザ数で課金され費用がかなりかかってしまう。かつクライアントPCにインストールが必要となるのでユーザには労力を強いられる。QuickBinderではサーバー側の処理だけで実現できるのも、大きなコストメリットであり、ユーザの利便性の向上に大きく役立っている。　intra-mart QuickBinderの採用を決定した同社は、使い勝手のいいシステムとするべくシステム設計上の検討を進めるとともに、契約書の管理項目を新たに整理して入力するなど、導入準備を進めた。

業務部門における契約書活用の推進へ

そして2007年4月、同社は、大量の契約書をイメージデータベースに取り込んだ新契約書管理システムの稼働を開始させている。契約の内容や主管部門の名称等によって契約書を素早く検索できるシステムが実現されたことによって、各業務部門は自部門の業務で必要とする契約書を随時、参照できるようになった。また、画面に一覧表示される件数が多いこと、各契約書の管理項目が豊富なことによって使い勝手のいいシステムが実現でき、「法務部としては満足しています」（宮田氏）と評価されている。新しい契約書管理システムをスタートさせた同社はいま、業務部門における契約書の活用をさらに広めていこうと取り組んでいる。　同社が作成する契約書は年々増加が見込まれている。そうしたなか、必要とする契約書が素早く参照できるintra-mart QuickBinderが業務部門の仕事のスピードアップを支えていくと期待されている。

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